Doanh nghiệp vừa và nhỏ cần xây dựng một lộ trình số hoá

Công nghệ - Ngày đăng : 10:44, 03/01/2023

Với thực trạng có tới trên 90 % doanh nghiệp logistics Việt Nam là doanh nghiệp vừa và nhỏ thì câu chuyện số hóa cho loại hình doanh nghiệp này vô cùng quan trọng. Do tiềm lực tài chính hạn chế, nhân lực yếu kém nên các công nghệ tiên tiến phục vụ số hóa doanh nghiệp hiện nay như trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (Internet of Things), Block Chain, Robot và tự động hóa (Automation)... là quá xa vời đối với các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.

Số hóa các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ nên tập trung vào các công nghệ đơn giản, phổ biến, phù hợp với trình độ quản lý và tiềm lực hiện có của doanh nghiệp.

Hãy bắt đầu từ những bước đơn giản

Nhiều doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ hiện nay đang loay hoay không biết bắt đầu số hóa doanh nghiệp mình từ đâu. Thực ra doanh nghiệp có thể bắt đầu số hóa bằng các bước đi đơn giản, sơ khai. Mục tiêu của số hóa doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp logistics nói riêng là tạo sự thuận lợi cho khách hàng, rút ngắn các quy trình thủ tục nội bộ để tiết kiệm thời gian từ đó dẫn đến mục tiêu cuối cùng là tiết kiệm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh.

ectronic-board-cable-stem-steam-she-try-testing-her-autonomous-robotic-arm-with-sensors-via-arduino-platform-home-compressed.jpg

Bước đầu tiên mà các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ có thể làm được là scan các tài liệu văn bản nội bộ, các quy trình và phân phối các tài liệu đó qua email hoặc phân phối, lưu trữ, chia sẻ dữ liệu trên trang web công ty thay vì in ấn và phân phối theo cách truyền thống. Có thể thiết lập các nhóm làm việc theo dự án, theo chủ đề, chuyên môn để chuyển tải, chia sẻ văn bản, tài liệu bằng các ứng dụng mạng xã hội như Zalo, Messenger, Wechat... Cách làm này được xem là không chuyên nghiệp với các công ty, tập đoàn lớn nhưng có thể phù hợp với các công ty nhỏ nhờ lợi thế miễn phí và vẫn mang tính khoa học so với các trao đổi công việc truyền thống như gọi điện, nhắn tin vì thông tin được tập trung theo chủ đề, tương tác nhanh chóng.

Doanh nghiệp nên tổ chức các cuộc họp trực tuyến thông qua các nền tảng số miễn phí: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams... thay vì triệu tập các cuộc họp “face to face” tốn kém thời gian và chi phí. Các doanh nghiệp tuỳ theo đặc thù kinh doanh của đơn vị mình có thể xây dựng, đầu tư các phần mềm riêng lẻ: quản lý kho (WMS), quản lý vận tải (TMS), quản lý vật tư phụ tùng, phần mềm khai báo hải quan... thay vì phải đầu tư công nghệ quản lý cho toàn bộ chuỗi cung ứng.

Với các công ty quy mô lớn hơn, có thể xây dựng phần mềm quản lý công việc để điều hành hoạt động công ty trên nền tảng web hoặc app. Các phần mềm quản lý công việc nhìn chung không quá tốn kém nhưng vẫn đáp ứng nhu cầu số hóa của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể lựa chọn các module quản lý riêng lẻ: văn phòng, nhân sự, tài chính... để số hóa doanh nghiệp mình tuỳ theo tiềm lực tài chính và nhân sự của đơn vị. Khi công ty phát triển, doanh nghiệp sẽ hướng tới quản trị doanh nghiệp bằng chương trình quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP hoặc các công nghệ tiên tiến khác.

Các nhân tố quyết định thành công số hoá

Đối với các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ, người đứng đầu doanh nghiệp là người hoàn toàn độc lập ra quyết định nên sẽ đóng vai trò rất quan trọng trong tiến trình số hóa doanh nghiệp. Thông thường lãnh đạo các doanh nghiệp vừa và nhỏ ít quan tâm đến vấn đề số hóa doanh nghiệp vì cho rằng doanh nghiệp có quy mô nhỏ có thể quản lý theo phương thức truyền thống bằng biện pháp thủ công, điều hành doanh nghiệp bằng mệnh lệnh nên không cần số hóa. Mặc khác, một số lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ lại cho rằng số hóa là vấn đề gì vô cùng to tát, tốn nhiều chi phí, chỉ có các doanh nghiệp lớn mới làm được nên không quan tâm. 

data-center-with-server-racks-corridor-room-3d-render-digital-data-cloud-technology-compressed.jpg

Vì vậy, để số hóa doanh nghiệp logistics thành công, người lãnh đạo doanh nghiệp phải có hiểu biết nhất định về số hóa, có quyết tâm số hóa doanh nghiệp nhằm mục đích cao nhất là thoả mãn nhu cầu khách hàng, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Trong quá trình số hóa doanh nghiệp, vấn đề xoá bỏ tư duy quản lý theo kiểu cũ để chuyển sang tư duy quản lý theo kiểu mới, theo hướng số hóa dữ liệu, số hóa quy trình là vấn đề quan trọng và khó khăn nhất trong mỗi doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, cần sự đồng thuận của lãnh đạo cấp trung và nhân viên trong tiến trình số hóa doanh nghiệp. Thông thường, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa số hóa, nhân viên thường quen với cách làm truyền thống: sử dụng văn bản giấy, báo cáo miệng... nên khi chuyển sang số hóa có thể sẽ có một số phản ứng tiêu cực, đặc biệt là đối với nhân viên lao động trực tiếp, lao động phổ thông thiếu kiến thức kỹ năng về công nghệ là các đối tượng cần quan tâm nhất trong doanh nghiệp. Tạo ra sự đồng thuận và thường xuyên duy trì, kiểm soát tiến trình số hóa sẽ mang lại thành công cho doanh nghiệp khi tiến hành số hóa.

Nói đến số hóa các doanh nghiệp cũng không quên nói đến vấn đề đào tạo. Mặc dù hàm lượng công nghệ sử dụng cho các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ không cao nhưng doanh nghiệp cũng cần xây dựng chương trình đào tạo kiến thức kỹ năng công nghệ thông tin cho nhân viên, đặc biệt là nhân viên lao động trực tiếp, lao động giản đơn: lái xe, thủ kho, nhân viên giao nhận hàng hóa, nhân viên thủ tục hải quan... để họ có thể sử dụng thuần thục các phần mềm, các ứng dụng công nghệ đang sử dụng tại doanh nghiệp.

Lựa chọn công nghệ để số hóa cũng là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp thành công. Nếu chọn sai công nghệ, không phù hợp với tiềm lực tài chính và khả năng đáp ứng của nguồn nhân lực sẽ dẫn đến thất bại. Vì vậy lãnh đạo doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ thực trạng doanh nghiệp mình trước khi quyết định lựa chọn công nghệ để số hóa.

Doanh nghiệp cần xây dựng một lộ trình số hóa từ thấp đến cao tương ứng với chiến lược phát triển của mình. Doanh nghiệp càng phát triển thì hàm lượng số hóa trong doanh nghiệp càng phải cao hơn và cuối cùng khi điều kiện chín muồi sẽ tiến hành chuyển đổi số cho toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp.

TS. Võ Duy Nghi