Thư tín tiếng Anh trong kinh doanh quốc tế

(VLR) (Vietnam Logistics Review) Trong thời kỳ hội nhập kinh tế sâu rộng hiện nay, đối với các DN kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động logistics, việc giao tiếp bằng thư điện tử chiếm vai trò quan trọng trong quyết định doanh số và mức độ thành công của thương vụ. Trong đó, việc sử dụng kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại bằng tiếng Anh là một vấn đề đáng lưu tâm.

(Vietnam Logistics Review) Trong thời kỳ hội nhập kinh tế sâu rộng hiện nay, đối với các DN kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động logistics, việc giao tiếp bằng thư điện tử chiếm vai trò quan trọng trong quyết định doanh số và mức độ thành công của thương vụ. Trong đó, việc sử dụng kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại bằng tiếng Anh là một vấn đề đáng lưu tâm.

Về thư tín thương mại trong tiếng Anh

Xét mối tương quan giữa các bước trong giao dịch thương mại quốc tế, có thể chia ra thành các dạng sau:

- Thư hỏi hàng (Enquiry): được sử dụng khi hỏi thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ từ công ty đối tác.

- Thư trả lời hỏi hàng (Reply to enquiry) gồm: Thư báo giá (Quotation): tập trung vào việc thông tin giá cả, chính sách khuyến mãi, thanh toán và các điều khoản liên quan.Thư chào hàng (Offer): có cấu trúc như một hợp đồng thương mại quốc tế với các điều khoản cơ bản. Theo điều 23 Công ước của Liên Hiệp Quốc về Mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), hợp đồng được coi là đã ký kết kể từ lúc sự chấp nhận chào hàng có hiệu lực chiếu theo các quy định của công ước này. Việc sử dụng dạng thư này được xem là một lời đề nghị giao kết hợp đồng từ phía người bán.

- Thư đặt hàng (Order): có vai trò quan trọng vì nó là bằng chứng chứng minh ý chí giao kết hợp đồng từ phía người mua.

- Thư khiếu nại (Complaint): thể hiện sự không hài lòng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ từ phía người mua.

- Thư nhắc nợ (Reminder): bên cạnh vai trò như tên gọi, thư này còn góp phần thể hiện thái độ hỗ trợ hoặc cứng rắn của DN với đối tác đang nợ.

Ngoài ra, còn có dạng thư gửi các hãng vận tải, bảo hiểm, ngân hàng, thư văn phòng thường nhật,… Bên cạnh kiến thức chuyên môn, mỗi loại thư trên còn có yêu cầu riêng về ngôn ngữ sử dụng.

Thực tế sử dụng thư tín thương mại

Người viết thư khá am tường tiếng Anh: Khi tuyển dụng, các công ty xuất nhập khẩu, giao nhận yêu cầu trình độ tiếng Anh khá vì họ biết rằng nhân viên của họ sẽ sử dụng ngôn ngữ này rất nhiều với cả 04 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết.

Chọn lựa từ vựng và ngữ pháp chưa chuẩn xác: Mặc dù trong đa số trường hợp, các ý quan trọng được diễn đạt khá trọn vẹn và đối tác có thể hiểu được đa số những điều muốn chuyển tải, nhưng việc sử dụng từ vựng và cấu trúc ngữ pháp chưa chính xác có thể ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty.

Ví dụ như bức thư dưới đây được sử dụng cho báo giá:

“Dear Ms. MinAh, I’am sorry because i have sent wrong the quotation for grey scale. The first quotation I give you, this is the price of ISO grey scale. (3,197,700 Việt NamD include 10% VAT). The second quotation I give you, this is the right grey scale, and the price of AATCC grey scale is higher than ISO grey scale. This price is 6,382,200 Việt NamD include 10% VAT. This price I was discount 7% for you....”

Bức thư trên có thể diễn đạt được ý người viết thư muốn nêu, nhưng cấu trúc ngữ pháp (lỗi chủ ngữ, động từ,…) và việc lặp từ đã phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả diễn đạt. Câu “This price I was discount 7% for you.” lẽ ra nên được viết thành “We offer you a 7% discount off this price.” Tương tự, nhiều câu cũng mắc lỗi như vậy.

Tâm lý bị động trong tự nghiên cứu: Đa số nhân viên cho biết rằng họ rất quan tâm đến trình độ tiếng Anh của mình, tuy nhiên, thực tế không thể tự nghiên cứu và phát triển được. Nguyên nhân có cả yếu tố chủ quan (tuổi tác, gia đình) lẫn khách quan (công việc bận rộn). Điều này khiến cho lượng từ vựng và kiến thức ngữ pháp của họ cũng vơi đi và viết thư đối với họ thường là một công việc mang tính sao chép (với những dạng thư quen thuộc) hoặc giả lập (thông qua công cụ hỗ trợ trên internet như Google dịch).

Cải thiện kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại

Về bố cục bức thư: Ngoài phần Tiêu đề thư (Letter head), Lời chào mở thư (Salutation), Lời chào kết thư (Complimentary Close) thì bố cục bức thư cần đảm bảo 3 phần: Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư (để hỏi thông tin, để chào giá, để khiếu nại…). Ví dụ “We are writing to inform you that… / It is our pleasure to offer….”; Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính; Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh cũng như để lại ý mà người viết cần nhấn mạnh. Ví dụ: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time. We look forward to your early reply.”

Ngoài ra, người soạn thảo cần tuân theo nguyên tắc ABC (Taylor, 2010): A – Accuracy (Tính chuẩn xác): Chỉ nói những điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (“With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov. 2015…”); B – Brief (Tính tinh gọn): Bức thư ngắn gọn, không viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề; C – Clear (Tính rõ ràng): Bố cục bức thư được chia rõ ràng và có thể chia thành nhiều đoạn nếu có nhiều ý cần đề cập. Chẳng hạn, khi viết thư Chào hàng (offer), do phải đề cập đến các điều khoản như trong hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành các gạch đầu dòng cho mỗi điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá cả (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)…

Thư tín thương mại không đòi hỏi cao về cấu trúc ngữ pháp, điều cần thiết là sự rõ ràng trong mỗi câu, sao cho ý chính được diễn đạt rành mạch và dễ hiểu nhất. Người viết nên sử dụng câu đơn và một vài câu phức cơ bản (với mệnh đề thời gian (when…), mục đích (…so that…), kết quả (…so…that…), điều kiện (if…)… Và am hiểu từ vựng tiếng Anh cơ bản và tiếng Anh thương mại để có thể sử dụng đúng trong việc soạn thảo.

Dành nhiều thời gian để đọc và thực hành giúp người đọc có nhiều cái nhìn khác nhau về cách viết và sử dụng tốt hơn. Hiện nay, ngoài nhiều website cung cấp các mẫu câu, mẫu thư thương mại tiếng Anh, người học có thể tham khảo các tài liệu tiêu biểu sau:

- Company to Company - A task-based approach to business emails, letters and faxes by A. Littlejohn, Cambridge University Press: đề cập đến những vấn đề cơ bản của thư tín thương mại và văn phòng, với nhiều hướng dẫn và bài tập kèm theo.

- Oxford Handbook of Commercial Correspondence (New Edition) by A. Ashley, Oxford University Press: được sử dụng làm giáo trình giảng dạy tại nhiều trường đại học ở Việt Nam. Nội dung sách đào sâu các vấn đề giao dịch thương mại quốc tế như logistics, bảo hiểm, thanh toán, …

- Model Business Letters, Emails and Other Business Documents (7th edition) by Shirley Taylor, FT Press: được đánh giá cao ở nhiều nước trên thế giới nhờ vào lối văn đơn giản, hình ảnh minh họa thú vị, chú giải rõ ràng và số lượng lớn thư tham khảo từ các lĩnh vực thương mại và văn phòng, kèm theo các chú ý khi viết.

Ý kiến bạn đọc

Chưa có ý kiến nào. Hãy là người để lại ý kiến đầu tiên.

Ý kiến của bạn

0

Tối thiểu 10 chữTiếng Việt có dấuKhông chứa liên kếtGửi bình luận

Vui lòng nhập mã bảo mật để gửi bình luận lên hệ thống
Gửi bình luận

Khởi nghiệp trong lĩnh vực logistics: Biết học người giỏi hơn mình

Ngày 18/03/2019 lúc 15:29

Sự phát triển chóng mặt của thương mại điện tử khiến thói quen tiêu dùng thay đổi từ mua bán truyền thống sang mua hàng trực tuyến; gần 500 tỷ USD hàng hoá rời khỏi và đến Việt Nam mỗi năm; quy mô vận tải hàng hóa đường bộ Việt Nam đạt khoảng 9 tỷ USD với một tỷ tấn hàng hóa mỗi năm, trong đó phương tiện xe tải đạt số lượng hơn một triệu xe và tốc độ tăng trưởng trung bình của thị trường đạt 9,5%... Đây là mảnh đất màu mỡ để các công ty khởi nghiệp trong lĩnh vực kết nối trung gian có thể tìm kiếm cơ hội.

Giải pháp nâng hạng chỉ số Giao dịch thương mại qua biên giới

Ngày 18/03/2019 lúc 09:20

Một trong những mục tiêu đặt ra tại Nghị quyết số 02/NQ-CP ngày 01/01/2019 của Chính phủ là nâng xếp hạng chỉ số Giao dịch thương mại qua biên giới lên 10 - 15 bậc (đến năm 2021), năm 2019 là từ 3 - 5 bậc. Để thực hiện mục tiêu này, không chỉ có vai trò của cơ quan Hải quan mà cần sự nỗ lực của các Bộ, ngành, doanh nghiệp kinh doanh kho, bãi cảng cũng như cộng đồng doanh nghiệp xuất nhập khẩu…

5 thị trường xuất khẩu trên 1 tỷ USD của Việt Nam 2 tháng đầu năm

Ngày 19/03/2019 lúc 09:57

Mỹ, EU, Hàn Quốc, Nhật Bản và Trung Quốc là 5 thị trường xuất khẩu chủ lực, đạt trên 1 tỷ USD của Việt Nam trong hai tháng đầu năm 2019...

Doanh nghiệp Thái Lan muốn chi 7,8 tỷ USD làm điện khí ở Cà Ná

15 Giờ trước

Tập đoàn Phát triển năng lượng Gulf đã lên kế hoạch đầu tư dự án điện khí 7,8 tỷ USD tại Cà Ná (Ninh Thuận)...

100% thủy sản, hơn 40% hàng dệt may Việt vào Canada được miễn thuế ngay nhờ CPTPP

15 Giờ trước

Khi Hiệp định CPTPP có hiệu lực, 100% kim ngạch xuất khẩu thủy sản và phần lớn hàng dệt may, đồ gỗ, giày dép Việt Nam sang Canada được xóa bỏ thuế quan ngay lập tức. Đây sẽ là lợi thế lớn cho các ngành sản xuất khi dư địa xuất khẩu vào Canada vẫn còn nhiều.

Bộ trưởng GTVT: Chậm nhất 30/5 phải xong báo cáo khả thi sân bay Long Thành

15 Giờ trước

Bộ trưởng Nguyễn Văn Thể yêu cầu tư vấn lập báo cáo khả thi (FS) dự án CHK quốc tế Long Thành phải xong toàn bộ công việc trước 30/5/2019.

Thời tiết

TP Hồ Chí Minh

Hiện tại

29°

Mây rải rác

24/03

27° - 40°

Nhiều mây

25/03

27° - 39°

Nhiều mây

26/03

27° - 39°

Nhiều mây

Nguồn: Weathers Underground

Tỷ giá ngoại tệ

Tỷ giá ngoại tệ cập nhật vào 22/03/2019 23:50
Mã NTTiền mặtChuyển khoảnBán
AUD16,272.8116,371.0416,549.83
EUR26,023.8826,102.1926,754.21
GBP30,063.9330,275.8630,545.36
JPY202.84204.89210.83
SGD16,962.6117,082.1917,268.75
THB717.20717.20747.12
USD23,150.0023,150.0023,250.00
Nguồn: Vietcombank

Giá xăng dầu

Giá xăng, dầu cập nhật ngày 22/03/2019 23:50
Loại xăng dầuĐơn vịGiá vùng 1Giá vùng 2
Dầu hỏaVND/L1488015170
DO 0,001S-VVND/L1606016380
DO 0,05S-IIVND/L1586016170
E5 RON 92-IIVND/L1721017550
Xăng RON 95-IIIVND/L1854018910
Xăng RON 95-IVVND/L1869019060
Nguồn: Petrolimex