Dữ liệu trong logistics: Tài sản mới của chuỗi cung ứng

Từ vận chuyển hàng hóa đến vận chuyển dữ liệu

Trước đây, logistics thường được hiểu là hoạt động đưa hàng từ điểm A đến điểm B. Càng nhanh, càng an toàn, càng tiết kiệm càng tốt. Nhưng trong chuỗi cung ứng hiện đại, dữ liệu đã trở thành một phần không thể tách rời của dịch vụ logistics. Một container có thể đi trên biển, nhưng dữ liệu của nó đi qua hệ thống đặt chỗ, hãng tàu, cảng, hải quan, forwarder, ngân hàng, bảo hiểm, kho, nhà máy và khách hàng.

Khi dữ liệu đúng và được chia sẻ kịp thời, các bên có thể lập kế hoạch chính xác hơn. Khi dữ liệu sai hoặc đến muộn, chuỗi cung ứng lập tức bị mù một phần. Một số liệu tồn kho không đúng có thể dẫn đến đặt hàng sai. Một ETA không cập nhật có thể làm nhà máy chờ nguyên liệu. Một chứng từ không khớp có thể khiến hàng bị giữ lại. Một dữ liệu nhiệt độ bị thiếu có thể làm doanh nghiệp không chứng minh được chất lượng hàng lạnh.

Vì vậy, dữ liệu không còn là phần hậu trường của logistics. Nó đang trở thành tài sản chiến lược. Dữ liệu tốt giúp giảm thời gian chờ, giảm tồn kho an toàn, tối ưu tuyến, giảm chi phí, nâng khả năng truy xuất, phục vụ báo cáo phát thải, hỗ trợ tài chính thương mại và tăng niềm tin giữa các bên.

Dữ liệu logistics phải đi trước hàng hóa

Trong nhiều chuỗi cung ứng hiệu quả, dữ liệu đi trước hàng hóa. Trước khi container đến cảng, cảng đã có thông tin. Trước khi xe đến kho, kho đã biết lịch. Trước khi hàng đến hải quan, hồ sơ đã được chuẩn bị. Trước khi khách hỏi hàng đang ở đâu, doanh nghiệp đã nhìn thấy trạng thái trên hệ thống.

Đây là điểm khác biệt giữa logistics thủ công và logistics số. Trong logistics thủ công, thông tin thường đi sau sự kiện: hàng đã trễ rồi mới biết, chứng từ sai rồi mới sửa, container bị giữ rồi mới tìm nguyên nhân. Trong logistics số, dữ liệu được cập nhật sớm hơn, giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề trước khi nó trở thành thiệt hại.

Các chuẩn dữ liệu quốc tế đang thúc đẩy xu hướng này. Trong hàng không hàng hóa, IATA cho biết từ tháng 1/2026, ONE Record trở thành phương thức ưu tiên để trao đổi dữ liệu hàng hóa giữa các bên trong hệ sinh thái air cargo. IATA cũng nhấn mạnh các hãng hàng không chiếm hơn 70% sản lượng vận đơn hàng không toàn cầu đang trên lộ trình triển khai, nhưng cần thêm sự tham gia của forwarder, chính phủ và nhà cung cấp công nghệ để tăng tốc. Trong vận tải đa phương thức, eFBL và chứng từ điện tử cũng đang thúc đẩy một tầng dữ liệu mới cho thương mại quốc tế.

Dữ liệu logistics không chỉ trả lời câu hỏi “hàng đang ở đâu?”. Nó còn trả lời những câu hỏi quan trọng hơn: hàng có đúng cam kết không, chi phí phát sinh ở đâu, rủi ro nằm ở khâu nào, phát thải bao nhiêu, hồ sơ có khớp không và khách hàng có thể tin vào chuỗi cung ứng hay không.

Năm nhóm dữ liệu doanh nghiệp cần quản trị

Nhóm thứ nhất là dữ liệu đơn hàng và tồn kho. Đây là nền tảng của mọi quyết định logistics. Nếu đơn hàng sai, tồn kho sai hoặc mã hàng không thống nhất, toàn bộ quy trình phía sau sẽ sai. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa mã SKU, đơn vị tính, vị trí lưu trữ, trạng thái tồn kho, quy cách đóng gói và dữ liệu đặt hàng.

Nhóm thứ hai là dữ liệu vận tải. Bao gồm tuyến, phương tiện, tài xế, lịch trình, thời gian lấy hàng, thời gian giao hàng, ETA, chi phí, sự cố, mức tiêu thụ nhiên liệu và tỷ lệ giao đúng hẹn. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp tối ưu tuyến, giảm chuyến rỗng, kiểm soát SLA và phân tích chi phí.

Nhóm thứ ba là dữ liệu chứng từ. Hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn, C/O, chứng thư kiểm dịch, chứng từ hải quan, bảo hiểm và các giấy phép liên quan phải được quản lý đồng bộ. Trong thương mại quốc tế, dữ liệu chứng từ sai có thể làm hàng đứng lại, dù hàng hóa không có vấn đề.

Nhóm thứ tư là dữ liệu chất lượng và điều kiện hàng hóa. Với chuỗi lạnh, nông sản, thực phẩm, dược phẩm, hóa chất hoặc hàng giá trị cao, dữ liệu nhiệt độ, độ ẩm, va đập, niêm phong, thời gian chờ và vị trí hàng hóa là một phần của hồ sơ chất lượng.

Nhóm thứ năm là dữ liệu phát thải và ESG. Khi khách hàng quốc tế yêu cầu báo cáo phát thải Scope 3, logistics không thể đứng ngoài. Doanh nghiệp cần dữ liệu về phương thức vận tải, quãng đường, nhiên liệu, trọng lượng, tải trọng, kho bãi, điện năng và hệ số phát thải để có thể tính toán và báo cáo.

Điểm nghẽn: dữ liệu bị chia cắt

Điểm yếu lớn của logistics Việt Nam không phải là không có dữ liệu, mà là dữ liệu bị chia cắt. Dữ liệu nằm trong email, file Excel, phần mềm kế toán, phần mềm kho, nhóm chat, hệ thống của forwarder, cổng hải quan, hãng tàu, cảng, đơn vị vận tải và trong trí nhớ của nhân viên vận hành. Khi cần ra quyết định, doanh nghiệp mất nhiều thời gian tổng hợp, đối chiếu và xác nhận.

Sự chia cắt này tạo ra ba hệ quả. Thứ nhất là chậm phản ứng. Khi thông tin không tập trung, doanh nghiệp phát hiện sự cố muộn. Thứ hai là khó tối ưu. Không có dữ liệu đủ sạch, doanh nghiệp không biết chi phí phát sinh ở đâu, tuyến nào kém hiệu quả, khách hàng nào gây chi phí phục vụ cao. Thứ ba là khó tích hợp với đối tác quốc tế. Khi khách hàng yêu cầu dữ liệu chuẩn, doanh nghiệp phải làm thủ công, dễ sai và mất nhiều thời gian.

Muốn khắc phục, doanh nghiệp không nhất thiết phải xây một hệ thống quá lớn ngay từ đầu. Có thể bắt đầu bằng chuẩn hóa dữ liệu cơ bản, xây bảng chỉ số vận hành, liên thông giữa kho - vận tải - chứng từ - kế toán, và thiết lập nguyên tắc dữ liệu một lần nhập, nhiều lần dùng.

Dữ liệu tạo ra dịch vụ giá trị gia tăng

Đối với doanh nghiệp logistics, dữ liệu không chỉ phục vụ vận hành nội bộ. Nó có thể trở thành dịch vụ. Một forwarder có thể cung cấp dashboard theo dõi hàng. Một doanh nghiệp kho có thể cung cấp báo cáo tồn kho và tốc độ quay vòng. Một nhà vận tải có thể cung cấp dữ liệu ETA và phát thải. Một trung tâm fulfillment có thể cung cấp phân tích đơn hàng, tỷ lệ hoàn và dự báo nhu cầu. Một đơn vị logistics lạnh có thể cung cấp hồ sơ nhiệt độ làm bằng chứng chất lượng.

Khi logistics chuyển từ “chuyển hàng” sang “chuyển hàng kèm dữ liệu”, giá trị dịch vụ sẽ tăng. Khách hàng không chỉ mua năng lực vận chuyển, mà mua khả năng nhìn thấy, kiểm soát, chứng minh và ra quyết định. Đây là cơ hội để doanh nghiệp logistics Việt Nam thoát khỏi cạnh tranh thuần túy bằng giá.

Dữ liệu trong logistics không còn là phụ lục kỹ thuật. Nó là tài sản mới của chuỗi cung ứng. Hàng hóa có thể đi bằng xe, tàu, máy bay hoặc đường sắt, nhưng giá trị quản trị của nó được tạo ra bởi dữ liệu đi cùng.

Với Việt Nam, phát triển logistics số cần bắt đầu từ những việc rất cụ thể: chuẩn hóa dữ liệu, giảm nhập tay, kết nối hệ thống, đào tạo nhân sự dữ liệu, sử dụng chứng từ điện tử và xây dựng niềm tin chia sẻ thông tin giữa các bên. Doanh nghiệp nào quản trị dữ liệu tốt sẽ nhìn thấy chuỗi cung ứng sớm hơn, rõ hơn và sâu hơn. Trong logistics hiện đại, nhìn thấy sớm chính là lợi thế.

Tự Trung