Quản trị quan hệ nhà cung ứng - nhu cầu cấp thiết của doanh nghiệp phân phối bán lẻ

Ngày nay, việc mua được nguyên vật liệu với giá cả chấp nhận được từ nhà cung ứng ngày càng trở nên khó khăn. Việc DN có thể giảm chi phí liên quan đến việc mua hàng và tăng lợi nhuận mà không phải tăng sản lượng bán hoặc giảm chất lượng của sản phẩm, thì quản trị mối quan hệ nhà cung ứng (SRM) là một cách tiếp cận toàn diện để quản lý các tương tác của DN với các tổ chức cung cấp hàng hóa và dịch vụ mà DN sử dụng. SRM được hiểu là “tập hợp các phương pháp và ứng dụng cần thiết đối với việc tương tác với nhà cung ứng sản phẩm dịch vụ nhằm mang lại lợi nhuận cho DN”. Theo đó, SRM cũng được mở rộng thêm là cách thức xây dựng mối quan hệ gần gũi hơn với nhà cung ứng chiến lược đã được lựa chọn nhằm tìm ra những đặc điểm có thể tăng cường mối quan hệ trong khi vẫn đảm bảo nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trên cơ sở đôi bên cùng có lợi và cùng nhau tăng cường khả năng tạo ra nguồn lợi nhuận mới.

SRM cũng được hiểu như là một cách tiếp cận mang tính chiến lược, bao quát, dài hạn, đa chức năng, nhằm chọn lựa nhà cung ứng hàng hóa, dịch vụ và quản lý chúng. Việc sử dụng tất cả mạng lưới giá trị từ khâu nguyên vật liệu đến khách hàng cuối cùng để giảm bớt chi phí chủ sở hữu, xử lý rủi ro và cải thiện tình hình kinh doanh (chất lượng, phản ứng tích cực, sự tin cậy và độ linh hoạt). Mục tiêu của SRM là để sắp xếp và thực hiện hiệu quả hơn các quá trình giữa DN và các nhà cung cấp của nó cũng giống như quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được thiết kế để sắp xếp và thực hiện hiệu quả hơn các quá trình giữa DN và khách hàng.

SRM có 3 phương diện chính: hợp tác, liên kết và tín nhiệm. Hợp tác không chỉ có nghĩa là khách hàng và nhà cung ứng cùng nhau lên lịch trình hoạt động của mình mà phải cùng nhau hoạch định vì lợi ích lâu dài và đôi bên cùng có lợi. Với SRM, các DN đã liên kết những thông tin vô cùng quý giá. Trong khi việc chia sẻ thông tin với nhà cung ứng không còn là điều mới lạ, SRM đã đưa việc này lên một tầm cao mới vượt qua cả quản lý chuỗi cung ứng (SCM) về phương diện chiều sâu mối quan hệ và mức độ tự động áp dụng vào quy trình. Điều này cho phép các bên triển khai và áp dụng những khả năng tốt nhất vào mức độ tương tác giữa họ cũng như tuân thủ theo nhiều bộ phận và địa điểm. Việc tín nhiệm trong SRM nhằm tăng cường mối quan hệ cộng tác giữa nhà cung ứng và nhà phân phối, đôi bên cùng nhau chia sẻ tin, kỹ năng để cùng có lợi. SRM bao gồm cả các hoạt động kinh doanh và phần mềm và là một phần của các thành phần dòng chảy thông tin của quản lý chuỗi cung ứng. SRM đưa ra những căn cứ chung để đảm bảo hợp tác hiệu quả giữa DN và nhà cung ứng, những người có thể sử dụng các nguyên tắc kinh doanh khác nhau. Kết quả là, SRM làm tăng hiệu quả của các quá trình liên quan đến mua hàng hóa và dịch vụ, quản lý hàng tồn kho, và chế biến nguyên liệu.

SRM giúp DN quản lý tốt hơn dây chuyền cung cấp và các quy trình tự động, kết nối với toàn bộ hệ thống cung cấp và cho phép DN nắm rõ chi phí ở phạm vi toàn cầu. Do đó, DN có thể cắt giảm chi phí trong việc mua hàng hóa và dịch vụ. Các nghiên cứu cho thấy các DN duy trì được mối quan hệ tốt với hệ thống cung cấp của DN sẽ hoạt động hiệu quả hơn các DN không thực hiện được việc này. Thay vì gây sức ép với từng nhà cung cấp để giảm chi phí, DN cần hợp tác với các nhà cung cấp và xây dựng các mối quan hệ tin cậy, cùng có lợi trong toàn bộ hệ thống cung cấp.

Đối với các tổ chức cần sản phẩm hay dịch vụ, thì một nhà cung ứng tốt thật sự là một tài nguyên vô giá, bởi chính nhà cung ứng sẽ góp phần trực tiếp vào thành công của DN. Nhà cung ứng tốt không chỉ giao hàng đúng chất lượng, đủ số lượng, kịp thời gian, với giá cả hợp lý,… mà còn hỗ trợ khách hàng phát triển sản phẩm, phân tích giá trị, sẵn sàng hợp tác trong các chương trình giảm chi phí,... giúp người mua đạt được hiệu quả cao hơn. Lựa chọn nhà cung ứng tốt và quản lý được nhà cung ứng, là điều kiện tiên quyết giúp tổ chức có được sản phẩm, dịch vụ chất lượng như mong muốn với giá cả hợp lý, đủ sức cạnh tranh trên thương trường, bên cạnh đó còn luôn nhận được sự hỗ trợ của nhà cung cấp, để tiếp tục đạt được thành tích cao hơn.

Vậy quan hệ hợp tác có thể được xem như là thành phần cần thiết trong quá trình trao đổi giữa các thành viên trong kênh phân phối, có tầm quan trọng cho phép những thành viên trong hệ thống phân phối đạt được những mục tiêu đặt ra và đáp ứng tốt nhất những mong đợi của người tiêu dùng cuối cùng. Thực tế, sự thiết lập một quan điểm về quan hệ hợp tác là một quyết định có tính chiến lược theo những mục tiêu chung. Theo Joffre et Koenig (1992), sự phối hợp trong quá trình phân phối là điều kiện tiên quyết phát triển giữa các DN về các nguồn lực cũng như những nỗ lực trong quan hệ. Những chủ thể trong quá trình quan hệ phối hợp nhau nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả của quá trình phân phối. Quan điểm hợp tác trong quan hệ trao đổi là một trong những phương tiện hiệu quả nhằm phát triển và kiểm soát hoặc giảm thiểu sự cạnh tranh giữa các chủ thể. Hơn thế, quan hệ hợp tác cung ứng cho các thành viên trong hệ thống phân phối các nỗ lực nhằm đạt được các mục tiêu bền vững, cải thiện về hiệu quả trong quan hệ và nâng cao khả năng cung cấp và phục vụ khách hàng.

Những chủ thể sản xuất và phân phối hàng tiêu dùng thiết lập quan hệ hợp tác nhằm đảm bảo tính lâu dài, tính bền vững trong quan hệ và thúc đẩy sự phát triển lẫn nhau trong quá trình hợp tác. Đây là hoạt động đầu vào của bất kỳ DN bán lẻ nào và có ảnh hưởng lớn đến cấu trúc chi phí của DN cũng như phản ảnh khả năng đáp ứng sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Hầu hết các DN phân phối bán lẻ VN đều đã và đang xây dựng được mối liên hệ với các nhà cung cấp trong và ngoài nước với quan hệ ổn định và lâu dài. Một số DN phân phối bán lẻ như Saigon Co.opmart, Vissan, Vinatex mart, Big C… cũng thiết lập quan hệ đối tác chiến lược với một số nhà cung cấp để tạo ra sản phẩm riêng của mình. Thông thường đó là các sản phẩm thực phẩm khô, đông lạnh và chế biến sẵn, tươi sống, sản phẩm may mặc hoặc có khả năng tham gia vào một số hoạt động hỗ trợ sản phẩm như đóng gói, dán nhãn, chế biến. Có thể kể đến như Big C có chương trình "Phát triển hợp tác với các DN vừa và nhỏ” để tăng cường tìm kiếm các nhà cung ứng (sản xuất) địa phương có khả năng cung cấp hàng hóa vào hệ thống siêu thị của Big C tại địa phương hoặc mở rộng khắp chuỗi siêu thị Big C trên cả nước. Tuy nhiên, đối với những sản phẩm nhập khẩu từ nước ngoài, quan hệ mua hàng cũng chỉ là mối quan hệ đại lý phân phối nên nguồn cung cấp không mang tính ổn định và dễ dàng gặp rủi ro trong các vấn đề liên quan đến việc kiểm soát thời gian giao hàng, tỷ lệ hao hụt, chất lượng sản phẩm. Điều đó cho thấy hầu hết các DN phân phối bán lẻ lớn của VN đều đã có hệ thống các nhà cung cấp chiến lược. Tuy nhiên, phần lớn là những nhà sản xuất lớn trong nước hoặc chỉ là những công ty hay đại lý phân phối sản phẩm nước ngoài tại VN.

Việc đảm bảo hàng hóa cho các DN phân phối bán lẻ là một vấn đề hết sức quan trọng và mang tính sống còn. Số lượng mặt hàng trong một trung tâm phân phối là hàng ngàn mặt hàng nhưng chỉ có vài đối tác chiến lược nên ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh và vị thế cạnh tranh của DN bán lẻ. Hơn nữa, phải làm việc với hàng trăm thậm chí hàng ngàn nhà cung cấp khác nhau, DN phân phối bán lẻ mất nhiều thời gian, chi phí và nhiều vấn đề khác phát sinh. Trên thực tế, nhiều DN phân phối bán lẻ không thể kiểm soát hết chất lượng, nguồn gốc hàng hóa của các nhà cung cấp nên hàng hóa kém phẩm chất dễ dàng xâm nhập vào. Vì vậy DN phân phối dựa trên sự tin tưởng và tần suất quan hệ giao dịch để kiểm tra hoặc không đối với hàng hóa nhập. Tồn kho cũng là một yếu tố gắn chặt với kế hoạch xây dựng nguồn cung của các DN phân phối bán lẻ. Tuy nhiên, việc xây dựng lượng hàng tồn kho tối ưu làm sao để tối thiểu hóa chi phí trong khi việc đáp ứng được nhu cầu của khách hàng vẫn chưa được các DN phân phối bán lẻ VN thực hiện khoa học. Hầu hết, việc đặt hàng tồn kho được các DN dựa vào số liệu trong quá khứ và dự báo thủ công, mô hình tối ưu hóa lượng hàng tồn kho trong hoạt động bán lẻ dựa vào hệ thống thông tin cao cấp chưa được ứng dụng.

Trong bối cảnh như vậy, để có thể quan hệ với nhà cung ứng trong chuỗi cung ứng và đặc biệt là hợp tác và phối hợp với nhà cung ứng thì các DN phân phối bán lẻ cần phải có những chiến lược quản trị phù hợp. Thời gian vừa qua, trong quá trình phát triển và duy trì quan hệ với nhà cung ứng của các DN phân phối bán lẻ còn chưa thực sự được quan tâm, nghiên cứu một cách rõ ràng và nghiêm túc. Do đó, việc các DN phân phối bán lẻ quan tâm đến quản trị quan hệ với các nhà cung ứng của mình là nhu cầu rất cần thiết và rất quan trọng bởi ý nghĩa và tầm quan trọng của nó.