Văn phòng ảo: Tiết kiệm chi phí kinh doanh

(VLR) (Vietnam Logistics Review) Văn phòng ảo là một trong những dịch vụ nổi tiếng trên thế giới, tên hiện đại là Shared Office (văn phòng chia sẻ) hoặc Serviced Office hay Business Center.

(Vietnam Logistics Review) Văn phòng ảo là một trong những dịch vụ nổi tiếng trên thế giới, tên hiện đại là Shared Office (văn phòng chia sẻ) hoặc Serviced Office hay Business Center.

Văn phòng ảo (Virtual Office)

Vào năm 1994, xuất phát từ thực tế tại các quốc gia rộng lớn ở châu Âu và Bắc Mỹ, việc di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác mất rất nhiều thời gian và chi phí… Trong khi đó, việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thật sự rất khó khăn. Vì vậy, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết vấn đề này bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc. Với ý tưởng này, ông cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Giải pháp này được đặt tên là Virtual Office nghĩa là một văn phòng đại diện giao dịch, với công thức vận hành là Communications + Address = Virtual Office (Thông tin liên lạc + Địa chỉ kinh doanh = Văn phòng ảo).

Tại Việt Nam (VN), việc đi lại trong thành phố không quá khó khăn, thêm vào đó, với văn hóa người VN là phải gặp mặt trực tiếp mới giải quyết được vấn đề, tức nhu cầu phải gặp trực tiếp khách hàng là bức thiết, vì thế Virtual Office nguyên bản ban đầu không phù hợp, không đáp ứng được nhu cầu thực tế. Vì vậy, vào năm 2006, ngay khi du nhập vào VN, dịch vụ này đã bổ sung, cập nhật thêm những dịch vụ mới để phù hợp hơn, hình thành nên dịch vụ Văn phòng chia sẻ (Shared Office) và sau đỉnh điểm phát triển vào năm 2011, dịch vụ này lại phát triển thêm nhiều dịch vụ, hình thành dịch vụ Văn phòng giao dịch (Business Center) với công thức vận hành: Business Center = Online Management + Address + Business Lounge + Representative (Văn phòng giao dịch = Hệ thống quản trị online + Địa chỉ giao dịch + Khu vực giao dịch + Các nhân viên đại diện doanh nghiệp).

Đây là giải pháp văn phòng thông minh, giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều chi phí trong khi vẫn duy trì được cơ hội kinh doanh và hình ảnh doanh nghiệp ở đẳng cấp chuyên nghiệp nhất.

Các lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo

Như vậy, Văn phòng ảo (Virtual Office), mà hiện tại đã chuyển đổi thành dịch vụ Văn phòng giao dịch (Business Center) là một sự kết hợp của truyền thông trực tiếp từ xa và các dịch vụ hỗ trợ cho phép người dùng giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp. Nói một cách đơn giản, đó là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Nơi này là địa chỉ kinh doanh của công ty. Văn phòng này có nhân viên lễ tân trả lời điện thoại giúp bạn, có phòng họp, phòng tiếp khách và các trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng khi cần. Tuy nhiên, điều khác biệt là bạn và tất cả các nhân viên không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở một nơi khác. Điều đó giúp giảm đáng kể các chi phí chung như thuê văn phòng, thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích khác…

Đến với dịch vụ văn phòng này, doanh nghiệp sẽ có ngay: địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố, có một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h thuận lợi cho mọi giao dịch. Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên công ty và chuyển tin nhắn đến công ty sau đó, còn khi doanh nghiệp cần gặp gỡ các đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê văn phòng ảo này cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, internet...

Khi sử dụng Văn phòng ảo, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của công ty còn các vấn đề khác như: trang trí, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo đều được cung cấp. Với việc kinh doanh khó khăn như hiện nay, việc các doanh nghiệp tìm đến dịch vụ này sẽ giúp tiết kiệm đến 70% chi phí so với văn phòng cố định thông thường. Đồng thời sẽ tạo cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp ngay từ ban đầu, tạo niềm tin nơi khách hàng, đối tác.

Trên thực tế “văn phòng ảo” là thuật ngữ chưa có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp... có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố, số điện thoại, số fax... Những yêu cầu này, “văn phòng ảo” đều đã đáp ứng đủ. Đây là dịch vụ lý tưởng cho các bạn trẻ muốn khởi nghiệp, các công ty vừa mới hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ hoặc các chuyên gia kinh doanh đang cần quan tâm đến vấn đề tiết kiệm ngân sách, các tập đoàn vừa và lớn muốn kiểm tra các thị trường kinh doanh của thế giới trước khi ký hợp đồng thuê một văn phòng chính thức, hoặc cho một công ty có nhân viên sẵn sàng làm việc từ nhà.

Ý kiến bạn đọc

Chưa có ý kiến nào. Hãy là người để lại ý kiến đầu tiên.

Ý kiến của bạn

0

Tối thiểu 10 chữTiếng Việt có dấuKhông chứa liên kếtGửi bình luận

Vui lòng nhập mã bảo mật để gửi bình luận lên hệ thống
Gửi bình luận

Kiến nghị các giải pháp ngăn gian lận từ hàng quá cảnh

16 Giờ trước

Xác định hàng quá cảnh, kho ngoại quan trên địa bàn TPHCM còn tiềm ẩn nguy cơ cao hàng lậu, Cục Hải quan TPHCM kiến nghị nhiều giải pháp nhằm ngăn chặn.

Nhiều hoạt động tại Phiên chợ sách Đà Nẵng 2019

21 Giờ trước

Tối 22/5/2019, Thư viện Khoa học tổng hợp Đà Nẵng phối hợp với Hội Doanh nhân trẻ TP. Đà Nẵng đã tổ chức Phiên chợ sách 2019 lần I với chủ đề “Sách là bạn”. Đây là hoạt động văn hóa, xã hội có ý nghĩa được tổ chức thường niên nhằm tôn vinh, khẳng định vai trò và tầm quan trọng của sách trong thời buổi công nghệ hiện nay.

Ô tô nhập vào Việt Nam tăng mạnh trong nửa đầu tháng 5

22 Giờ trước

Theo thống kê sơ bộ của Tổng cục Hải quan, trong nửa đầu tháng 5 vừa qua, đã có 7.611 xe nhập khẩu vào Việt Nam, trị giá 163,4 triệu USD. Như vậy, kể từ đầu năm 2019 đến nay đã có 58.295 ôtô nguyên chiếc nhập khẩu vào Việt Nam, đạt kim ngạch hơn 1,289 tỷ USD.

Thời tiết

TP Hồ Chí Minh

Hiện tại

28°

Mây rải rác

25/05

27° - 34°

Nhiều mây

26/05

26° - 34°

Mưa giông

27/05

26° - 33°

Mưa giông

Nguồn: Weathers Underground

Tỷ giá ngoại tệ

Tỷ giá ngoại tệ cập nhật vào 24/05/2019 06:54
Mã NTTiền mặtChuyển khoảnBán
AUD15,854.1015,949.8016,220.92
EUR25,888.8525,966.7526,693.49
GBP29,244.2629,450.4129,712.36
JPY204.99207.06213.06
SGD16,738.5216,856.5217,040.50
THB716.97716.97746.87
USD23,330.0023,330.0023,450.00
Nguồn: Vietcombank

Giá xăng dầu

Giá xăng, dầu cập nhật ngày 23/05/2019 23:54
Loại xăng dầuĐơn vịGiá vùng 1Giá vùng 2
Dầu hỏaVND/L1642016740
DO 0,001S-VVND/L1791018260
DO 0,05S-IIVND/L1761017960
E5 RON 92-IIVND/L2048020880
Xăng RON 95-IIIVND/L2159022020
Xăng RON 95-IVVND/L2174022170
Nguồn: Petrolimex