Phần mềm quản lý như một dịch vụ: Cơ hội và rào cản

Hơn bao giờ hết, các quyết định đầu tư vào CNTT đang đứng trước những thách thức lớn, khi mà tất cả các DN đều đang phải chắt chiu từng phần ngân sách trong điều kiện kinh doanh ít thuận lợi hiện nay. Phần lớn các công ty đều cho rằng đầu tư vào CNTT chính là một trong những khoản đầu tiên cần cắt giảm.

Trong bối cảnh đó, dịch vụ CNTT mới Phần mềm như một loại Dịch vụ (Software as a Service - SaaS) đang trở thành một lựa chọn khả thi cho các DN nhờ hai đặc điểm quan trọng mà SaaS mang lại: 1, Không phát sinh chi phí đầu tư ban đầu; 2, Thời gian triển khai dịch vụ ngắn.

Cơ hội cho SaaS

SaaS là các phần mềm được cung cấp dưới hình thức dịch vụ trên mô hình triển khai dựa vào Internet; khác với hình thức truyền thống, theo đó các DN mua, cài đặt và quản lý riêng các ứng dụng. Một ví dụ điển hình là, trước đây khi DN muốn phát triển một hệ thống CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) thì họ sẽ phải mua một phần mềm được đóng gói sẵn rồi cài đặt vào hệ thống mạng của mình. Đầu tiên, hệ thống này yêu cầu một cơ sở hạ tầng tối thiểu, có thể bao gồm máy chủ, hệ thống lưu trữ và kết nối mạng nội bộ. Không chỉ như vậy, DN còn phải duy trì đội ngũ nhân sự CNTT tương xứng để bảo trì và quản lý. Khi đó, chi phí sở hữu (total cost of ownership) phần mềm CRM sẽ là khá đáng kể.

Để các DN tiếp cận với các ứng dụng phần mềm phức tạp như hệ thống Quản lý Nguồn lực doanh nghiệp (ERM), Quan hệ khách hàng (CRM), Vận tải (TMS), Chuỗi cung ứng (SCM)… với một chi phí vừa phải, phù hợp với ngân sách của mình là câu hỏi mà giới CNTT đặt ra từ rất lâu. Hạ tầng Internet mạnh hiện nay đã làm cho SaaS trở nên khả thi hơn bao giờ hết. SaaS chính là giải pháp ưu việt cho vấn đề nêu trên. Bản chất SaaS là loại dịch vụ theo nhu cầu, nghĩa là thay vì mua, bạn có thể thuê phần mềm và sử dụng khi cần thiết.

Ưu điểm của SaaS

Lợi thế quan trọng nhất của SaaS là chi phí để tiếp cận dịch vụ thấp hơn rất nhiều so với việc mua phần mềm đóng gói. Khách hàng sử dụng SaaS chỉ trả phí cho những gì mình sử dụng: bao nhiêu user sẽ sử dụng và sử dụng trong thời gian bao lâu là hai thông số chính quyết định chi phí thuê dịch vụ hàng tháng. DN không cần trang bị thêm hạng tầng CNTT, cũng không nhất thiết phải duy trì đội ngũ nhân viên CNTT chuyên trách.

Điểm mạnh thứ hai của SaaS là việc DN có thể triển khai ứng dụng một cách nhanh chóng, gần như ngay lập tức, không cần phải cài đặt như các phần mềm đóng gói.

Một đặc điểm quan trọng khác, phát sinh từ các tính chất của SaaS, là: rủi ro của khách hàng khi sử dụng các dịch vụ SaaS giảm đi đáng kể. Khách hàng có thể tiếp cận dịch vụ dễ dàng như thế nào thì cũng có thể ngưng dịch vụ một cách dễ dàng như thế, không để lại những hậu quả nặng nề mà việc mua sắm hay đầu tư cho phần mềm truyền thống thường để lại.

Rào cản đối với SaaS

Cơ hội cho SaaS là có thật; ưu điểm của SaaS là không thể chối bỏ. Vậy điều gì sẽ cản trở, làm chậm tốc độ SaaS đến với các DN cần triển khai các ứng dụng quản lý? Nghiên cứu của giới chuyên môn ghi nhận ba rào cản đáng kể nhất đối với việc đưa SaaS vào ứng dụng thực tiễn; đây cũng là những khó khăn mà cả hai phía phải vượt qua để các ưu điểm của SaaS được khai thác một cách thiết thực:

An ninh thông tin

Việc sử dụng dịch vụ dựa trên Internet cũng đồng nghĩa với việc DN phải phó thác việc bảo vệ thông tin của mình cho nhà cung cấp dịch vụ. Đây chính là rào cản đáng kể nhất trong quá trình đưa SaaS vào thực tiễn. Các nhà cung cấp muốn thành công đều cần phải vượt qua rào cản này trước tiên; theo đó họ cần thiết lập hệ thống cung cấp dịch vụ theo các chuẩn mực được công nhận và minh bạch với khách hàng khả năng đảm bảo an ninh thông tin của mình. Từ chiều ngược lại, đơn vị ứng dụng cũng cần bắt đầu sử dụng SaaS theo một lộ trình thích hợp để đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp, vì niềm tin không phải là cái sẽ hình thành trong một hai ngày.

Thói quen của người dùng

Người dùng của các phần mềm quản lý vốn đã quen hình ảnh của các ứng dụng được sắp đặt chặt chẽ đến từng menu tác vụ trên màn hình; với SaaS, họ sẽ phải thay đổi, bởi việc bố trí giao diện theo kiểu web-based sẽ làm thay đổi thói quen thao tác của họ, và họ sẽ không còn phần mềm thực sự nào để mở lên nữa, ngoài trình duyệt là công cụ cho mọi ứng dụng. Hơn nữa, quá trình hỗ trợ người dùng cũng sẽ thay đổi: sẽ không có nhiều nhân viên CNTT sẵn sàng hỗ trợ họ, mà họ sẽ phải quen dần với việc tự liên lạc với nhà cung cấp khi cần. Thiết kế hợp lý từ nhà cung cấp và công tác đào tạo trong quá trình triển khai là những việc mà hai bên cần làm để hạ thấp rào cản này.

Hệ thống cũ

Giá trị còn lại của hệ thống hiện hữu lại là một rào cản khác đối với SaaS. Câu hỏi mà DN đặt ra thường là: Chúng tôi sẽ làm gì với hệ thống đã được đầu tư trước đây và hiện tại vẫn chưa hết khấu hao? Đây là câu hỏi thường gặp khi vấn đề được nêu ra ở cấp quản lý cao nhất, bởi nó liên quan trực tiếp tới vấn đề tài chính, đầu tư và quản lý tài sản. Một lần nữa, chính lộ trình triển khai hợp lý, tạo ra một sự chuyển giao mềm mại giữa cái cũ và cái mới sẽ giúp hai bên tìm được tiếng nói chung khi bàn về SaaS.