Quản lý dự án bất động sản hiệu quả cần phương án từ nền tảng ban đầu

Các chuyên gia của Savills đã chia sẻ về những kinh nghiệm quản lý được đúc rút từ quá trình tư vấn và vận hành các dự án bất động sản trong 29 năm qua tại thị trường Việt Nam. Theo bà Vũ Kiều Hạnh, Giám đốc, Bộ phận Quản lý Quản lý Bất động sản, Savills Hà Nội, một vài vấn đề về vận hành liên quan mật thiết tới những bước đầu xây dựng dự án có thể kể đến như:

Thứ nhất, giao thông trong tòa nhà, bao gồm cả giao thông trục đứng và trục ngang còn thiếu hợp lý, gây xung đột, khó khăn cho các nhóm có mục đích di chuyển khác nhau trong tòa nhà. Hơn nữa, việc lắp đặt hay sử dụng các thiết bị nhằm phân luồng, dẫn hướng giao thông chưa hợp lý, tiềm ẩn nguy cơ mất an toàn.

Tiếp đó, việc sử dụng dây chuyền công năng, trang thiết bị chưa phù hợp. Cụ thể, dự án có thể thiếu phòng chức năng, trang thiết bị cần thiết, sử dụng vật liệu, cây cối hay đồ nội thất chưa phù hợp, chưa có các phân định chặt chẽ từ đầu giữa các nhóm người sử dụng dự án, chưa phân tách được quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm giữa chủ sở hữu trong các khu phức hợp.

Điều này cũng sẽ gây khó khăn cho quá trình vận hành và bảo trì sau này. Việc thiết kế cũng cần được quan tâm, bởi các thiết kế nếu chưa đúng tiêu chuẩn, chưa phù hợp với quy mô và công năng của dự án sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro cho cư dân hoặc khách thuê, gây khó khăn cho quá trình vận hành.

Một số vấn đề khác, thường gặp đồng thời liên quan tới việc nội quy dự án chưa rõ ràng, chưa đủ chi tiết để làm cơ sở thực hiện. Đối với dự án căn hộ, nhiều chủ đầu tư sử dụng nội quy mẫu trong các văn bản pháp lý liên quan. Tuy nhiên, nội quy này nếu không được tinh chỉnh theo đặc thù dự án sẽ thiếu tính thực tế, không quy định rõ hướng giải quyết triệt để vấn đề. Hơn nữa, các nội quy hiện nay thường quy định những điều được làm hoặc không được làm nhưng thiếu chế tài xử phạt cụ thể.

Nhiều dự án gặp khó khăn trong vấn đề quản lý chi phí vận hành. Ngay từ thời điểm phát triển ban đầu, dự án chưa xem xét đầy đủ các yếu tố vận hành khi tính toán chi phí đưa vào hợp đồng mua bán, dẫn tới thiếu quỹ vận hành sau này, thậm chí chưa tính toán đến các kịch bản tài chính khác nhau để chuẩn bị dòng tiền hợp lý.

Nguyên nhân có thể là từ phía đơn vị phát triển chưa theo sát các thay đổi liên tục về thị trường, luật, chính sách thuế, mô hình tài chính và tình hình tài chính… để cân nhắc giải pháp tài chính phù hợp đối với chi phí vận hành và bảo trì. Đặc biệt, đối với các dự án phức hợp, câu chuyện có thể là do chủ đầu tư chưa hình dung, thiết lập và thỏa thuận được nghĩa vụ tài chính của các chủ sở hữu.

Bà Hạnh phân tích: “Các vấn đề phát sinh trong thời gian dự án đã đi vào vận hành thường khó giải quyết, gây ảnh hưởng tới mối quan hệ của các bên liên quan, bao gồm chủ đầu tư, cư dân và ban quản lý. Việc vận hành một dự án đòi hỏi đơn vị có nhiều kinh nghiệm chuyên môn, nắm rõ các bước từ xây dựng phương án quản lý, phương án giao thông, hệ thống điều hòa, đèn điện, cảnh quan, làm rõ các yếu tố chung – riêng đến lên kế hoạch chi phí vận hành.

Việc dự án chưa xem xét toàn diện các yếu tố vận hành trong thiết kế kiến trúc, hệ thống kỹ thuật, các yếu tố về sở hữu chung – riêng, xây dựng ngân sách hay xây dựng nội quy sẽ vô hình chung tạo nên áp lực cho công tác vận hành ngay khi dự án được đưa vào sử dụng. Hơn nữa, pháp luật hiện chưa quy định việc phải xác định rõ ràng một cách chi tiết các cấu phần thuộc phạm vi sở hữu chung - riêng trong thiết kế, phê duyệt dự án nên thực tế áp dụng còn nhiều khó khăn. Tuy nhiên, những vấn đề này hoàn toàn có thể tránh được nếu dự án được thiết kế và lập kế hoạch hợp lý ngay từ thời điểm ban đầu”.

Nhận định về các giải pháp, bà Trần Minh Ái, Giám đốc cấp cao, Bộ phận Quản lý Bất động sản, Savills TP. Hồ Chí Minh cho rằng, các dự án cần sử dụng đơn vị tư vấn có kinh nghiệm, tham gia từ giai đoạn đầu của dự án để có thể xem xét toàn bộ thiết kế kiến trúc và cơ điện từ đó đưa ra các đề xuất phù hợp với từng giai đoạn của dự án.

Ngoài ra, “Việc tính toán chính xác chi phí chuẩn bị vận hành, chi phí vận hành của dự án, mô hình phân bổ chi phí, các kịch bản, mô hình tài chính của dự án cũng cần được lưu tâm. Đồng thời, việc phân tích các diện tích sở hữu trong dự án cũng là một vấn đề cần xem xét từ thời điểm đầu tiên khi nộp Quy hoạch tổng thể. Phân loại các loại diện tích sở hữu để rõ ràng về diện tích sở hữu chung – riêng bao gồm: Diện tích thuộc sở hữu của nhà nước, diện tích sở hữu chung của toàn dự án, sở hữu riêng của trung tâm thương mại (nếu có), sở hữu riêng của chung cư, sở hữu riêng của văn phòng.

Chủ đầu tư cần biết rõ sẽ có bao nhiêu loại hình sở hữu trong dự án, từng vị trí, thiết bị trong tòa nhà thuộc sở hữu của ai, được sử dụng bởi ai và được quản lý bởi ai. Ngoài ra, cần biết rõ doanh thu hoặc chi phí trong quá trình vận hành sẽ cần thuộc về ai hoặc trách nhiệm của ai.

Điều này có thể dễ dàng được xử lý thông qua các bước nhận định và mã hóa bản vẽ theo từng loại hình diện tích sở hữu. Việc đề xuất quyền và nghĩa vụ của từng chủ sở hữu đối với từng loại diện tích sở hữu và xây dựng bộ nội quy phù hợp với thiết kế và tính chất của dự án là những giải pháp quan trọng”, bà Ái phân tích thêm.

Việc tính toán và cân nhắc các phương án vận hành tại thời điểm dự án mới được lên ý tưởng là chìa khóa để giảm thiểu các vấn đề tranh chấp sau khi đưa dự án vào hoạt động. Hơn nữa, năng lực điều hành và kinh nghiệm vận hành của đơn vị quản lý được đánh giá là yếu tố chính trong hoạt động quản lý, sử dụng bất động sản, do ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sinh hoạt của các cư dân, khách thăm quan hay khách thuê dự án.

Vì vậy, trước hết cần tìm kiếm đơn vị quản lý chuyên nghiệp, có trình độ và để các đơn vị này tham gia sớm từ những bước đầu tiên khi xây dựng kế hoạch dự án nhằm đảm bảo tính toán kỹ lưỡng các trường hợp, duy trì tính minh bạch và giảm thiểu những rủi ro cần thiết sau khi dự án được đưa vào hoạt động.

Việc này có ý nghĩa đối với hiệu quả của dự án, từ mặt sử dụng không gian cho tới vận hành, đảm bảo ổn định tài chính, quản lý rủi ro và gia tăng trải nghiệm đối với cư dân, khách thuê sau này. Từ đó đảm bảo, thậm chí gia tăng giá trị cho dự án bất động sản, dù là dự án nhà ở hay thương mại.