Chuyển đổi số logistics Việt Nam: từ hệ thống rời rạc đến nền tảng tích hợp toàn chuỗi

Ở chiều ngược lại, khách hàng – đặc biệt là các tập đoàn FDI và nhà mua hàng toàn cầu – ngày càng đòi hỏi khả năng kết nối real–time, báo cáo minh bạch, truy xuất dữ liệu theo chuỗi. Khoảng cách giữa “hứa hẹn chuyển đổi số” và “năng lực số thực sự” vì vậy đang trở thành đường biên mới phân tách các doanh nghiệp logistics Việt Nam.

Bức tranh chuyển đổi số logistics: từ manh mún đến áp lực hội nhập

Việt Nam hiện có hàng chục nghìn doanh nghiệp logistics, phần lớn là doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhiều đơn vị đã bắt đầu đầu tư phần mềm quản lý vận tải (TMS), quản lý kho (WMS), khai báo hải quan điện tử, theo dõi đơn hàng… nhưng theo từng “đợt” và cho từng mảng hoạt động riêng lẻ. Ở một số doanh nghiệp, phòng vận tải dùng một hệ thống, kho dùng một hệ thống khác, bộ phận kinh doanh – chăm sóc khách hàng lại dùng CRM hoặc thậm chí chỉ dùng bảng tính, chat và email.

Cách làm này giúp giải quyết bài toán trước mắt, nhưng về lâu dài lại tạo ra những “ốc đảo dữ liệu”: mỗi bộ phận có một phiên bản sự thật khác nhau, báo cáo tổng hợp chậm, khó hình thành bức tranh toàn cảnh về hiệu quả chuỗi. Khi có sự cố – tàu trễ, xe kẹt, thiếu container, thay đổi booking – thời gian để gom thông tin, rà soát lại trên nhiều hệ thống khiến doanh nghiệp mất đi cơ hội xử lý chủ động.

Trong khi đó, xu hướng chung của thế giới là chuyển từ “số hóa từng khâu” sang “tích hợp nền tảng”: các cảng biển, hãng tàu, hãng hàng không, 3PL, 4PL và chủ hàng cùng kết nối trên những hệ thống dùng chung, chia sẻ dữ liệu trạng thái lô hàng và năng lực vận tải thời gian thực. Điều này cho phép họ tối ưu tuyến, điều chỉnh kế hoạch tồn kho và sản xuất nhanh hơn nhiều so với cách làm truyền thống.

Áp lực hội nhập không chỉ đến từ khách hàng FDI, mà còn từ chính các yêu cầu quản lý nhà nước: kết nối Cơ chế Một cửa quốc gia (NSW), Cơ chế Một cửa ASEAN, khai báo hải quan, chứng từ điện tử, hóa đơn điện tử… Doanh nghiệp nào chậm số hóa, khó tương thích với các chuẩn dữ liệu chung, sẽ dần bị loại khỏi những chuỗi cung ứng đòi hỏi minh bạch và tốc độ cao.

Từ TMS, WMS rời rạc đến nền tảng tích hợp toàn chuỗi

Điểm khác biệt căn bản giữa “số hóa” và “chuyển đổi số” nằm ở mức độ tích hợp. Sử dụng TMS để tối ưu tuyến xe, WMS để quản lý tồn kho là bước tiến quan trọng, nhưng nếu các hệ thống đó không “nói chuyện” được với nhau và với khách hàng, chúng vẫn chỉ là những mảnh ghép đơn lẻ.

Nền tảng tích hợp toàn chuỗi cho phép kết nối xuyên suốt từ khâu nhận đơn – đặt chỗ (booking), lập kế hoạch vận tải, điều phối phương tiện, quản lý kho, làm hải quan đến theo dõi chứng từ và thanh toán. Mỗi lô hàng có một “hồ sơ số” đi cùng trên toàn hành trình, mọi cập nhật trạng thái được đẩy tự động tới các bên liên quan theo phân quyền. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể theo dõi được biên lợi nhuận đến từng khách, từng tuyến, từng loại dịch vụ; phát hiện bất thường sớm hơn và ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Để đi đến mức này, doanh nghiệp logistics Việt Nam khó có thể “nhảy cóc”, mà cần lộ trình từng bước. Đầu tiên là chuẩn hóa dữ liệu và quy trình trong nội bộ: thống nhất mã hàng, mã khách, mã tuyến, quy tắc nhập liệu; “dọn sạch” dữ liệu lịch sử, loại bỏ việc ghi chép trùng lặp. Tiếp theo là kết nối các hệ thống hiện có qua API/EDI, tránh mua thêm phần mềm mới nhưng vẫn giữ “hàng rào” giữa các phòng ban. Khi luồng dữ liệu nội bộ đã ổn định, doanh nghiệp mới thực sự sẵn sàng kết nối ra bên ngoài – với khách hàng, hãng tàu, hãng hàng không, ngân hàng, bảo hiểm.

Một số doanh nghiệp tiên phong đã bắt đầu xây dựng “control tower” – phòng điều hành trung tâm dựa trên nền tảng số, nơi dữ liệu vận tải, kho, đơn hàng, chứng từ được tổng hợp theo thời gian thực. Từ đây, họ không chỉ giám sát mà còn chủ động đề xuất phương án thay thế khi có biến động: đổi tuyến, đổi cảng đến, đổi phương thức, chia nhỏ lô hàng… Đây chính là bước đệm để doanh nghiệp logistics Việt Nam tiến gần hơn tới vai trò 4PL/LLP – kiến trúc sư chuỗi cung ứng, chứ không chỉ là nhà vận tải hay nhà kho.

Lộ trình cho doanh nghiệp Việt: chọn đúng điểm xuất phát, đi từng bước chắc chắn

Không có một “mẫu số chung” cho chuyển đổi số logistics, nhưng có một số nguyên tắc giúp doanh nghiệp Việt giảm rủi ro và tránh lãng phí. Trước hết, cần bắt đầu từ bài toán kinh doanh cụ thể, không phải từ công nghệ. Đâu là “điểm đau” lớn nhất của doanh nghiệp hiện nay: không nắm được chi phí theo tuyến? Không kịp báo trạng thái hàng cho khách? Tỷ lệ xe chạy rỗng cao? Kho thường xuyên quá tải hoặc thiếu hàng? Mỗi bài toán sẽ dẫn tới một ưu tiên triển khai khác nhau.

Thứ hai, cần xác định rõ “điểm xuất phát số” của mình. Một doanh nghiệp vẫn còn quản lý đơn hàng bằng Excel, giấy tờ, chắc chắn không thể nhảy ngay lên nền tảng control tower phức tạp. Ở giai đoạn này, việc triển khai một TMS/WMS chuẩn chỉnh, hóa đơn điện tử, cổng thông tin khách hàng (customer portal) đơn giản nhưng ổn định đã là bước tiến rất lớn. Khi nền tảng đó vận hành ổn, dữ liệu được lưu trữ có cấu trúc, doanh nghiệp mới nên nghĩ tới tích hợp sâu hơn.

Thứ ba, chuyển đổi số là câu chuyện của con người không kém gì câu chuyện công nghệ. Nhiều dự án thất bại không phải vì phần mềm dở, mà vì đội ngũ không được đào tạo, quy trình không được điều chỉnh theo hệ thống mới, hoặc các phòng ban không sẵn sàng chia sẻ dữ liệu. Doanh nghiệp cần coi việc đào tạo nhân sự, xây dựng văn hóa dùng dữ liệu, cơ chế khuyến khích sử dụng hệ thống là một phần ngân sách bắt buộc của dự án chuyển đổi số.

Cuối cùng, thay vì cố gắng tự làm tất cả, doanh nghiệp logistics Việt Nam nên chọn cho mình một “hệ sinh thái” phù hợp: đối tác công nghệ am hiểu ngành, đối tác tài chính hỗ trợ đầu tư, hiệp hội và các nền tảng chung (cộng đồng cảng, nền tảng đặt chỗ, tracking dùng chung…) để kết nối. Ở tầm vĩ mô, nếu các sáng kiến như Cơ chế Một cửa quốc gia, Cơ chế Một cửa ASEAN, hệ thống cảng điện tử, hành lang logistics số được triển khai đồng bộ và mở cho doanh nghiệp tư nhân tham gia, chúng sẽ trở thành “cú hích” mạnh mẽ cho chuyển đổi số toàn ngành.

Chuyển đổi số logistics không chỉ là cài thêm một phần mềm hay mua thêm vài thiết bị, mà là thay đổi cách doanh nghiệp nhìn nhận, vận hành và ra quyết định trong chuỗi cung ứng. Khi dữ liệu được kết nối xuyên suốt từ đơn hàng đến chứng từ, từ kho đến xe, từ cảng đến khách hàng, mỗi quyết định của doanh nghiệp đều có thể dựa trên “một phiên bản sự thật”. Đó chính là nền tảng để logistics Việt Nam đi từ chi phí cao – hiệu quả thấp tới chủ động thiết kế chuỗi cung ứng cho khách hàng.

Trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu liên tục biến động, chuyển đổi số không còn là lựa chọn “có cũng được”, mà là điều kiện sống còn của doanh nghiệp logistics Việt Nam. Điểm mấu chốt không phải là chạy theo những khái niệm kêu vang, mà là xây dựng dần một nền tảng tích hợp, nơi dữ liệu được kết nối, quy trình được chuẩn hóa và con người được trao công cụ để làm việc thông minh hơn. Doanh nghiệp nào dám bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng vững chắc, nhất quán với lộ trình dài hạn, sẽ có nhiều cơ hội vươn lên nhóm dẫn dắt – không chỉ ở thị trường nội địa, mà cả trong chuỗi cung ứng khu vực.

Hoàng Nguyên