Chất lượng phải được định nghĩa trước khi giao hàng
Không thể chỉ ghi “gạo ngon” rồi mặc định bên mua và bên bán hiểu giống nhau. Hợp đồng và hồ sơ kiểm tra cần diễn đạt rõ giống hoặc nhóm giống, tỷ lệ tấm, độ ẩm, hạt hư hỏng, tạp chất, đặc tính cảm quan và các tiêu chí thực tế có thể đo. Các yêu cầu về an toàn thực phẩm và xuất xứ cũng cần được xác minh theo thị trường đích và hợp đồng cụ thể. Một mã truy xuất không thay cho việc kiểm nghiệm chất lượng của hàng thật.
Tách lô bắt đầu từ nơi tiếp nhận
Mỗi lô đầu vào cần có mã liên kết với đơn vị cung cấp, ngày nhận, khối lượng và kết quả kiểm tra ban đầu. Khi dùng chung phễu, băng tải, dây chuyền hoặc kho, việc chuyển từ lô này sang lô khác phải có kế hoạch làm sạch, kiểm tra hàng còn sót và ghi người xác nhận. Khi phối trộn hợp lệ, cần tạo mã lô đầu ra mới liên kết được với các lô đã sử dụng. Một biển tên ngoài kho không đủ để bảo vệ tính riêng biệt nếu luồng hàng thực tế vẫn có thể trộn lẫn.
Minh bạch hồ sơ ở điểm giao nhận
Trước khi xuất, doanh nghiệp nên đối chiếu mã lô trên bao, chứng từ, kết quả kiểm tra và kế hoạch vận chuyển. Cần phân biệt chênh lệch khối lượng do hao hụt chế biến với sai lệch chưa giải thích được; không suy luận rằng mọi sai lệch đều là vi phạm. Một lô được quản lý tốt phải trả lời: nguồn từ đâu, đã qua những công đoạn nào, đang ở đâu, sẽ giao cho đơn hàng nào? Khi có khiếu nại, thời gian truy lại câu trả lời quan trọng không kém vẻ đẹp của bao bì.
Điều làm nên năng lực cạnh tranh của gạo chất lượng cao không dừng ở việc tạo ra sản phẩm tốt, mà còn là khả năng giao đúng loại hàng đã hứa và chứng minh được toàn bộ hành trình của lô hàng. Chuỗi cung ứng có kỷ luật chính là phần giá trị mà người mua có thể kiểm chứng.
