Từ nhiều điểm xử lý đến một trung tâm nghiệp vụ
Trong mô hình truyền thống, thủ tục thường gắn với địa điểm hàng hóa và từng đơn vị hải quan cửa khẩu. Khi doanh nghiệp làm hàng qua nhiều cảng, cách xử lý và tốc độ phản hồi có thể khác nhau. Thông quan tập trung tách hai việc vốn lâu nay đi cùng nhau: xử lý hồ sơ và kiểm tra vật lý.
Tại Chi cục Hải quan khu vực III, việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ được đưa về Đội Thông quan tại 1328 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải Phòng. Các đơn vị cửa khẩu tập trung kiểm tra thực tế và giám sát hàng hóa. Với doanh nghiệp, thay đổi cốt lõi là một đầu mối nghiệp vụ thay cho xử lý phân tán.
Cục Hải quan xác định mô hình hướng tới năm mục tiêu: tập trung xử lý nghiệp vụ; thống nhất pháp luật và quy trình; giảm thời gian, chi phí; nâng hiệu quả quản lý rủi ro và thu thuế; đồng thời tăng ứng dụng công nghệ. Đây là chuyên môn hóa công việc, không chỉ là tái bố trí nhân sự.
Kết quả ban đầu cho thấy lợi ích có thể đo được. Sau một tháng, Đội Thông quan xử lý 45.425 tờ khai; thời gian luồng vàng giảm khoảng 12-19%. Đến giữa tháng 7/2026, số tờ khai đã vượt 64.000 và thời gian thông quan trung bình toàn Chi cục giảm khoảng 16%.
Ý nghĩa sâu hơn nằm ở tính nhất quán. Khi hồ sơ cùng loại được đưa về một đầu mối, cơ quan quản lý có thể chuyên sâu hơn, giảm khác biệt trong xử lý và tích lũy dữ liệu lớn hơn cho phân tích rủi ro. Đây là bước từ “điện tử hóa thủ tục” sang “quản trị bằng dữ liệu”.
Một dòng dữ liệu quan trọng hơn một địa điểm
Thông quan tập trung chỉ tạo khác biệt nếu dữ liệu cũng được tái sử dụng. Bộ Tài chính cho biết mô hình Hải Phòng đi cùng số hóa chứng từ; chứng từ đã số hóa không phải nộp lại bản scan có ký số hoặc bản giấy, trừ trường hợp có dấu hiệu vi phạm. Trọng tâm vì thế chuyển từ “nộp hồ sơ” sang “truy cập dữ liệu đã có”.
Logic này gần với Single Window nhưng không hoàn toàn giống nhau. Single Window tạo một điểm vào dữ liệu cho nhiều cơ quan biên giới; thông quan tập trung Hải Phòng hiện tập trung xử lý trong nội bộ Hải quan. Hai mô hình bổ trợ nhau: một bên giảm số điểm tương tác, bên kia giảm xử lý lặp lại.
Ở cấp quốc tế, WCO Data Model là “ngôn ngữ chung” cho dữ liệu thương mại. Phiên bản 4.3.0 công bố tháng 7/2026 bổ sung JSON tags và mở rộng hỗ trợ chứng từ số. Một trung tâm xử lý chỉ hiệu quả khi dữ liệu từ doanh nghiệp, cảng và cửa khẩu có cấu trúc thống nhất, máy đọc được.
EU cũng vận hành Centralised Clearance for Import ở cấp xuyên quốc gia: doanh nghiệp đủ điều kiện có thể nộp tờ khai tại nơi đặt trụ sở trong khi hàng được xuất trình tại hải quan ở quốc gia thành viên khác. Hệ thống số phối hợp xử lý tờ khai và giải phóng hàng, cho thấy hồ sơ có thể được xử lý tách khỏi địa điểm hàng hóa.
Thông quan tập trung chỉ tạo giá trị khi bốn lớp vận hành cùng nhau: một đầu mối nghiệp vụ chuyên sâu; hồ sơ số có thể tái sử dụng; quản lý rủi ro dựa trên dữ liệu; và phối hợp thông suốt giữa trung tâm xử lý với cửa khẩu nơi hàng thực tế đang nằm. Nếu chỉ gom cán bộ về một nơi nhưng dữ liệu vẫn phân mảnh, mô hình mới sẽ là “tập trung địa điểm” chứ chưa phải “tập trung quản trị”.
Hải Phòng là phép thử cho mô hình hải quan thông minh
Hải Phòng được chọn vì là đầu mối xuất nhập khẩu lớn, có lưu lượng tờ khai cao và hệ sinh thái logistics đủ phức tạp để kiểm chứng mô hình. Chi cục Hải quan khu vực III bố trí 89 công chức chuyên trách cho Đội Thông quan và tổ chức đào tạo cho cán bộ, doanh nghiệp trước khi vận hành.
Một thay đổi đáng chú ý là nguyên tắc phi giấy tờ và hạn chế tiếp xúc trực tiếp. Hải quan định hướng trao đổi với người khai qua hệ thống, qua đó giảm đi lại và hạn chế xử lý tùy nghi. Mô hình cũng chuyển mạnh từ kiểm tra trong thông quan sang hậu kiểm, phù hợp với quản lý dựa trên tuân thủ và rủi ro.
Tháng 9/2026, Hải quan Việt Nam đánh giá thí điểm Hải Phòng là nền tảng để tiếp tục hoàn thiện và nghiên cứu nhân rộng. Điều cần theo dõi không chỉ là tốc độ mà còn là chất lượng kiểm soát: mức độ áp dụng pháp luật nhất quán, hiệu quả phát hiện rủi ro và trách nhiệm giữa trung tâm xử lý với cửa khẩu.
Với doanh nghiệp logistics, mô hình mới cũng đòi hỏi thay đổi nội bộ. Master data, mã đơn vị khai báo, chứng từ số, phân quyền người dùng và quy trình phản hồi yêu cầu bổ sung phải được quản trị chặt hơn. Khi Hải quan xử lý tập trung, lỗi dữ liệu cũng bị nhận diện nhanh và nhất quán hơn.
Về dài hạn, lợi ích lớn nhất nằm ở khả năng nối thông quan tập trung với cảng số, cửa khẩu số, National Single Window và quản lý rủi ro. Khi hồ sơ không còn “thuộc” một quầy hay cửa khẩu cụ thể, nguồn lực có thể được phân bổ theo rủi ro và khối lượng thực tế.
Thông quan tập trung cho thấy chuyển đổi số hải quan không chỉ là đưa biểu mẫu lên mạng, mà là thiết kế lại nơi dữ liệu được tiếp nhận, cách hồ sơ được xử lý và cách quyết định phối hợp với hàng hóa ngoài thực địa.
Một đầu mối chỉ thực sự mạnh khi đi cùng một dòng dữ liệu thống nhất. Nếu Hải Phòng chứng minh mô hình nhanh hơn, nhất quán hơn và vẫn kiểm soát tốt rủi ro, thông quan tập trung có thể trở thành bước nền để Hải quan Việt Nam đi từ thủ tục điện tử sang hải quan số và hải quan thông minh.
