Tối ưu hóa chặng đầu gia tăng lợi ích cho khách hàng

Một chuỗi cung ứng - hai mô hình

Phần lớn các DN, bao gồm cả các DN bán lẻ, bán buôn, 3PL và các DN sản xuất đều có sự khác biệt lớn về mục tiêu và cách thức thực hiện giữa các hoạt động liên quan đến chặng đầu tiên (first mile) và chặng cuối cùng (last mile) của chuỗi cung ứng.

Mặc dù là bước cuối cùng trong chuỗi cung ứng nhưng các hoạt động ở chặng cuối lại luôn là trọng tâm của sự cải tiến. Trong môi trường cạnh tranh, các công ty đặt nhu cầu của khách hàng lên hàng đầu. Kỳ vọng của khách hàng là một phần quan trọng trong quyết định ưu tiên khi vận chuyển chặng cuối. Và để giải bài toán này, trong kỷ nguyên 4.0, công nghệ được xem là yếu tố then chốt, tạo ra sự khác biệt lớn. Trên thực tế, việc sử dụng các công nghệ hiện đại như thiết bị di động, áp dụng công nghệ điện toán đám mây hay các phương tiện vận chuyển không người lái đang rất phổ biến tại các DN, đặc biệt là các DN bán lẻ và các DN thương mại điện tử lớn khi vận chuyển chặng cuối. Theo báo cáo của Frost & Sullivan, việc sử dụng các phương tiện vận chuyển không người lái có thể tiết kiệm khoảng 40% chi phí cho mỗi km, và điều này sẽ sớm đạt được trong tương lai gần.

Ngược lại với các nỗ lực cho chặng cuối, việc thực hiện chặng đầu lại thường kém hiệu quả. Kiểm soát ở đâu? Sử dụng mô hình quản lý chi phí nào? Khả năng kiểm soát các nhà cung cấp về chi phí và thời gian giao hàng? Khả năng loại bỏ các hành trình vận chuyển rỗng?... Phần lớn DN thường không có khả năng hoặc không dành nhiều quan tâm cho việc kiểm soát các vấn đề này. Sự kém hiệu quả trong khâu này không chỉ làm tăng chi phí, giảm hiệu suất trong toàn bộ chuỗi cung ứng mà còn gây ảnh hưởng trực tiếp đến chặng cuối, đặc biệt đối với các công ty sản xuất và các công ty có nguồn cung ứng ở xa. Trong khi các hệ thống vận chuyển chặng cuối được trang bị các ứng dụng dành cho thiết bị di động, thông tin điện tử, xác nhận giao hàng, cộng với tuyến đường được tối ưu hóa, thì trong chặng đầu tiên, quy trình này lại thường được các DN thực hiện rất thủ công, đòi hỏi phải giải quyết nhiều công việc giấy tờ. Điều này khiến các DN không có cơ hội để theo dõi thời gian thực, không có khả năng kiểm soát hoạt động vận chuyển, từ đó có thể làm giảm hiệu năng của chuỗi và làm tăng chi phí.

Tối ưu hóa chặng đầu

Mặc dù cho đến nay, việc không tối ưu hóa và tự động hóa khía cạnh này của chuỗi cung ứng vẫn là điều phổ biến do những lo ngại về chi phí, khó thực hiện và có thể làm cho quy trình bị gián đoạn. Nhưng nếu các phương pháp này được áp dụng cho chặng đầu thì sao?

Bằng cách tối ưu hóa và lần lượt tự động hóa trong chặng đầu tiên, các DN có khả năng cải thiện quy trình sản xuất tổng thể, đồng thời giải quyết được những thách thức liên quan đến yêu cầu rút ngắn thời gian cung ứng và có thể tạo ra các sản phẩm tùy chỉnh. Điều đó cho phép các DN không chỉ dừng lại ở mục tiêu kiểm soát chi phí mà có thể chuyển sang tập trung cho mục tiêu tăng trưởng trong dài hạn.

Bên cạnh đó, có thể chỉ ra một số lợi ích khác của việc tối ưu hóa chặng cuối như: - Tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất nguồn nhân lực với các vị trí đem lại lợi ích lớn hơn và các nhiệm vụ phức tạp hơn;

- Loại bỏ áp lực về doanh thu nhờ tăng hiệu suất và áp lực thiếu nguồn nhân lực do tự động hóa;

- Khả năng kết nối với các khu vực tự động hóa khác đem lại sự thông suốt và liền mạch trong việc cung cấp thông tin;

- Tiết kiệm chi phí trong dài hạn ;

- Tạo cơ hội đưa sản phẩm đến gần khách hàng hơn và rút ngắn thời gian sản xuất sản phẩm do giảm thời gian cung ứng đầu vào, tăng tốc độ sản xuất;

- Cung cấp các sản phẩm có giá cả cạnh tranh nhờ giảm chi phí.

Hệ thống quản lý vận tải với công nghệ điện toán đám mây

Hệ thống quản lý vận tải (Transportation Management Systems – TMS) là một phần của quản lý chuỗi cung ứng, liên quan đến việc lập kế hoạch, thực hiện và tối ưu hóa hoạt động vận chuyển tại các DN. Nói một cách đơn giản, đó là công nghệ cho phép người dùng quản lý hiệu quả các đơn vị vận chuyển, lựa chọn chế độ vận chuyển, kiểm soát hóa đơn vận chuyển, lập kế hoạch vận chuyển,… Hệ thống quản lý vận tải cho phép tương tác giữa hệ thống quản lý đơn đặt hàng (Order Management System - OMS) và trung tâm phân phối hoặc nhà kho của DN. Hầu hết các giải pháp TMS có thể được truy cập thông qua công nghệ điện toán đám mây. Dễ dàng đăng nhập, dễ dàng sử dụng và chi phí khiêm tốn, các ứng dụng dựa trên nền tảng điện toán đám mây đang ngày càng phổ biến và mang lại hiệu quả cao hơn cho hệ thống TMS.

Sử dụng hệ thống này, một DN có thể nhanh chóng triển khai một TMS mới, thiết lập thông tin khách hàng, địa điểm, hợp đồng giao hàng và hợp đồng vận chuyển - ngay cả một người dùng thiếu kinh nghiệm cũng có thể nhập lệnh trực tiếp và phân bổ công việc cho người vận chuyển. Một trong những ưu điểm nổi bật của hệ thống này là xóa bỏ các tài liệu giấy. Với một ứng dụng đơn giản được tải xuống điện thoại, bao gồm theo dõi GPS và chụp chữ ký để có bằng chứng giao hàng, vì vậy hệ thống này có thể cung cấp thông tin giao hàng theo thời gian thực.

Ngay sau khi thực hiện xong một lệnh giao hàng, hóa đơn được tự động tạo ra do đó sẽ giảm lỗi, cải thiện dòng tiền nhờ loại bỏ các thao tác xử lý giấy tờ. Đối với DN, với tính năng lập hóa đơn tự động khớp với đơn đặt hàng (trường hợp ngoại lệ mới cần phải xử lý thủ công) mô hình đã đem lại hiệu quả cao hơn cho cả người gửi hàng và người vận chuyển.

Bằng cách hợp lý hóa quy trình hợp tác, giao tiếp và vận chuyển đơn đặt hàng, các DN xác định cách thức hiệu quả nhất và tiết kiệm nhất cho việc di chuyển hàng hóa thông qua chặng đầu tiên của chuỗi cung ứng. Đây là chìa khóa để chuyển đổi quy trình thực hiện chặng đầu và tạo ra một chuỗi cung ứng hiệu quả, được tiêu chuẩn hóa.