Logistics cho SME: Từ chi phí bắt buộc đến năng lực cạnh tranh

SME thường yếu logistics không phải vì không biết vận chuyển

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường rất linh hoạt trong bán hàng, tìm khách, xoay vốn và thích nghi thị trường. Nhưng khi quy mô đơn hàng tăng, thị trường mở rộng hoặc bắt đầu xuất nhập khẩu, điểm yếu logistics nhanh chóng lộ ra. Hàng bán được nhưng giao chậm. Đơn hàng có nhưng thiếu kho. Khách yêu cầu chứng từ mà doanh nghiệp không chuẩn bị kịp. Chi phí vận chuyển thay đổi làm biên lợi nhuận giảm. Tồn kho không chính xác làm mất cơ hội bán hàng. Hàng xuất khẩu bị giữ lại vì thiếu hồ sơ hoặc sai mã.

Điều này không có nghĩa SME không biết vận chuyển. Vấn đề sâu hơn là nhiều SME chưa xem logistics như một phần của chiến lược kinh doanh. Họ xử lý logistics theo từng việc phát sinh: có đơn thì gọi xe, có hàng thì tìm kho, có xuất khẩu thì nhờ đại lý, có sự cố thì xử lý tình huống. Cách làm này phù hợp khi quy mô nhỏ, nhưng sẽ trở nên rủi ro khi doanh nghiệp muốn phát triển dài hạn.

Logistics cho SME vì vậy cần được hiểu theo nghĩa rộng: quản trị dòng hàng, dòng tiền, dòng dữ liệu và dòng cam kết với khách hàng. Một SME không nhất thiết phải sở hữu kho lớn hay đội xe riêng, nhưng cần biết thiết kế cách hàng hóa đi qua chuỗi cung ứng sao cho đúng thời gian, đúng chi phí và đúng tiêu chuẩn.

Chi phí logistics của SME thường nằm ở những điểm không thấy ngay

Khi hỏi về chi phí logistics, nhiều SME chỉ nhìn vào cước vận chuyển. Nhưng chi phí thật thường nằm ở những điểm bị che khuất: tồn kho dư, hàng hư hỏng, giao lại nhiều lần, đóng gói sai, xe chờ lâu, hàng hoàn, sai chứng từ, mất khách do giao trễ, vốn bị chôn trong hàng tồn, nhân sự phải xử lý thủ công và thời gian lãnh đạo bị cuốn vào sự vụ vận hành.

Một doanh nghiệp có thể thương lượng được giá vận chuyển thấp hơn, nhưng nếu hàng thường bị giao trễ hoặc thiếu dữ liệu theo dõi, họ vẫn mất khách. Một doanh nghiệp có thể thuê kho rẻ hơn, nhưng nếu vị trí kho xa khách hàng hoặc quản lý tồn kho kém, tổng chi phí sẽ cao hơn. Một doanh nghiệp có thể tự làm chứng từ để tiết kiệm, nhưng nếu sai hồ sơ xuất khẩu, chi phí phát sinh sẽ lớn hơn rất nhiều.

Do đó, SME cần chuyển từ tư duy “tiết kiệm từng khoản” sang “tối ưu tổng chi phí logistics”. Tổng chi phí này bao gồm cước, kho, đóng gói, nhân sự, thời gian, tồn kho, rủi ro, chất lượng dịch vụ và khả năng giữ khách hàng.

Với SME, logistics không nên bắt đầu bằng câu hỏi: “Làm sao thuê vận chuyển rẻ nhất?”. Câu hỏi đúng hơn là: “Làm sao để hàng đi đúng, dữ liệu rõ, chi phí kiểm soát được và khách hàng nhận được trải nghiệm đáng tin cậy?”. Khi trả lời được câu hỏi này, logistics trở thành năng lực cạnh tranh.

Năm năng lực logistics SME cần có

Năng lực thứ nhất là hiểu cấu trúc chi phí logistics. SME cần biết chi phí phát sinh ở đâu: vận tải, kho, tồn kho, đóng gói, hoàn hàng, chứng từ, giao thất bại hay xử lý sự cố. Khi không có bản đồ chi phí, doanh nghiệp thường cắt nhầm chỗ và đầu tư thiếu chỗ.

Năng lực thứ hai là quản trị tồn kho. Tồn kho quá ít gây mất đơn; tồn kho quá nhiều làm chôn vốn. Với SME, dòng tiền rất quan trọng nên quản trị tồn kho phải gắn với bán hàng, mùa vụ, năng lực kho và thời gian bổ sung hàng. Một bảng tồn kho đơn giản nhưng chính xác vẫn tốt hơn một hệ thống phức tạp nhưng dữ liệu sai.

Năng lực thứ ba là chuẩn hóa đóng gói và giao nhận. Bao bì ảnh hưởng đến chi phí vận tải, tỷ lệ hư hỏng, trải nghiệm khách hàng và khả năng lưu kho. SME thường xem đóng gói là việc phụ, nhưng với thương mại điện tử, xuất khẩu, thực phẩm, mỹ phẩm, hàng dễ vỡ hoặc hàng quà tặng, bao bì là một phần của dịch vụ.

Năng lực thứ tư là hiểu chứng từ và tuân thủ. Với SME xuất nhập khẩu, kiến thức về hợp đồng, Incoterms, mã HS, C/O, kiểm dịch, bảo hiểm, thanh toán và hải quan là rất quan trọng. Doanh nghiệp có thể thuê forwarder, nhưng không nên phó mặc hoàn toàn. Không hiểu nguyên tắc, SME sẽ khó kiểm soát rủi ro.

Năng lực thứ năm là lựa chọn và quản trị nhà cung cấp logistics. SME không cần tự làm tất cả. Điều quan trọng là chọn đúng đối tác: vận tải, kho, fulfillment, khai thuê hải quan, giao nhận quốc tế, chuỗi lạnh hoặc tư vấn logistics. Nhưng lựa chọn đúng không chỉ dựa vào giá. Cần xem năng lực dữ liệu, độ đúng hẹn, khả năng xử lý sự cố, minh bạch chi phí và mức độ phù hợp với sản phẩm.

Logistics giúp SME đi xa hơn trong chuỗi cung ứng

SME muốn tham gia chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp lớn hoặc thị trường quốc tế phải đáp ứng nhiều yêu cầu hơn: giao đúng hạn, chất lượng ổn định, hồ sơ đầy đủ, truy xuất rõ, phản hồi nhanh, chi phí minh bạch và năng lực phục hồi khi có sự cố. Đây đều là yêu cầu logistics.

Một doanh nghiệp sản xuất nhỏ có thể có sản phẩm tốt, nhưng nếu không giao đúng lịch cho nhà máy lớn, họ khó trở thành nhà cung cấp dài hạn. Một cơ sở nông sản có vùng trồng tốt, nhưng nếu không kiểm soát sau thu hoạch, chuỗi lạnh và chứng từ, họ khó vào thị trường cao cấp. Một thương hiệu thương mại điện tử có sản phẩm được yêu thích, nhưng nếu giao hàng thất thường, họ khó giữ khách.

Vì vậy, logistics là chiếc cầu nối giữa năng lực sản xuất và năng lực thị trường. SME nào nâng cấp logistics sẽ có khả năng bán xa hơn, bán ổn định hơn và tham gia vào các chuỗi có giá trị cao hơn.

Vai trò của hiệp hội, nền tảng và chính sách hỗ trợ

SME khó tự xây dựng năng lực logistics nếu thiếu hỗ trợ. Hiệp hội ngành nghề có thể đóng vai trò rất quan trọng trong việc cung cấp kiến thức, checklist, kết nối nhà cung cấp dịch vụ, đào tạo chứng từ, cập nhật chính sách và chia sẻ kinh nghiệm thực tế.

Các nền tảng logistics cũng có thể giúp SME tiếp cận dịch vụ tốt hơn: đặt xe, thuê kho, quản lý đơn, fulfillment, hải quan, bảo hiểm, vận tải quốc tế, so sánh giá và theo dõi trạng thái. Tuy nhiên, nền tảng chỉ hiệu quả khi SME biết dữ liệu của mình: sản phẩm gì, trọng lượng, kích thước, tần suất, khu vực giao, mùa vụ, yêu cầu bảo quản và mức dịch vụ mong muốn.

Chính sách hỗ trợ SME cũng nên xem logistics là một nội dung trọng tâm. Hỗ trợ vốn, chuyển đổi số, xúc tiến thương mại và đào tạo sẽ hiệu quả hơn nếu đi kèm hỗ trợ logistics: kho dùng chung, trung tâm phân phối, chuỗi lạnh vùng, tư vấn xuất khẩu, đào tạo Incoterms, hải quan số và quản trị đơn hàng.

Logistics không phải là việc lớn chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Với SME, logistics càng quan trọng vì mỗi sai sót có thể ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, khách hàng và khả năng phát triển. Doanh nghiệp nhỏ không nhất thiết phải đầu tư lớn, nhưng phải bắt đầu từ tư duy đúng: biết chi phí, biết dữ liệu, biết quy trình, biết chọn đối tác và biết đo hiệu quả.

Trong giai đoạn mới, SME Việt Nam muốn lớn lên không thể chỉ bán tốt hơn. Họ cần giao tốt hơn, quản trị tồn kho tốt hơn, chứng minh chất lượng tốt hơn và kết nối chuỗi cung ứng tốt hơn. Khi logistics được xem là năng lực cạnh tranh, SME sẽ có thêm một cánh cửa để bước vào thị trường rộng hơn.

TS. Lê Văn Hỷ