Nội gián không nhất thiết là một “kẻ xấu” từ đầu
Dữ liệu bồi thường mất cắp hàng hóa của TT Club cho thấy khoảng 10% vụ năm 2024 có nghi ngờ nội gián tham gia; năm 2025, tỷ lệ tăng lên 14%. Gian lận hoặc mạo danh đơn vị vận tải chiếm 32% yêu cầu bồi thường năm 2025, cho thấy thông tin bị lộ từ bên trong có thể tiếp tay cho tội phạm bên ngoài.
Cơ quan An ninh mạng và An ninh cơ sở hạ tầng Hoa Kỳ (CISA) xác định người bên trong có thể gây hại cố ý hoặc vô ý. Bán thông tin nhận hàng là hành vi cố ý; gửi bản kê qua tài khoản cá nhân hoặc để lộ mật khẩu có thể do bất cẩn. Tài khoản nhà thầu bị chiếm quyền lại mở đường cho kẻ ngoài.
Người nội bộ biết ca trực, điểm khuất camera, vị trí hàng giá trị cao, số niêm phong, giờ xe tới, đơn vị vận tải được duyệt và người được phép bỏ qua quy trình. Lợi thế hiểu biết này giúp tội phạm nhắm đúng điểm yếu.
Thuê ngoài mở rộng phạm vi người bên trong. Nhân viên kho, lao động thời vụ, bảo vệ, đội bảo trì, đối tác công nghệ, vận tải và môi giới cùng dùng hạ tầng hoặc dữ liệu. Quyền truy cập tồn tại quá lâu sẽ tạo thêm điểm có thể bị lợi dụng, dù không ai chủ ý làm sai.
Kiểm soát cần bắt đầu từ thiết kế hệ thống: quyền truy cập có thể bị lạm dụng, sử dụng sai hoặc bị chiếm quyền. Cần giới hạn quyền theo vai trò, thời gian, mục đích và khả năng kiểm chứng.
Không mặc nhiên tin cậy: Từ tài khoản đến cửa kho
Theo Viện Tiêu chuẩn và Công nghệ Quốc gia Hoa Kỳ (NIST), không mặc nhiên tin cậy nghĩa là xác thực và cấp quyền cho từng lần truy cập. Người dùng hoặc thiết bị không tự động được tin cậy vì ở trong mạng nội bộ hay thuộc doanh nghiệp. Nguyên tắc áp dụng tới cổng kho, khu bốc dỡ, phòng lưu giữ niêm phong, trung tâm điều phối và dữ liệu lô hàng.
Trước hết, chỉ cấp quyền tối thiểu. Nhân viên soạn hàng không cần biết toàn bộ giá trị lô hàng; tài xế không cần bản kê chuyến khác; nhà thầu không cần sơ đồ tồn kho; lao động thời vụ không cần tài khoản sau ca. Quyền phải đúng nhiệm vụ, địa điểm và thời gian.
Tiếp theo là phân tách nhiệm vụ. Một người không nên vừa tạo hồ sơ đơn vị vận tải, vừa sửa thông tin ngân hàng, duyệt nhận và giao hàng. Với lô giá trị cao, thay đổi tài xế, đầu kéo, điểm giao hoặc tài khoản ngân hàng cần người thứ hai phê duyệt hoặc gọi lại qua kênh độc lập để hạn chế gian lận.
Nhật ký cần ghi ai xem bản kê, tải danh sách khách hàng, mở kho ngoài giờ, sửa chỉ dẫn nhận hàng hoặc bỏ qua sai lệch niêm phong. Tài khoản xem hàng loạt hồ sơ không liên quan hoặc thẻ vào khu vực ngoài quyền được cấp phải kích hoạt cảnh báo.
Cuối cùng, định kỳ xác nhận lại quyền và thu hồi ngay khi nhân viên nghỉ việc, nhà thầu kết thúc dự án hoặc đối tác đổi người. Tài khoản dùng chung hay thẻ không gắn danh tính làm mất khả năng truy vết. Mỗi hành động nhạy cảm phải gắn với một người cụ thể.
Sáu lớp kiểm soát gồm: cấp quyền tối thiểu; phân tách nhiệm vụ; phê duyệt thứ hai cho thay đổi nhạy cảm; ghi nhật ký và cảnh báo bất thường; định kỳ rà soát quyền; thu hồi quyền ngay khi nhiệm vụ kết thúc. Mục tiêu là thiết kế quy trình để một người không thể tự gây tổn thất lớn, dù cố ý, bất cẩn hoặc bị chiếm quyền truy cập. Các lớp kiểm soát cần hỗ trợ phối hợp và xác định trách nhiệm.
Chuỗi thuê ngoài nhiều tầng cần quản trị quyền truy cập tốt hơn
Tại Việt Nam, thuê ngoài nhiều tầng khiến rủi ro này đáng chú ý. Chủ hàng thuê đơn vị dịch vụ logistics; đơn vị này thuê hãng vận tải, rồi hãng vận tải giao cho nhà thầu phụ. Kho dùng bảo vệ, lao động thời vụ; công nghệ do đối tác khác vận hành. Mỗi bên có thể nắm thông tin đăng nhập, thẻ, dữ liệu hoặc quyền can thiệp trực tiếp.
Với điện tử, dược phẩm, kim loại và linh kiện giá trị cao, cần phân loại thông tin theo mức độ cần biết. Không phải ai cũng cần biết giá trị hàng, vị trí lưu trữ chính xác hay toàn bộ tuyến đường. Thông tin nên được chia theo nhiệm vụ, chỉ cấp khi công việc bắt đầu.
Kho có thể cấp quyền theo khu vực và thời gian. Nhân viên soạn hàng chỉ vào khu được phân công; khu hàng giá trị cao cần hai người cùng xác thực; nhà thầu chỉ có quyền trong thời gian bảo trì. Kết nối camera, nhật ký thẻ, hệ thống quản lý kho và dữ liệu cổng giúp truy vết thống nhất.
Cần xác minh tài xế và phương tiện từng lần nhận hàng. Thay đổi bất thường về người điều độ, rơ-moóc, biển số hoặc giờ nhận cần xác minh bổ sung. Cách này hạn chế việc dùng thông tin nội bộ để dựng một lần nhận hàng có vẻ hợp lệ.
Bản kê hàng, giá trị hàng, mật khẩu, mã niêm phong và chỉ dẫn nhận hàng không nên lưu chuyển trong nhóm trò chuyện cá nhân thiếu kiểm soát. Kênh giao tiếp có phân quyền, thời hạn lưu trữ và nhật ký kiểm tra giúp giảm chuyển tiếp nhầm, phát tán ngoài ý muốn và hỗ trợ điều tra.
Nhân sự và an ninh cần phối hợp, tránh quy kết nhân viên. CISA khuyến nghị phối hợp nhiều bộ phận, kết hợp chính sách, nâng cao nhận thức, thực hành quản lý và cơ chế báo cáo. Môi trường cho phép báo quyền truy cập bất thường mà không bị quy kết giúp phát hiện vấn đề sớm.
Chỉ số an ninh nên đo hiệu quả kiểm soát bên cạnh kết quả “không mất hàng”: tài khoản không còn người chịu trách nhiệm, người dùng có quyền vượt nhiệm vụ, rà soát quyền quá hạn và thay đổi lô hàng thiếu phê duyệt thứ hai. Các chỉ số này giúp nhận diện điểm yếu trước khi tổn thất xảy ra.
Rủi ro từ bên trong nhắc rằng chuỗi cung ứng cần nhiều hơn tường, khóa và GPS để được bảo vệ. Hệ thống phòng vệ bên ngoài có thể vững chắc nhưng vẫn dễ bị tổn hại nếu quyền truy cập bên trong quá rộng, kéo dài và thiếu nhật ký.
Niềm tin cần được kiểm chứng lại ở từng hành động nhạy cảm. Khi quyền ra vào, danh tính trên hệ thống số và thẩm quyền vận hành được quản lý thống nhất, doanh nghiệp có cơ sở tin cậy để phối hợp mà không biến niềm tin thành lỗ hổng.
