Ký kết hợp đồng: Nghệ thuật cân bằng giữa người gửi hàng và nhà vận chuyển

Người gửi hàng và nhà vận chuyển chia sẻ những mục tiêu nhất định khi đàm phán các hợp đồng vận tải đường bộ (OTR). Cả hai bên đều muốn quản lý chi phí, vận hành hiệu quả, đảm bảo hàng hóa đến đúng thời gian và an toàn, và bảo vệ khỏi gian lận. Tuy nhiên, họ thường tiếp cận những mục tiêu này từ các góc độ khác nhau.

“Người gửi hàng tập trung vào hiệu quả chi phí, độ tin cậy, và thời gian vận chuyển,” theo Jen Seran, giám đốc vận hành kinh doanh của Stallion Express, một dịch vụ vận chuyển thương mại điện tử. Người gửi hàng cần biết dịch vụ vận tải mà họ mua có thể đáp ứng sự hài lòng của khách hàng và duy trì sự linh hoạt trong chuỗi cung ứng.

“Ngược lại, nhà vận chuyển tập trung vào sự bồi thường công bằng, khối lượng hàng hóa ổn định và lịch trình quản lý được để tối ưu hóa hoạt động và lợi nhuận,” Seran bổ sung.

Việc tìm được sự cân bằng mà cả hai bên đều cảm thấy nhu cầu của họ được đáp ứng là điều cần thiết cho một mối quan hệ thành công. Đạt được sự cân bằng này đòi hỏi cả người gửi hàng và nhà vận chuyển phải hiểu cách mà bên kia cân nhắc các điều khoản trong nhiều hợp đồng OTR.

GIÁ CẢ VÀ ĐIỀU KHOẢN THANH TOÁN

Nhà vận chuyển cần đảm bảo rằng mức giá họ nhận được cho mỗi chuyến hàng phải đủ để trang trải chi phí và còn dư một chút. Để làm được điều này, nhà vận chuyển phải hiểu rõ chi phí hoạt động trên mỗi dặm đường, từ đó đưa ra mức giá có thể trang trải chi phí và tạo ra lợi nhuận đủ để doanh nghiệp của họ duy trì tình hình tài chính lành mạnh.

Mục tiêu nên là giá cả cạnh tranh nhưng bền vững. “Sự ổn định về giá đảm bảo lợi nhuận và khả năng vận hành, điều rất quan trọng trong một thị trường nổi tiếng về sự biến động,” theo Robert Khachatryan, giám đốc điều hành và nhà sáng lập Freight Right Global Logistics, một nhà cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa quốc tế. Với giá nhiên liệu dễ biến động, các nhà vận chuyển thường đàm phán các điều khoản phụ phí điều chỉnh có thể bảo vệ biên lợi nhuận của họ khỏi các đợt tăng giá bất ngờ.

Khi xác định giá của họ, nhà vận chuyển cũng cần cân nhắc các chi phí phụ như phí cầu đường, phí phụ trội, và liệu họ có cần thuê người bốc xếp (“lumper”) để dỡ hàng hay không, theo Lewie Pugh, phó chủ tịch điều hành của Hiệp hội Tài xế Độc lập (OOIDA). Những nhà vận chuyển không tính toán những chi phí này có thể kết thúc bằng việc đàm phán các hợp đồng khiến họ phải hoạt động thua lỗ, cuối cùng đẩy doanh nghiệp của họ vào tình trạng rủi ro.

Ở khía cạnh khác, giá cả là một khoản chi phí đối với người gửi hàng. “Người gửi hàng muốn đảm bảo rằng chi phí vận chuyển không ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của sản phẩm,” giải thích bởi Anar Mammadov, chủ sở hữu, giám đốc điều hành và đồng sáng lập công nghệ của Senpex Technology, một nhà cung cấp các giải pháp logistics.

Hầu hết người gửi hàng cũng muốn biết giá cuối cùng sẽ là giá đã được đàm phán trước mà không có các khoản phụ phí bất ngờ.

Một số người gửi hàng, muốn tăng vốn lưu động, yêu cầu các nhà cung cấp của họ có điều khoản thanh toán dài hơn—trong một số trường hợp, lên đến 90 hoặc 120 ngày, theo Josh Bouk, phó chủ tịch điều hành và giám đốc đối tác của TriumphPay, một mạng lưới thanh toán cho các nhà môi giới hàng hóa, người gửi hàng và nhà vận chuyển trong ngành vận tải đường bộ Bắc Mỹ. Với các dịch vụ vận tải, cách tiếp cận này có thể phản tác dụng.

Biên lợi nhuận thường khá nhỏ, và cung cấp dịch vụ vận tải đường bộ vẫn là một công việc cần nhiều tiền mặt—nhà vận chuyển thường xuyên cần mua xăng và bảo dưỡng xe với các đợt thay dầu và lốp mới. Các điều khoản thanh toán dài hơn có thể gây rối loạn nhu cầu tiền mặt của nhà vận chuyển, đặc biệt là đối với các nhà vận chuyển nhỏ.

Những người gửi hàng yêu cầu thời gian thanh toán kéo dài có thể tự loại mình khỏi các nhà vận chuyển không thể chờ đợi hàng tháng để nhận thanh toán. “Lựa chọn của họ sẽ bị giảm,” theo Rob Jaehnig, cựu giám đốc điều hành của một số công ty vận tải.

THỊ TRƯỜNG

Ngoài việc hiểu rõ chi phí và biên lợi nhuận của mình, người gửi hàng và nhà vận chuyển cần có một số hiểu biết về thị trường vận tải đường bộ rộng lớn hơn. Những người gửi hàng hiểu rõ giá cả thị trường, xu hướng toàn cầu, và sự cạnh tranh có thể đàm phán hiệu quả hơn.

Ví dụ, chi phí vận tải thường tăng vào các ngày lễ quốc gia. “Không nghiên cứu giá cả thị trường và xu hướng có thể dẫn đến các điều khoản không thuận lợi và bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm,” theo Shaun Reeder, nhà tư vấn quản lý của TBM Consulting Group, một công ty tư vấn hoạt động và chuỗi cung ứng toàn cầu.

Nhà vận chuyển hiểu rõ thị trường cũng có khả năng tốt hơn để nêu bật các dịch vụ có thể khiến họ nổi bật, chẳng hạn như theo dõi nâng cao hoặc hỗ trợ chuyên dụng.

CHẤT LƯỢNG VÀ DỊCH VỤ GIAO HÀNG

Nhiều người gửi hàng, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh B2B, quan tâm đầu tiên đến chất lượng dịch vụ. Giá cả vẫn rất quan trọng, nhưng các khả năng của nhà vận chuyển như theo dõi, khả năng hiển thị, thiết bị chuyên dụng và giao hàng đúng hạn thường được ưu tiên.

Đặc biệt, người gửi hàng ưu tiên khả năng hiển thị—cả của tài xế và hàng hóa. “Người gửi hàng đang tìm kiếm một hệ thống có các tùy chọn theo dõi để họ biết điều gì đang diễn ra với việc giao hàng của họ,” Mammadov nói.

Khi một lô hàng yêu cầu xử lý đặc biệt hoặc thiết bị chuyên dụng, người gửi hàng cần biết rằng nhà vận chuyển có thể cung cấp các giải pháp này. Nếu hàng hóa có giá trị, họ cũng muốn đảm bảo rằng nhà vận chuyển có bảo hiểm đầy đủ.

Với những lo ngại của người gửi hàng về chất lượng giao hàng, các nhà vận chuyển làm nổi bật khả năng của họ có thể biện minh hiệu quả hơn cho mức giá của họ. “Tôi khuyến khích các nhà vận chuyển tập trung vào độ tin cậy của họ, hồ sơ đúng giờ và hồ sơ an toàn của họ,” Bouk nói.

HÀNG HÓA

Chỉ sau khi nhà vận chuyển biết loại hàng hóa mà họ được yêu cầu vận chuyển - cùng với trọng lượng, kích thước và các thuộc tính khác, và yêu cầu đặc biệt như kiểm soát nhiệt độ—họ mới có thể đánh giá một cách thông minh xem họ có trang thiết bị cần thiết để xử lý hàng hóa hay không.

Họ cũng có thể ước tính tốt hơn lượng nhiên liệu họ sẽ sử dụng, mức độ hao mòn thiết bị, và liệu bảo hiểm của họ có đủ hay không. Với thông tin này, các nhà vận chuyển có thể chuẩn bị một báo giá chính xác và kỹ lưỡng.

Để giúp nhà vận chuyển chuẩn bị báo giá chính xác phản ánh dịch vụ họ sẽ cung cấp, người gửi hàng cũng cần có cái nhìn rõ ràng về hàng hóa họ đang chuyển và bất kỳ dịch vụ đặc biệt nào có thể yêu cầu".

Ví dụ, một số người gửi hàng đang bắt đầu yêu cầu mức bảo hiểm cao hơn. Trong khi các chính sách bảo hiểm bồi thường lên đến 100.000 USD từng là tiêu chuẩn đối với các nhà vận chuyển, nhiều người gửi hàng—bao gồm nhiều công ty thương mại điện tử—hiện yêu cầu các chính sách 250.000 USD, theo Jaehning.

MẠNG LƯỚI

Lý tưởng nhất là mạng lưới xe tải và tuyến đường của nhà vận chuyển sẽ phù hợp với nhu cầu của người gửi hàng, vì vậy xe của họ đã đi qua các khu vực mà hàng hóa của người gửi hàng cần đến. Đội xe cũng nên có khả năng đáp ứng các yêu cầu đặc biệt, chẳng hạn như bảo quản lạnh.

“Phải có sự phù hợp từ cả hai phía,” theo Milda Davis, phó chủ tịch logistics của GP Transco, một nhà cung cấp dịch vụ logistics.

Ít có nhà vận chuyển nào có thể đảm nhận mọi chuyến hàng tiềm năng. “Chúng tôi không thể chỉ nói rằng chúng tôi sẽ làm mọi thứ nếu người gửi hàng không cung cấp khối lượng ổn định hoặc nếu không có sự phù hợp về khối lượng hoặc loại hàng hóa,” cô ấy nói.

Nhận một tuyến đường nằm ngoài mạng lưới của nhà vận chuyển có thể tốn kém, do quãng đường trống, việc sử dụng tài xế không hiệu quả và các vấn đề về dịch vụ có thể xảy ra. “Khi khách hàng và mạng lưới của chúng tôi trùng nhau, chúng tôi có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, cung cấp thêm sức chứa và vận hành hiệu quả và hiệu suất cao hơn,” Davis bổ sung.

Đồng thời, nếu một người gửi hàng có thể mang lại khối lượng ổn định và/hoặc tăng trưởng, một số nhà vận chuyển sẽ xem xét việc có nên điều chỉnh mạng lưới và khả năng của họ để phù hợp hay không.

YÊU CẦU RÕ RÀNG

Cả người gửi hàng và nhà vận chuyển đều được lợi khi họ truyền đạt yêu cầu của mình ngay từ đầu và đưa chúng vào hợp đồng. Trong số các điều khoản cần đưa vào là kỳ vọng về dịch vụ, các chỉ số hiệu suất, thời gian vận chuyển và bất kỳ yêu cầu xử lý đặc biệt nào.

“Hợp đồng không quy định rõ điều gì sẽ xảy ra nếu một chuyến hàng bị trễ hoặc nếu giá nhiên liệu tăng có thể gây ra các vấn đề sau này,” Bouk nói. Người gửi hàng có thể cảm thấy họ bị tính phí cho những dịch vụ mà họ không đồng ý, trong khi nhà vận chuyển có thể cảm thấy người gửi hàng không công bằng. “Tốt hơn là nên ghi rõ mọi thứ chi tiết,” ông ấy nói thêm.

Một rủi ro khác khi các yêu cầu không rõ ràng là nhà vận chuyển có thể đưa ra giá thấp hơn thực tế. Nếu sau đó họ nhận ra rằng họ không thể đáp ứng các yêu cầu, một số nhà vận chuyển có thể hủy bỏ báo giá hoặc không nhận hàng. Trong một số trường hợp, khi nhà vận chuyển không chắc chắn về các yêu cầu, họ tăng giá để bù đắp cho các chi phí phát sinh tiềm tàng. Người gửi hàng sau đó sẽ phải trả nhiều hơn so với việc họ nêu rõ nhu cầu của mình từ sớm.

LỊCH TRÌNH VÀ SỰ LINH HOẠT

Thông thường, người gửi hàng càng linh hoạt trong việc yêu cầu thời gian khởi hành và giao hàng, nhà vận chuyển càng có thể đưa ra giá tốt hơn. “Nếu nhà vận chuyển có thể sắp xếp một chuyến hàng vào lịch trình của họ, điều đó mang lại cho họ nhiều tự do hơn để đàm phán giá,” Jaehning nói.

Một số nhà vận chuyển tránh xa những cuộc hẹn cưỡng bức, hoặc những cuộc hẹn mà họ bị yêu cầu giao hàng đến một bến tàu vào một thời điểm chính xác. Người gửi hàng yêu cầu cuộc hẹn giao hàng có thể không hiểu thời gian cần thiết để di chuyển đến cuộc hẹn đó, dựa trên các quy định về giờ làm việc của tài xế.

Tương tự, khi nhà vận chuyển tiếp cận các cuộc đàm phán hợp đồng một cách cứng nhắc, họ có thể làm nản lòng những người gửi hàng tiềm năng và hạn chế cơ hội kinh doanh của mình.

Thay vào đó, sự linh hoạt có thể được tích hợp vào hợp đồng. Ví dụ, hợp đồng có thể quy định rằng giá sẽ được điều chỉnh dựa trên chi phí dầu diesel, theo một tiêu chuẩn do bên thứ ba cung cấp. Người gửi hàng nhận được giá hợp lý, trong khi nhà vận chuyển được bảo vệ trước việc tăng chi phí.

CÁCH TIẾP CẬN DÀI HẠN

Áp dụng cách tiếp cận chiến lược và dài hạn có thể giúp cả nhà vận chuyển và người gửi hàng xây dựng các doanh nghiệp bền vững và lâu dài. Đối với nhà vận chuyển, điều này có thể có nghĩa là từ chối những cơ hội không phù hợp—một sự lựa chọn không phải lúc nào cũng dễ dàng, vì ít nhà vận chuyển nào muốn bỏ lỡ cơ hội kiếm tiền.

Đồng thời, nhà vận chuyển cần phải cân nhắc kỹ lưỡng khi đánh giá những chuyến hàng nào nên nhận. Các tuyến đường cần phải phù hợp với nhu cầu của cả nhà vận chuyển và người gửi hàng và mang lại lợi nhuận.

Để xác định cơ hội nào phù hợp, Davis và nhóm của cô ấy phân tích thông tin từ hệ thống quản lý vận tải của GP Transco. “Đó là rất nhiều phân tích và xem xét các con số,” cô ấy nói về phương pháp của họ. Đồng thời, họ cũng xem xét mối quan hệ tổng thể với người gửi hàng.

Đối với người gửi hàng, việc xây dựng mối quan hệ vững chắc với những nhà vận chuyển quan tâm đến việc hợp tác lâu dài thường hiệu quả hơn là chỉ tập trung vào chi phí. “Ưu tiên tiết kiệm ngắn hạn thay vì sự linh hoạt trong hợp đồng có thể cản trở khả năng phản ứng trước những thay đổi của thị trường,” Reeder nói.

GIAO TIẾP LÀ CHÌA KHÓA

Ngoài việc hiểu rõ ưu tiên của từng bên, sự linh hoạt và giao tiếp cởi mở là chìa khóa cho mối quan hệ đối tác vững chắc giữa người gửi hàng và nhà vận chuyển. “Cả người gửi hàng và nhà vận chuyển thường bắt đầu đàm phán với các điều khoản cứng nhắc khiến họ không đạt được tình huống đôi bên cùng có lợi,” Seran nói. Tư duy linh hoạt và sự sẵn lòng thỏa hiệp trong một số vấn đề có thể giúp tránh điều này.

Cam kết giao tiếp cũng có thể tạo ra cơ hội để giải quyết thách thức và xây dựng mối quan hệ đối tác. Khi vấn đề nảy sinh, Jaehnig nói: “Đừng tức giận. Hãy giao tiếp.”

Văn Tâm