Giảm chi phí vận tải cho doanh nghiệp ( Kỳ cuối )

NGUYÊN NHÂN CHI PHÍ VẬN TẢI CAO

Các phân tích cho thấy, có nhiều nguyên nhân tác động làm cho giá cước vận tải tăng, trước hết phải kể đến các nhân tố khách quan như giá xăng dầu tăng cao, yếu tố đầu vào này chiếm đến 45% chi phí vận chuyển. Ngoài ra, còn nhiều các khoản phụ phí đi kèm như phí cầu đường chiếm 10-20%, các chi phí dịch vụ cảng biển như phí CFS (hàng lẻ), phí lưu kho bãi, lưu container, phí nâng hạ container, phí điều hành bến bãi, phí vệ sinh container, phí đại lý... Chi phí vận tải đường bộ cũng là một gánh nặng đối với DN do địa hình chuyên chở phức tạp, hệ thống hạ tầng giao thông kém phát triển, phương tiện vận tải kém chất lượng, theo tính toán của các chuyên gia, nếu cải thiện được những vấn đề này thì DN có thể hạ giá thành vận chuyển ít nhất là 30%. Đặc biệt, phải kể đến tình trạng cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ và cảng biển của VN còn yếu kém, hiện đang bị quá tải và tắc nghẽn nhiều nơi khiến hiệu quả lưu thông thấp, mất nhiều thời gian, hao phí nhiên liệu, xe xuống cấp nhanh, khấu hao cao, trong khi đó các khoản phí giao thông và phí bảo trì đường bộ ngày một nhiều.

Bên cạnh đó, phải kể đến các nguyên nhân chủ quan góp phần làm tăng chi phí vận tải. Trước hết có thể thấy, đa số các DN nước ta đều ký hợp đồng nhập khẩu theo giá CIF và xuất khẩu theo giá FOB nên chi phí vận chuyển đều do các đối tác nước ngoài đàm phán với các hãng tàu. Điều này cho thấy các DNVN không có quyền đàm phán về hợp đồng vận chuyển, không kiểm soát được chi phí vận chuyển và hoàn toàn phụ thuộc vào các DN nước ngoài qua các hợp đồng mua bán. Việc thay đổi tập quán này là không đơn giản do các DN xuất khẩu VN còn thiếu thông tin về thị trường vận tải quốc tế, chưa có đại diện thương mại tại nước ngoài, thiếu liên kết với các hãng vận tải trong và ngoài nước. Với năng lực kinh doanh còn hạn chế, việc thay đổi thói quen mua CIF bán FOB sẽ dễ gây ra rủi ro cho DN.

Chi phí bảo hiểm vận chuyển quốc tế cũng khá cao, do các hãng tàu container ở VN phần lớn chỉ cung cấp dịch vụ nội địa hoặc vận chuyển tuyến ngắn trong khu vực châu Á. Trong khi khách hàng lại có yêu cầu vận chuyển từ châu Á đến Mỹ và châu Âu, vốn là những tuyến dài. Do đó các DNVN phải thuê các hãng vận tải nước ngoài và bắt buộc mua bảo hiểm nước ngoài trong khi các hãng bảo hiểm nước ngoài luôn tính chi phí bảo hiểm cho các DNVN theo mức cao nhất.

Với các DN nội địa, thì hoạt động vận chuyển hoặc là do chính DN thực hiện hoặc là thuê bên thứ ba thực hiện, và hầu hết các chi phí là không rõ ràng và không thể kiểm soát. Do cách tính giá dịch vụ vận chuyển gộp cả giá xăng dầu nên rất dễ bị các hãng vận chuyển lợi dụng tình hình tăng giá xăng dầu để tăng luôn giá bán. Khi giá xăng dầu tăng, hầu hết các DN vận tải tăng giá dịch vụ vận chuyển của mình không theo một nguyên tắc nào vì giá vận chuyển được chào không tách rời phí xăng dầu. Các DN kinh doanh lại đưa chí phí tăng vào giá bán hơn là tìm cách thương thảo với các DN vận tải để có những biện pháp giảm chi phí vận chuyển.

Với các DN sử dụng dịch vụ vận tải thuê ngoài thì hoạt động này còn chưa chuyên nghiệp, bị buông lỏng quản lý. Việc thuê ngoài thường được giao cho một cá nhân để thực hiện, cụ thể như việc vận chuyển hàng hóa thường được giao cho Trưởng phòng kinh doanh đàm phán, quyết định giá và ký kết hợp đồng vận chuyển. Điều này tạo nên sự mâu thuẫn về lợi ích giữa cá nhân và công ty. Cá nhân có thể quyết định chọn hãng vận chuyển có chi phí cao để hưởng “hoa hồng” từ hãng vận chuyển thay vì chọn hãng vận chuyển với mức giá tốt nhất cùng với chất lượng dịch vụ tương ứng, vốn là lợi ích của công ty.

NHỮNG BIỆN PHÁP TRƯỚC MẮT

Như vậy, các nguyên nhân khách quan nằm ngoài tầm kiểm soát của DN không thể khắc phục một sớm một chiều mà cần trông chờ vào sự phát triển đồng bộ của cả hệ thống logistics quốc gia. Trước mắt, để giảm chi phí vận chuyển, các DNVN cần tăng cường khả năng quản lý chi phí vận chuyển dựa trên các nguyên nhân chủ quan:

1. Chọn phương án vận chuyển trực tiếp trong điều kiện có thể để giảm các chi phí trong hành trình. Những khoản chi phí này luôn “ăn” đáng kể vào lợi nhuận của công ty, vì vậy hãy tiết kiệm thời gian và chi phí bằng việc vận chuyển trực tiếp tới khách hàng. Khả năng kiểm soát sẽ cao hơn khi DN trực tiếp vận chuyển hàng hóa cho khách mà không thông qua trung gian hoặc các nhà cung ứng dịch vụ kém chất lượng. Ngay trong trường hợp có sẵn các dịch vụ chất lượng cao thì chi phí cao đi kèm là tất yếu và việc lựa chọn vận chuyển trực tiếp vẫn giúp tránh được các khoản chi phí này.

2. Thuê ngoài vận chuyển là một tất yếu trong xu hướng chuyên môn hóa chuỗi cung ứng nên các DN cần lập bộ phận thuê ngoài chuyên nghiệp và sử dụng quy trình chọn nhà cung cấp vận tải. Việc thuê ngoài vận chuyển được giao cho một bộ phận trong công ty cùng với một quy trình đấu thầu công khai (thông thường công ty phải có ít nhất ba bảng chào dịch vụ của 3 hãng vận chuyển khác nhau) sẽ giúp việc lựa chọn hãng vận tải trở nên hiệu quả. Hiện nay nhiều tập đoàn lớn như P&G, The Gap, GE,... đã thực hiện quá trình đấu thầu qua mạng, theo đó các hãng này sẽ yêu cầu các hãng vận chuyển gửi các bảng chào dịch vụ cạnh tranh thông qua trang web của họ nhằm giảm bớt các chi phí liên quan trong quá trình lựa chọn các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển.

3. Khi sử dụng dịch vụ vận tải bên ngoài, cần quy định rõ điều kiện giá dịch vụ trong hợp đồng vận chuyển, trong điều kiện hiện nay nên chọn phương pháp giá linh hoạt. Các DN sử dụng dịch vụ vận chuyển nên yêu cầu các hãng vận chuyển chào giá dịch vụ vận chuyển tách rời với phụ phí xăng dầu. Giá dịch vụ sẽ được giữ nguyên trong suốt thời hạn hợp đồng và chỉ có phụ phí xăng dầu sẽ được điều chỉnh dựa trên giá thị trường.

4. Với DN sử dụng nhiều vận chuyển nội bộ (có đội xe hoặc tàu chuyên chở) nên sử dụng chiến lược bảo hiểm xăng dầu (fuel hedging strategy) nhằm hạn chế sự biến động xăng dầu. Thông qua các thị trường hàng hóa giao sau, các DN này thực hiện nghiệp vụ hedging với việc mua trước xăng dầu ở mức giá thỏa thuận. Hơn thế nữa, các DN này với tư cách là người mua lớn, có khả năng đàm phán được giá tốt với các nhà cung cấp xăng dầu trên thế giới. Công ty United States Postal Service (USPS) đang điều hành đội xe lớn nhất ở nước Mỹ với chi phí cho xăng dầu vào khoảng 1,5 tỷ USD hàng năm. Để quản lý chi phí này, USPS đã sử dụng sức mạnh của tập đoàn để mua xăng dầu (group purchasing), cho phép công ty có thể tiết kiệm chi phí do sức mạnh đàm phán tạo ra; Đồng thời sử dụng một thẻ mua xăng dầu (fuel card) cho tất cả các văn phòng của công ty cho phép công ty nhận được chiết khấu do mua số lượng lớn.

5. Tham gia vào các hiệp hội ngành hàng và chủ hàng để tạo lợi thế đàm phán với các hãng vận chuyển. Trên thực tế, các hãng vận chuyển thường có ưu thế đàm phán hơn so với các chủ hàng và vì thế các hãng vận chuyển thường đơn phương áp dụng các phụ phí hoặc là áp dụng giá cao cho các dịch vụ cung cấp. Điển hình như phụ phí cảng THC (Terminal Handling Charges) do các hãng tàu và hiệp hội các hãng tàu đơn phương áp dụng cho các chủ hàng tại VN. Để tránh tình trạng bị các hãng vận chuyển đơn phương áp đặt các điều kiện không có lợi cho mình, các DN nên tham gia vào các hiệp hội ngành hàng. Các hiệp hội này sẽ đại diện toàn bộ thành viên để đàm phán trực tiếp các hợp đồng vận chuyển với các hãng tàu, và các thành viên có thể sử dụng các hợp đồng này để có thể hưởng được mức giá vận chuyển tốt.

6. Trong các giao dịch quốc tế, các DN nên xây dựng mối quan hệ chiến lược với một số hãng tàu để giành được thế chủ động trong việc đàm phán với người mua về quyền thuê tàu (chuyển từ tập quán thương mại quốc tế từ FOB sang điều kiện “C” trong incoterm). Nhờ đó DN vừa có được mức giá hợp đồng thấp hơn so với mức giá thị trường, vừa có cơ sở để đàm phán với đối tác nước ngoài nhằm giành quyền vận chuyển để từ đó kiểm soát được chi phí vận chuyển và không bị gây sức ép về giá.

7. Các đơn vị nên sử dụng tối đa tiện ích của CNTT, tăng cường năng lực liên kết với các đối tác, nhờ đó DN và nhà cung cấp dịch vụ vận tải có thể thỏa thuận trực tiếp với nhau. Kinh nghiệm ở một số nước có hoạt động vận chuyển tốt là họ tạo thành chuỗi liên kết với nhau thông qua các giao diện điện tử được xây dựng riêng, ở đó các DN vận tải và chủ hàng có thể giao dịch thương thảo hợp đồng trực tiếp với nhau. Việc ứng dụng CNTT đã giúp giảm được những chi phí cho việc đi tìm kiếm đối tác và chi phí về nhân sự và giúp các DN giảm được ít nhất 5% chi phí vận tải.

8. Tham gia vào các sàn giao dịch vận tải. Gần đây các sàn giao dịch thông tin vận chuyển hay sàn giao dịch vận tải bước đầu triển khai tại VN. Đây là một giải pháp CNTT tiên tiến giúp các DN quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh vận tải hàng hóa với nhiều lợi ích, chẳng hạn như kết nối mạng lưới vận tải, giảm đầu tư cho thiết bị máy móc, giảm chi phí cho nhân lực điều hành vận tải, nâng cao hiệu suất vận tải, đơn giản hóa giấy tờ... Các DN cần nghiên cứu tình hình thực tế và chất lượng điều hành của các sàn giao dịch để tham gia và tận dụng lợi ích tiên tiến này.