Công nghệ thông tin trong dòng logistics ngược

Các ứng dụng CNTT trong dòng logistics ngược

Vấn đề tích hợp CNTT giữa hai dòng xuôi và ngược ngày càng được các doanh nghiệp (DN) quan tâm nhằm giảm sự không chắc chắn và phức tạp của dòng logistics ngược. Các DN cần nhận thức được tác dụng đòn bẩy của trao đổi dữ liệu giữa các thành viên và thực thi nó trong toàn CCƯ. Trong logistics xuôi, Lập kế hoạch nguồn lực (Enterprise Resource Planning - ERP), Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS), Quản lý quan hệ khách hàng (Customer Relationship Management - CRM) được sử dụng phổ biến để lập kế hoạch, theo dõi kiểm tra và hỗ trợ dự trữ. Tuy nhiên, ERP, WMS và CRM cũng cần được phát triển và mở rộng để chia sẻ thông tin giữa dòng logistics xuôi và ngược. Chẳng hạn như, nhờ sự hỗ trợ của WMS, thu hồi từ người tiêu dùng và từ các nhà bán lẻ có thể được tập trung về trung phâm phân phối thông thường hoặc nhà kho chuyên môn hóa gọi là “trung tâm thu hồi” - nơi mà thông tin thu hồi được hợp nhất và chia sẻ với các thành viên khác có liên quan đến hoạt động thu hồi. Thêm vào đó, một số hệ thống CNTT chuyên biệt cũng được thiết kế dành riêng cho hoạt động logistics ngược như Hệ thống quản lý yêu cầu bảo hành (Warranty claim management - WCM) được thiết kế để giải quyết các vấn đề liên quan đến thu hồi từ khách hàng trong giai đoạn bảo hành sản phẩm.

Các ứng dụng CNTT sắp xếp theo mức độ phổ biến trong quản lý logistics ngược được chia thành 3 nhóm như trong hình dưới dây:

- Ứng dụng liên quan đến dữ liệu về sản phẩm thu hồi, bao gồm: Điện thoại, fax, máy tính; Mạng nội bộ và Internet; Hệ thống quét mã vạch (Barcodes scanning); Trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange - EDI); Hệ thống nhận dạng bằng dãy số (Serial Number Identification - SNI); Hệ thống nhận dạng bằng tần số sóng vô tuyến (Radio Frequency Identification - RFID).

- Ứng dụng liên quan đến quá trình xử lý sản phẩm thu hồi, bao gồm: Lập kế hoạch nguồn lực (ERP); Hệ thống quản lý kho hàng (WMS); Quản lý yêu cầu bảo hành (WCM); Quản lý quan hệ khách hàng (CRM); Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (Decision Support System - DSS).

- Ứng dụng liên quan đến phân phối lại sản phẩm thu hồi, bao gồm: Thương mại điện tử.

Lợi ích của việc ứng dụng CNTT trong dòng logistics ngược

CNTT giúp cho các giao dịch giữa DN và khách hàng liên quan đến dòng logistics ngược trở nên trôi chảy và rõ ràng hơn phương thức dựa trên giấy tờ; đặc biệt với việc ứng dụng Internet và Công nghệ quét mã vạch (Barcodes), Trao đổi dữ liệu điện tử EDI và Nhận dạng bằng tần số sóng vô tuyến RFID. Chẳng hạn như, những công ty cho phép thu hồi điện tử và sau đó tự động hoàn tiền vào tài khoản của khách hàng thường có dịch vụ khách hàng tốt hơn và đạt được được lợi thế cạnh tranh cao hơn so với đối thủ cạnh tranh.

CNTT hỗ trợ toàn bộ quá trình logistics ngược từ giai đoạn tập hợp, xử lý sản phẩm bị thu hồi cho đến phân phối lại chúng ra thị trường. Trước hết, ứng dụng CNTT trong hoạt động logistics ngược nhằm mục đích thu thập các dữ liệu liên quan đến sản phẩm thu hồi (nguồn, số lượng, thời gian và địa điểm thu hồi, mã và chất lượng hiện tại của sản phẩm, lý do thu thồi và điều kiện để vào hệ thống thu hồi); quá trình xử lý sản phẩm (thời gian xử lý, phương pháp xử lý và thông tin quản lý) và phân phối lại ra thị trường (tìm kiếm thị trường tiềm năng, điều chỉnh nguyên tắc cho mua bán sản phẩm đã qua sử dụng). CNTT được sử dụng để tìm kiếm thông tin hoặc khôi phục lại những dữ liệu quan trọng đã có trong hệ thống sản xuất và phân phối gốc của mỗi sản phẩm thu hồi. Tiếp đến, CNTT có thể hỗ trợ DN trong việc lập kế hoạch và dự đoán thu hồi ngay từ giai đoạn sớm của quá trình logistics ngược. CNTT cũng được phát triển để kiểm soát và phối hợp các quá trình logistics ngược. CNTT hỗ trợ đưa ra quyết định lựa chọn cách thức xử lý (tái sử dụng, tái sản xuất, tái chế, tiêu hủy...) và quản lý dự trữ đối với sản phẩm thu hồi; điều này giúp cho việc quản lý thu hồi trở nên hiệu quả hơn. Cuối cùng, thương mại điện tử đã và đang trở thành một công cụ hữu ích trong thị trường logistics ngược và giúp quá trình tái đưa ra thị trường sản phẩm đã phục hồi một cách thuận lợi hơn. Có ba mô hình thương mại điện tử chính hỗ trợ logistics ngược, bao gồm:

1- Chợ điện tử (Electronic marketplace) được sử dụng cho cả sản phẩm mới và sản phẩm đã qua sử dụng;

2- Website riêng biệt cung cấp các chi tiết, bộ phận đã qua sử dụng và sản phẩm đã được tái sản xuất;

3- Website phối hợp thực hiện tất cả các giai đoạn của quá trình logistics ngược từ tập hợp, lựa chọn đến phân phối lại.

Như vậy, rõ ràng thương mại điện tử có thể mang lại một số lợi ích trong việc thực hiện logistics ngược. Nó hoạt động như một kênh thống nhất để tập hợp sản phẩm thu hồi, tiếp nhận thông tin từ người sử dụng về thu hồi, khuyến khích người sử dụng thực hiện chính sách trả lại tối ưu cho sản phẩm của họ; tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch và kiểm soát tốt hơn hoạt động thu hồi.

Đối với quản lý dòng vật chất trong quá trình logistics ngược, việc ứng dụng hệ thống thông tin thời gian thực với sự hỗ trợ của công nghệ quét mã vạch, trao đổi dữ liệu điện tử, và nhận dạng bằng tần số sóng vô tuyến được xem là chìa khóa thành công cho hệ thống logistics ngược tại nhiều công ty. Những công nghệ này cho phép DN nắm bắt được nhiều thông tin về sản phẩm. Chẳng hạn như, thẻ RFID giúp nâng cao tính chính xác và kịp thời của các thông tin liên quan đến dòng vận động của hàng hóa trong CCƯ. Khách hàng có thể hoàn trả sản phẩm mà không cần phải nhận hóa đơn bởi vì thẻ RFID gắn trên sản phẩm sẽ tự truyền tải dữ liệu vào hồ sơ thanh toán. Đồng thời nó giúp người bán lẻ theo dõi nguồn gốc của sản phẩm lỗi hoặc hư hỏng. Thêm vào đó, hệ thống theo dõi đơn hàng trực tuyến được sử dụng trong logistics xuôi cũng giúp DN giảm khả năng phải thu hồi hàng hóa bởi vì hệ thống này giao tiếp trực tiếp với khách hàng nên có thể xác định chính xác các vấn đề liên quan đến tính không chắc chắn của thu hồi. Nhờ đó, chúng có thể hỗ trợ nhà sản xuất, nhà phân phối kiểm tra hiện trạng của một sản phẩm bị thu hồi, thời gian sản phẩm này tới điểm thu hồi và lý do tại sao sản phẩm lại phải đưa vào dòng thu hồi.

Nói tóm lại, CNTT ngày càng đóng vai trò quan trọng như là yếu tố giúp quá trình quản lý logistics ngược trở nên thuận lợi. Sự tích hợp hiệu quả các ứng dụng CNTT giữa dòng logistics xuôi và ngược có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và hiệu suất của toàn bộ CCƯ.