Trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa có thể tạo ra giá trị lớn trong nhiều cấp độ đối với quy trình mua sắm của một tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là cách nó hoạt động như một "hệ số nhân lực", rút ngắn chu kỳ tìm nguồn cung ứng và giải phóng thời gian để đẩy nhanh các hoạt động khác.
Đây là quan điểm của David Doyle, Giám đốc điều hành và đồng sáng lập của Forestreet, nền tảng SaaS do AI điều khiển cho phép khám phá thị trường và nhà cung cấp theo thời gian thực trên khắp các khu vực địa lý và ngôn ngữ.
Ông nói thêm: “Việc sử dụng AI cũng có thể mở rộng cơ sở cung cấp, quét và phân tích nhiều nhà cung cấp tiềm năng hơn trong một khoảng thời gian ngắn. Điều này thúc đẩy sự đổi mới bằng cách tạo ra nhiều nhà cung cấp tiên phong hơn. Tương xứng, việc tận dụng AI để nhận dạng nhà cung cấp có thể làm tăng tính đa dạng của chuỗi cung ứng. Việc sử dụng tập dữ liệu rộng như vậy có thể loại bỏ sự thiên vị gần bằng cách bao gồm nhiều tùy chọn hơn và loại bỏ nhu cầu dựa vào ý kiến của một nhóm chuyên gia".
“Khả năng xác định nhanh chóng và đưa lên một nhà cung cấp thay thế cũng mang lại khả năng bảo vệ tốt nhất trước sự gián đoạn liên tục. AI cũng giúp loại bỏ rủi ro cho chuỗi cung ứng, bằng cách phát hiện ra những bất thường và vấn đề với các nhà cung cấp sớm hơn trong quy trình, trước khi thời gian được đầu tư để nghiên cứu các lựa chọn này hoặc trước khi những thách thức về nguồn cung ứng xảy ra.”, ông nói thêm.
Tất nhiên, tất cả những điều này dẫn đến các quyết định tốt hơn, dựa trên dữ liệu được đưa ra với tốc độ nhanh, giảm những yếu kém và thúc đẩy đổi mới.
Một số sự thật về AI mua sắm
Hầu hết mọi người hiểu AI và tự động hóa theo cách diễn xuất của Hollywood hoặc thông qua các cửa sổ hẹp trong trải nghiệm gần của họ. Doyle nhắc nhở chúng ta rằng AI là một thuật ngữ chung, bao gồm rất nhiều phần mềm và thuật toán khác nhau.
Ông nói: “Có lẽ khi nghĩ về AI, chúng ta nghĩ ngay đến hình ảnh những chiếc xe tự lái hoặc trợ lý ảo, như Alexa và Siri. Nhưng AI rộng hơn thế này nhiều. Nói về AI trong mua sắm thực sự đề cập đến bất kỳ phần mềm nào có khả năng học các nhiệm vụ cụ thể". “Những công nghệ này có thể bao gồm học máy (ML), một loại AI nhận dạng mẫu sử dụng hành vi trong quá khứ để đưa ra quyết định hoặc dự đoán và xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP), các thuật toán cụ thể có thể phân tích, đọc và hiểu ngôn ngữ của con người.
“Việc kết hợp các công nghệ khác nhau này lại với nhau có thể gây nhầm lẫn cho các nhóm vận hành không phải là chuyên gia trong lĩnh vực này".
Doyle nói: “Một sự xuyên tạc khác dựa trên sự nhầm lẫn này là chúng ta vẫn thường có xu hướng coi AI là một thứ gì đó mang tính tương lai cao. Đúng vậy, một lượng lớn công nghệ AI cực kỳ tiên tiến. Nhưng các công nghệ AI đã được nhúng vào nhiều quy trình mua sắm và được sử dụng hàng ngày trên hầu hết mọi khía cạnh của cuộc sống của chúng ta.”
Theo Khảo sát Giám đốc mua sắm (CPO) toàn cầu năm 2021 của Deloitte, 50% CPO cho biết công ty của họ đang sử dụng hoặc thử nghiệm giải pháp trí tuệ nhân tạo hoặc trí tuệ nhận thức. Doyle nói: “Vẫn còn một chặng đường dài phía trước". “Nhưng AI không phải là thứ gì đó trong tương lai xa. Đó là một công nghệ đã được phát triển tốt mà nhiều chức năng thu mua đã triển khai. Và bất kỳ công ty nào chưa sử dụng các giải pháp AI, thực sự cần phải suy nghĩ nghiêm túc và nhanh chóng về cách họ có thể bắt đầu tận dụng công nghệ này, nếu không sẽ có nguy cơ bị tụt lại phía sau.”
Rào cản đối với việc áp dụng AI trong mua sắm
Khi được hỏi về điều mà ông cho rằng rào cản chính đối với việc áp dụng thành công AI và tự động hóa là gì, Doyle nói: “Có khả năng, sẽ có nhiều bóng ma giống nhau đã ám ảnh các chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số trong suốt nhiều thập kỷ: giao tiếp kém giữa các bộ phận bị cách ly, lo ngại về chi phí và sự phức tạp, thiếu kiến thức từ ban lãnh đạo và sự miễn cưỡng thay đổi những thói quen đã ăn sâu, trong số những thứ khác".
“Các vấn đề liên quan đến nhân tài và văn hóa đặt ra một trong những thách thức lớn nhất đối với các tổ chức muốn áp dụng công nghệ mới.”. “Một số nỗi sợ hãi này là có cơ sở. Các mô hình lịch sử có thể 'trôi' khỏi thực tế, vì vậy các mô hình cần được kiểm tra và bảo trì. Những kỹ năng mới là cần thiết cho việc này – ngay cả khi nó chỉ là để hiểu những gì cần chú ý", ông nói thêm.
“Chúng ta cũng cần nghĩ đến việc tăng cường cũng như tự động hóa. Chúng tôi thường nói về điều thứ hai khi việc giảm số lượng nhân viên trong số các đồng nghiệp của bạn là một triển vọng hấp dẫn đối với chỉ một số lượng rất nhỏ đồng nghiệp. Thay vào đó, chúng ta cần tập trung vào cách AI có thể tăng cường chức năng mua sắm, mang lại cho chúng "siêu năng lực" để làm hài lòng các khách hàng doanh nghiệp của mình. Sự thay đổi quan điểm đơn giản này sẽ chuyển tâm trạng âm nhạc từ lo lắng sang nhiệt tình.”
Và đừng ngại bắt đầu từ những việc nhỏ, Doyle khuyên. “Bạn không cần phải đại tu tất cả mọi thứ cùng một lúc để ngay lập tức bắt đầu đạt được những lợi thế đáng kể từ việc sử dụng AI trong chuỗi cung ứng của mình. Việc áp dụng các công cụ AI cụ thể để bổ sung cho các phần khác nhau của quy trình mua sắm có thể là một cách tiếp cận hiệu quả.”
Tự động hóa thúc đẩy năng suất và tính bền vững
Doyle tin rằng AI sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy năng suất và tính bền vững cao hơn. Ông nói: “Một lợi thế trước mắt là việc sử dụng AI có thể "tăng tốc" và đẩy nhanh quá trình mua sắm. AI có thể xác định các mẫu, cắt giảm đáng kể chu kỳ tìm nguồn cung ứng và tự động hóa các nhiệm vụ thông thường, giải phóng thời gian cho các thành viên của nhóm mua sắm đảm nhận vai trò chiến lược hơn".
“Xét về tính bền vững, AI một lần nữa sẽ đóng một vai trò quan trọng. Khi Quản trị Môi trường và Xã hội (ESG) ngày càng trở nên quan trọng, các nhóm thu mua sẽ cần thận trọng hơn đối với các nhà cung cấp và sửa đổi các tiêu chí lựa chọn để kết hợp những mối quan tâm này. Sử dụng AI có thể hỗ trợ quá trình này; cho phép các công ty ưu tiên các nhà cung cấp có thông tin ESG mạnh mẽ ngay từ đầu; tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời đảm bảo danh mục các nhà cung cấp có đạo đức hơn.”
Ông nói thêm: "Dữ liệu chất lượng cao luôn sẵn có nghĩa là các quyết định chiến lược, chính xác hơn có thể được đưa ra trong nội bộ và đáp ứng nhu cầu kinh doanh luôn thay đổi. Các công ty đang ngày càng đòi hỏi thông tin cập nhật và thậm chí theo thời gian thực. chúng có thể tự tạo ra và nó có thể ngày càng trở nên đáng chú ý hơn nếu các nhóm mua sắm đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu lịch sử, lỗi thời và tin tưởng vào các xu hướng hiện có. Chúng ta cần đưa bối cảnh mới này vào lộ trình mua sắm công nghệ của mình.”
Tương lai của AI & tự động hóa trong mua sắm
Doyle nói: “Tương lai của AI và tự động hóa trong mua sắm rất thú vị. Có khả năng sẽ có những bước tiến lớn và tiến bộ về năng lực của AI trong những năm tới, từ khả năng ra quyết định được cải thiện đến AI có thể đóng vai trò đàm phán thành công.
“Những thách thức đạo đức mới cũng sẽ nảy sinh khi AI đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong các quy trình mua sắm, chẳng hạn như các câu hỏi xung quanh khả năng giải thích và tính minh bạch của AI. Nhưng có lẽ thay đổi mạnh mẽ nhất chỉ đơn giản là cách chúng ta nhìn nhận AI trong mua sắm. Càng ngày, AI sẽ càng trở thành cách mà mọi thứ được thực hiện.”
Doyle nói: “Bản thân chức năng mua sắm luôn thay đổi. Các nhóm thu mua đã được chú ý khi sự gián đoạn hậu cần và thay đổi sản xuất gây ra các vấn đề về chuỗi cung ứng và mối quan tâm về ESG trở nên cấp bách hơn, với việc khách hàng yêu cầu sự minh bạch và nhận thức đạo đức cao hơn".
“Khi áp lực tăng lên, AI sẽ rất quan trọng để giúp các công ty phản ứng hiệu quả và nhanh chóng, đồng thời mở đường cho một tương lai tươi sáng hơn, bền vững hơn cho hoạt động mua sắm". “Giống như việc lựa chọn có tập trung vào ESG hay không và các mối quan tâm về tính bền vững sẽ không phải là tùy chọn, việc áp dụng các công nghệ AI cũng sẽ trở thành một phần cần thiết trong lộ trình mua sắm công nghệ.”, ông nhận định.
