Một số vấn đề về trung tâm phân phối

Trung tâm phân phối (TTPP) hàng hóa là nơi nhận, bảo quản hàng hóa dự trữ; đồng thời tổ chức chuẩn bị hàng hóa và gửi hàng cho khách hàng theo yêu cầu của khách. Như vậy ngoài việc nhận yêu cầu cung cấp hàng của khách và xử lý đơn hàng thì các công việc của trung tâm chủ yếu là kho vận. Các công việc này có thể là trung tâm tự làm hoặc thuê các nhà cung cấp dịch vụ logistics làm theo yêu cầu của mình.

Có hai vấn đề quan trọng trong việc nghiên cứu, tổ chức hoạt động TTPP là: công tác kho vận và quản lý lượng dự trữ hàng hóa.

Ngày nay công việc kho vận không chỉ đơn thuần là bảo quản giữ gìn hàng hóa, mà nhấn mạnh vào việc phục vụ dòng hàng hóa qua kho. Vì vậy mà công tác kho vận bao gồm nhiều dịch vụ hơn, trong đó có: Nhận và gom hàng; Lưu giữ bảo quản hàng, theo dõi hàng; Chọn lọc, sắp xếp, chất hàng; Chuyển thẳng hàng không qua kho, cross-docking; Hoàn trả, bồi thường; Đóng gói; Dán nhãn, bao gói; Dỡ lẻ hàng và lực chọn và sắp xếp hàng hóa theo đơn giao hàng để giao, thí dụ đơn hàng yêu cầu 3 loại sản phẩm với số lượng cụ thể, thì phải lựa chọn các loại hàng đó với số lượng theo yêu cầu rồi sắp xếp để giao…; Vận tải (phương tiện của kho hoặc phương tiện ngoài); Dịch vụ xuất nhập khẩu hàng; Theo dõi hàng/dịch vụ khách hàng/làm chứng từ; Quy hoạch kho; Quản trị bất động sản; Phân tích mạng; Phát triển hệ thống.

Như vậy kho vận có chức năng cơ bản là: dịch chuyển hàng hóa, lưu giữ bảo quản hàng hóa và chuyển tải thông tin. Với những chức năng và nhiệm vụ như trên ta thấy kho hàng không thể đứng tách riêng biệt mà phải gắn với dòng hàng hóa, đặc biệt phải làm tốt chức năng theo dõi và chuyển tải thông tin hàng hóa cho khách hàng. TTPP là một khâu trong chuỗi cung ứng, vì vậy một hệ thống kho hàng phục vụ cho trung tâm này gắn với ít nhất là một chuỗi cung ứng. Các công ty logistics bên thứ ba là những chủ kho và kinh doanh trong lĩnh vực kho vận cần quan tâm mở rộng, nâng cấp dịch vụ của mình để có thể tham gia vào các chuỗi cung ứng, đặc biệt về lĩnh vực tin học để có thể theo dõi hàng hóa và thường xuyên cung cấp thông tin này cho trung tâm.

Đối với các công ty logistics làm kho vận điều cần biết là chủ hàng có bao nhiêu hàng cần phục vụ, vì nó xác định quy mô của kho. Điều này phụ thuộc vào kích cỡ của chuỗi cung ứng của chủ hàng, và cách họ xác định lượng dự trữ thế nào. Trước kia để quy hoạch và xây dựng hệ thống kho chúng ta tính khối lượng hàng hóa lưu kho qua một hệ số tính trung bình và theo kinh nghiệm mà không khảo sát kỹ lưỡng do vậy mà đã có hiện tượng nơi thừa, nơi thiếu kho. Do vậy đầu tiên ta cần xác định hệ thống kho phục cho ai, cho chuỗi cung ứng nào. Lượng dự trữ hàng hóa vật tư cần thiết cho một chuỗi cung ứng không chỉ phụ thuộc vào kích cỡ chuỗi mà còn phụ thuộc vào phương pháp định lượng dự trữ của người quản lý chuỗi đó… Hiện nay có hai phương pháp đang được áp dụng phổ biến để xác định lượng dự trữ, đó là phương pháp JIT và phương pháp EOQ.

Phương pháp JIT, viết tắt của just-in-time thường được đề cập qua khái niệm hệ thống JIT. Cụm từ just-in-time gợi ý là hàng hóa vật tư phải sẵn sàng khi công ty cần, nhưng không sớm hoặc muộn hơn thời điểm cần. Hệ thống này được thiết kế để quản lý các chu kỳ nhập hàng (lead times) và loại trừ khả năng hàng bị hư hỏng. Người ta áp dụng hệ thống “đáp ứng nhanh” trong việc ra quyết định dự trữ hàng. Để làm được điều này hãng Toyota đã đưa ra hệ thống Kanban. Hệ thống này có hai loại thẻ là thẻ kan và thẻ ban. Thẻ kan là thẻ sản xuất quy định số lượng sản phẩm phải làm; thẻ ban là yêu cầu vật tư cho sản xuất, các thẻ này nêu chi tiết yêu cầu về chủng loại, số lượng, và thời gian phải giao. Hệ thống kanban ngày nay được phát triển nhờ sự áp dụng máy tính và mạng. Công việc này được thực hiện hàng ngày, và quan điểm JIT đã trở thành hiện thực. Nhờ áp dụng JIT mà có thể giảm tối đa các phụ tùng vật tư dư thừa, sản xuất đúng, giúp rất nhiều trong việc cung ứng vật tư, giao sản phẩm, mở đầu cho thời kỳ quản trị logistics trong kinh doanh.

Bốn cột trụ của JIT là: dự trữ bằng không (zero inventories), chu kỳ nhập hàng hóa ngắn, thường xuyên bổ sung số lượng và chất lượng cao (hoặc không có hư hỏng). Như vậy trong chuỗi này lượng hàng lưu kho là thấp nhất, cố gắng để không lưu kho, và họ cố gắng thường xuyên nhập hàng hóa đến. Điều này rất gần gũi với các chủ hàng xuất khẩu thủy sản đông lạnh.

Tuy nhiên không phải hoạt động sản xuất kinh doanh nào cũng có thể áp dụng JIT. Sự áp dụng thành công JIT đòi hỏi các nỗ lực hợp nhất giữa các bộ phận trong phạm vi công ty và các thành viên trong chuỗi cung ứng.

Bên cạnh JIT người ta cũng có thể áp dụng hệ thống EOQ - Economic Order Quantity). Theo phương pháp này người ta xác định lượng hàng tồn trữ là bao nhiêu thì chi phí cho hàng hóa là thấp nhất. Chi phí cho hàng tồn trữ bao gồm: chi phí tồn trữ hàng và chi phí cho việc đặt hàng. Trên cơ sở đó người ta tính xem lượng hàng tồn trữ là bao nhiêu thì tổng chi phí này là tối thiểu (min). Lượng hàng tối ưu này được gọi là EOQ. Căn cứ vào đó mà chủ hàng có yêu cầu kho phục vụ cho EOQ.

Việc xác định dự trữ sao cho đảm bảo có thể giao hàng theo đúng yêu cần của khách hàng một cách kinh tế nhất là công việc của người quản trị chuỗi cung ứng. Nhưng để làm được việc này cần có một loạt các hoạt động dịch vụ khác - công tác kho vận. Công việc này có thể do chính công ty quản lý chuỗi tự làm, hoặc họ có thể thuê các công ty logistics làm.

Công ty quản lý chuỗi cung ứng có thể tự làm công việc kho vận này trong điều kiện hoặc là có kho riêng, hoặc là họ thuê kho và tự khai thác. Khi đó TTPP hàng hóa của công ty chỉ phải giải quyết các quan hệ nội bộ công ty mà thôi.

Trường hợp khác là công ty này thuê toàn bộ dịch vụ kho vận cho các nhà cung cấp dịch vụ logistics, thí dụ các công ty kho vận. TTPP hàng hóa của công ty sẽ phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ kho vận để thực hiện công việc. Như vậy chúng ta thấy việc cung cấp, cập nhật thông tin thường xuyên giữa bên logistics và trung tâm là rất quan trọng. Và điều quan trọng là các nhà cung cấp dịch vụ logistics phải làm sao tạo được sự tin tưởng của khách hàng để họ giao công việc này cho mình.

Hiện nay trong quy hoạch mạng lưới GTVT, chúng ta đề cập tới quy hoạch hệ thống kho công cộng sao cho có thể đảm bảo cho việc phát triển dịch vụ logistics. Nhưng như đã phân tích ở trên, nếu các công ty cung cấp dịch vụ logistics không đáp ứng được yêu cầu của các hệ thống logistics của chủ hàng, thì rất có khả năng hệ thống kho này sẽ chỉ được chủ hàng thuê bao và tự khai thác.

Mặt khác, những hệ thống kho tập trung sẽ tạo cơ sở cho việc tổ chức phân phối hàng trên một diện rộng lớn hơn một công ty, thí dụ hệ thống kho phục vụ cho miền Đông Nam bộ… Với hệ thống kho như vậy thực sự là cơ sở rất tốt cho các công ty logistics có thể mở rộng và phát triển. Như đã trình bày ở trên, để có thể nhận lấy công việc này, các công ty logistics cần lưu ý là ngày nay công tác kho vận được hiểu rộng hơn, phải nhận thức là không chỉ đơn thuần phục vụ hàng hóa, mà là phục vụ cả dòng hàng hóa đi qua kho của mình. Hay nói một cách khác là phải trở thành một thành phần của chuỗi cung ứng đó.