(Vietnam Logistics Review)Văn phòng ảo là một trong những dịch vụ nổi tiếng trên thế giới, tên hiện đại là Shared Office (văn phòng chia sẻ) hoặc Serviced Office hay Business Center.
Văn phòng ảo (Virtual Office)
Vào năm 1994, xuất phát từ thực tế tại các quốc gia rộng lớn ở châu Âu và Bắc Mỹ, việc di chuyển từ địa điểm này sang địa điểm khác mất rất nhiều thời gian và chi phí… Trong khi đó, việc mở rộng một chi nhánh văn phòng là điều thật sự rất khó khăn. Vì vậy, Ralph Gregory đã có sáng kiến giải quyết vấn đề này bằng cách thành lập công ty Virtual Office Inc. Với ý tưởng này, ông cho thuê một địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giải pháp chuyển hướng cuộc gọi. Giải pháp này được đặt tên là Virtual Office nghĩa là một văn phòng đại diện giao dịch, với công thức vận hành là Communications + Address = Virtual Office (Thông tin liên lạc + Địa chỉ kinh doanh = Văn phòng ảo).
Tại Việt Nam (VN), việc đi lại trong thành phố không quá khó khăn, thêm vào đó, với văn hóa người VN là phải gặp mặt trực tiếp mới giải quyết được vấn đề, tức nhu cầu phải gặp trực tiếp khách hàng là bức thiết, vì thế Virtual Office nguyên bản ban đầu không phù hợp, không đáp ứng được nhu cầu thực tế. Vì vậy, vào năm 2006, ngay khi du nhập vào VN, dịch vụ này đã bổ sung, cập nhật thêm những dịch vụ mới để phù hợp hơn, hình thành nên dịch vụ Văn phòng chia sẻ (Shared Office) và sau đỉnh điểm phát triển vào năm 2011, dịch vụ này lại phát triển thêm nhiều dịch vụ, hình thành dịch vụ Văn phòng giao dịch (Business Center) với công thức vận hành: Business Center = Online Management + Address + Business Lounge + Representative (Văn phòng giao dịch = Hệ thống quản trị online + Địa chỉ giao dịch + Khu vực giao dịch + Các nhân viên đại diện doanh nghiệp).
Đây là giải pháp văn phòng thông minh, giúp người sử dụng tiết kiệm rất nhiều chi phí trong khi vẫn duy trì được cơ hội kinh doanh và hình ảnh doanh nghiệp ở đẳng cấp chuyên nghiệp nhất.
Các lợi ích khi sử dụng văn phòng ảo
Như vậy, Văn phòng ảo (Virtual Office), mà hiện tại đã chuyển đổi thành dịch vụ Văn phòng giao dịch (Business Center) là một sự kết hợp của truyền thông trực tiếp từ xa và các dịch vụ hỗ trợ cho phép người dùng giảm chi phí văn phòng truyền thống trong khi vận hành kinh doanh một cách chuyên nghiệp. Nói một cách đơn giản, đó là một địa chỉ văn phòng cho thuê. Nơi này là địa chỉ kinh doanh của công ty. Văn phòng này có nhân viên lễ tân trả lời điện thoại giúp bạn, có phòng họp, phòng tiếp khách và các trang thiết bị văn phòng để bạn sử dụng khi cần. Tuy nhiên, điều khác biệt là bạn và tất cả các nhân viên không nhất thiết phải luôn ở tại văn phòng mà có thể làm việc ở một nơi khác. Điều đó giúp giảm đáng kể các chi phí chung như thuê văn phòng, thiết bị văn phòng và các chi phí tiện ích khác…
Đến với dịch vụ văn phòng này, doanh nghiệp sẽ có ngay: địa chỉ để đăng ký kinh doanh và giao dịch ở khu vực trung tâm thành phố, có một đường dây điện thoại với hộp thư thoại và một số fax hoạt động 24/24h thuận lợi cho mọi giao dịch. Nhân viên tổng đài sẽ tiếp nhận điện thoại với tên công ty và chuyển tin nhắn đến công ty sau đó, còn khi doanh nghiệp cần gặp gỡ các đối tác có thể sử dụng phòng họp với trang thiết bị hiện đại và đầy đủ tiện nghi. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thuê chỗ ngồi tại các đơn vị cho thuê văn phòng ảo này cùng nhiều tiện ích khác có thể sử dụng bất kỳ lúc nào như: phòng họp, máy photocopy, máy in, internet...
Khi sử dụng Văn phòng ảo, khách hàng chỉ việc lo những công việc cốt lõi của công ty còn các vấn đề khác như: trang trí, điện, máy tính, nhân viên lễ tân hay thuê xe cộ, tổ chức hội nghị, hội thảo đều được cung cấp. Với việc kinh doanh khó khăn như hiện nay, việc các doanh nghiệp tìm đến dịch vụ này sẽ giúp tiết kiệm đến 70% chi phí so với văn phòng cố định thông thường. Đồng thời sẽ tạo cho doanh nghiệp sự chuyên nghiệp ngay từ ban đầu, tạo niềm tin nơi khách hàng, đối tác.
Trên thực tế “văn phòng ảo” là thuật ngữ chưa có trong quy định văn bản pháp luật mà được phát sinh trong thực tế. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp có quy định trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp... có địa chỉ xác định gồm số nhà, tên phố, ngõ phố, số điện thoại, số fax... Những yêu cầu này, “văn phòng ảo” đều đã đáp ứng đủ. Đây là dịch vụ lý tưởng cho các bạn trẻ muốn khởi nghiệp, các công ty vừa mới hoạt động, các doanh nghiệp nhỏ hoặc các chuyên gia kinh doanh đang cần quan tâm đến vấn đề tiết kiệm ngân sách, các tập đoàn vừa và lớn muốn kiểm tra các thị trường kinh doanh của thế giới trước khi ký hợp đồng thuê một văn phòng chính thức, hoặc cho một công ty có nhân viên sẵn sàng làm việc từ nhà.
.jpeg "Cathay Cargo khôi phục chuyến bay vận chuyển hàng hóa từ TP. Hồ Chí Minh")
