10 phương pháp tối ưu hóa giao hàng chặng cuối

Chi phí giao hàng ở chặng cuối chiếm hơn 53% tổng chi phí giao hàng và khoảng 28,2% lượng khí thải nhà kính (GHG) đến từ việc đốt nhiên liệu hóa thạch để vận chuyển.

Chi phí giao hàng chặng cuối quá cao so với lợi nhuận thường bắt nguồn từ việc nhiều công ty thương mại điện tử vô tình dự tính mức phí thấp hơn những gì họ thực sự phải trả để vận chuyển đơn hàng. Vấn đề ở đây chính là chi phí giao hàng thực tế rất phức tạp, khó tính toán chính xác khi các doanh nghiệp tự quản lý quá trình giao hàng của mình.

Sự phức tạp và nhu cầu thay đổi liên tục ngày nay càng ảnh hưởng đến việc giao hàng chặng cuối. Kể từ khi đại dịch xảy ra, nhu cầu của người tiêu dùng và khối lượng thương mại điện tử đã tăng lên đáng kể cùng với thời gian giao hàng bị thu hẹp. Các doanh nghiệp có thể giải quyết những thách thức của chặng đường cuối bằng công nghệ và những phương pháp đặc biệt sau đây.

1. Tạo các tuyến đường có thể đáp ứng yêu cầu vận hành

Các yêu cầu ràng buộc điển hình cho tuyến đường chặng cuối bao gồm khung thời gian giao hàng, tình trạng sẵn sàng của tài xế, lịch sử mật độ nhận hàng, sức chứa xe, lịch trình tài xế, vị trí giao hàng và số điểm dừng. Hãy nhận biết các kỹ năng của từng tài xế để sử dụng đúng một số loại phương tiện vận chuyển đặc biệt và lập kế hoạch xung quanh các hạn chế về giờ dịch vụ của họ.

2. Xem xét các ràng buộc về giao hàng

Việc lên kế hoạch tuyến đường vận chuyển nên bao gồm các ràng buộc như quy định chiều cao cầu vượt, loại mặt đường (sỏi so với lát đá), lối đi hẹp, khung thời gian (các bến hàng chỉ mở trong một khoảng thời gian nhất định) và khả năng tiếp cận hạn chế tại địa điểm giao hàng, chẳng hạn như kích thước bến tải và đoạn đường nối để dỡ hàng có sẵn hay không. Biết trước những yếu tố này sẽ giúp tài xế chuẩn bị trước cho việc giao hàng tốt nhất có thể.

3. Hiểu các yêu cầu giao hàng

Trong khi Amazon tập trung vào sự mong đợi của người tiêu dùng, trên thực tế thì việc giao hàng chỉ trong vài giờ lại không xuất hiện nhiều đến vậy. Tìm hiểu những gì khách hàng thực sự muốn so với những gì họ cần có thể giúp tiết kiệm tiền cho cả khách hàng và hoạt động giao hàng của bạn. Nếu một bộ phận cần gấp để không gián đoạn dây chuyền sản xuất, đơn hàng này sẽ cần giao hàng ngay lập tức; các đơn hàng như áo thun đều có thể chờ sau.

4. Dự đoán thời gian xử lý đơn với khách hàng

Xem xét dữ liệu lịch sử để dự đoán thời gian xử lý dừng và giao hàng để tạo ra trình tự dừng tốt nhất trong các tuyến đường mà không lỡ khung thời gian giao hàng cho khách. Phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu này giúp tiết kiệm thời gian quý báu, và bạn có thể nhanh chóng chỉ định một hoặc nhiều xe bán tải cho những tài xế tốt nhất và xem xét lại tất cả các yêu cầu giao hàng hiện tại.

5. Xoay tua các điểm dừng liên tục

Việc lập lại trình tự các điểm dừng liên tục trong một kế hoạch về tuyến đường vận chuyển sẽ đảm bảo dịch vụ giao hàng đúng giờ hơn. Nếu bạn nhận được một đơn hàng mới cho tài xế của mình, bạn có thể thêm chặng dừng mới vào tuyến đường vận chuyển của họ. Tuy nhiên, mọi thứ phải bảo đảm các cam kết về thời gian và giao thông hiện tại để vẫn giao hàng kịp thời nhưng năng suất cao hơn.

6. Lồng ghép dữ liệu thời tiết theo thời gian thực vào kế hoạch đường vận chuyển

Các nhà lập kế hoạch tuyến đường vận chuyển có thể thu thập những thông tin chi tiết có giá trị giúp họ nhanh chóng thích nghi với sự gián đoạn. Bạn có thể xác định các điểm giao hàng có khả năng bị ảnh hưởng và lập các kế hoạch dự phòng xung quanh hoặc cách xa các khu vực bị ảnh hưởng.

7. Sử dụng công nghệ viễn thông, GPS và ELDS

Các công nghệ này có khả năng cải thiện thông tin vị trí theo thời gian thực để khách hàng biết chính xác nơi xe tải sẽ đưa đơn hàng của họ và liệu xe tải sẽ đến đúng giờ hay bị chậm trễ do giao thông. Các thiết bị này cho phép các nhà lập kế hoạch theo dõi tuyến đường trên thực tế theo thời gian thực so với tuyến đường dự kiến để có thể đảm bảo rằng kế hoạch của họ vẫn ổn định và tiết kiệm hơn.

8. Cung cấp cho người điều phối khả năng theo dõi

Điều phối viên cần xem tổng thể hoạt động nhận và giao hàng. Nếu tài xế đến muộn để nhận hàng hoặc giao hàng, họ có thể chủ động thông báo cho khách hàng về sự chậm trễ và giảm số lượng cuộc gọi đến dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn.

9. Sử dụng dữ liệu lịch sử từ viễn thông

Điều này sẽ giúp cải thiện kế hoạch vận tải của bạn liên tục trong tương lai. Nếu sự chậm trễ thường xuyên xảy ra ở một khu vực nào đó của khách hàng, bạn có thể xác định nguyên nhân và giải quyết vấn đề để điều đó không tiếp tục xảy ra nữa.

10. Thu thập và đo lường hiệu suất chính

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) bao gồm số lần giao hàng đã hoàn thành, tỷ lệ giao hàng bị bỏ lỡ, số lần giao hàng trễ, yêu cầu bồi thường thiệt hại, thời gian giao hàng, công suất xe, số lượng khiếu nại,… để theo dõi hiệu quả hoạt động và nâng cao chất lượng dịch vụ. Bạn cũng có thể đo số giờ một chiếc xe chạy trên đường và chia nó cho số giờ chiếc xe đó dừng lại để xác định hiệu suất tổng thể của việc giao hàng.

Tuấn Kiệt (chuyển ngữ)