Muốn mở rộng chuỗi cung ứng? các nhà cung cấp dịch vụ logistics 3PL không phải trò đùa

Chuỗi cung ứng luôn phải đối mặt với sự gián đoạn, nhưng gần đây có vẻ như có nhiều cạm bẫy hơn bao giờ hết. Các sự chậm trễ và thiếu hụt do đại dịch gây ra, cộng với thảm họa thời tiết, chiến tranh thương mại, chiến tranh vũ trang, lạm phát, và sự cố sập cầu đã đóng cửa cảng, đều chỉ ra sự cần thiết của sự bền bỉ trong hoạt động chuỗi cung ứng.

Nhiều công ty thường gặp khó khăn khi đối phó với các sự cố lớn. Chẳng hạn, 67% những người ra quyết định chuỗi cung ứng trả lời khảo sát do IDC thực hiện thay mặt cho công ty phần mềm chuỗi cung ứng Kinaxis cho biết họ không hài lòng với thời gian phản ứng của công ty họ đối với sự gián đoạn.

Đối với nhiều doanh nghiệp, chìa khóa cho một chuỗi cung ứng bền bỉ nằm ở sự hợp tác với nhà cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba (3PL). Nhờ vào chuyên môn, công nghệ tiên tiến và mối quan hệ mật thiết với các hãng vận tải, 3PL có thể giúp người gửi hàng duy trì sự linh hoạt và hiệu quả để giảm thiểu rủi ro gián đoạn hoặc, khi có sự cố xảy ra, nhanh chóng phục hồi.

Một ví dụ điển hình về sự gián đoạn chuỗi cung ứng gần đây xảy ra vào tháng 3 năm 2024, khi một tàu hàng rời Cảng Baltimore đâm vào cầu Francis Scott Key. Cây cầu sập, làm chết sáu công nhân trên cầu và ngừng lưu thông tàu.

Nexterus, một 3PL có trụ sở tại New Freedom, Pa., có một số khách hàng có hàng hóa đang trên đường đến Baltimore khi cảng đóng cửa. Một trong số đó là U.S. Boiler, công ty lắp ráp hệ thống sưởi ấm ở Lancaster, Pa., từ nguyên liệu và linh kiện nhập khẩu. Nexterus chỉ có vài ngày để quyết định liệu có nên yêu cầu hãng tàu chuyển hướng container của công ty sang Norfolk, New York hoặc New Jersey hay không.

“Chúng tôi phải xem xét chi phí vận chuyển từng cá nhân liên quan đến việc chuyển hàng từ những cảng đó đến Lancaster,” Chris Schramm, giám đốc bán hàng và tài khoản tại Nexterus, cho biết. Các tính toán bao gồm không chỉ chi phí vận chuyển, mà còn cả các khoản phí mà Nexterus có thể phải chịu nếu mất quá nhiều thời gian để trả container về cảng.

Cuối cùng, Nexterus đã gửi các container đến New Jersey, thực hiện các sắp xếp mới để vận chuyển chúng từ đó đến cơ sở của U.S. Boiler.

“Chúng tôi đã có mối quan hệ với các cảng khác, vì vậy chúng tôi có thể yêu cầu các công ty vận tải nhận hàng và chuyển đến Lancaster mà không ảnh hưởng đáng kể đến chi phí hiện tại,” Schramm nói.

ĐÁNH GIÁ LIÊN TỤC

Nexterus không chỉ thực hiện các tính toán này khi có sự cố xảy ra. “Chúng tôi luôn đánh giá cảng nào cung cấp giải pháp tốt nhất cho khách hàng từ góc độ chi phí,” Schramm nói.

Chẳng hạn, chi phí vận chuyển có thể biến động rất nhiều dựa trên nhu cầu của các hãng vận tải. “Một tuyến đường đi đến Lancaster từ Savannah, Ga., có thể hấp dẫn vào một thời điểm nhất định trong năm, vì hãng vận tải đang cố gắng thực hiện chuyến đi ngược,” Schramm giải thích. Trong khoảng thời gian đó, có thể hiệu quả hơn khi vận chuyển hàng qua Cảng Savannah thay vì Baltimore.

Một nguồn gián đoạn rộng hơn là sự biến động của thị trường. Yesa Yu, giám đốc khách hàng chiến lược tại SEKO Logistics ở Schaumburg, Ill., chỉ ra cách mà giá vận tải biển tăng vọt lên 20.000 USD mỗi container vào năm 2021 và sau đó giảm xuống còn 1.500 USD trong thời gian gần đây. “Và bây giờ lại đang tăng lên,” cô nói.

SEKO giúp khách hàng của mình vượt qua những biến động đó bằng cách áp dụng cách tiếp cận động, luôn theo sát thị trường và không buộc người gửi hàng vào các hợp đồng vận tải hứa hẹn giá thấp nhưng không đảm bảo chỗ trống. “Giá 1.500 USD có ích gì nếu không có sức chứa?” Yu hỏi.

Một khách hàng của SEKO, Town & Country Living (T&C), chuyên cung cấp khăn trải giường, rèm cửa và các sản phẩm dệt may gia dụng khác cho các nhà bán lẻ lớn trên toàn thế giới, đã đối mặt với những thách thức đặc biệt kể từ khi lực lượng Houthi ở Yemen bắt đầu tấn công các tàu trên Biển Đỏ.

Những cuộc tấn công đó làm gián đoạn việc vận chuyển qua Kênh đào Suez - một tuyến đường quan trọng trong mạng lưới của T&C. Ít chuyến đi hơn trong khu vực đó có nghĩa là sức chứa chặt chẽ hơn và giá cao hơn.

T&C có trụ sở tại New York sản xuất sản phẩm chủ yếu ở Ấn Độ, Pakistan, Việt Nam, Trung Quốc và Thổ Nhĩ Kỳ, Ali Yehia, phó chủ tịch cấp cao phụ trách chuỗi cung ứng và logistics cho biết. Sản phẩm cho thị trường Mỹ được đưa vào một trung tâm phân phối (DC) ở Georgia, khoảng 70% qua các cảng bờ Đông và 30% qua các cảng bờ Tây.

SEKO quản lý vận chuyển hàng hải của Town & Country, vận chuyển hàng đến DC và vận chuyển đến các nhà bán lẻ. Việc có một đối tác quản lý logistics từ đầu đến cuối giúp Town & Country đủ linh hoạt và hiệu quả để đối phó với sự không chắc chắn trong thị trường vận tải.

“Đội ngũ SEKO giao tiếp với nhau,” Yehia nói. “Đội ngũ vận chuyển phối hợp với đội ngũ trung tâm phân phối để hiểu khi nào chúng tôi cần vận chuyển. Chúng tôi tiết kiệm thời gian dẫn đầu - điều quan trọng nhất - và chi phí, vì chúng tôi sử dụng ít nhân viên hành chính hơn để quản lý việc giao tiếp này.”

Sự phối hợp này cũng giúp ngăn chặn các vấn đề hiệu suất có thể gây ra khoản phạt từ các nhà bán lẻ, ông nói thêm. Trong môi trường vận tải biến động, một đối tác như SEKO mang lại lợi thế rõ ràng, Yehia nói.

“Họ không phản ứng với thị trường; họ là một nhân tố quan trọng trong thị trường,” ông nói. “Họ cung cấp cho chúng tôi sự minh bạch và giúp chúng tôi thông qua việc giao tiếp trực tiếp và các công cụ họ cung cấp để chúng tôi có thể đưa ra các quyết định đúng đắn bằng cách đọc tất cả dữ liệu thị trường.”

NHIỀU NHÀ VẬN TẢI DỰ PHÒNG HƠN

Khi biến động địa chính trị ảnh hưởng đến sức chứa và giá cả, thì biến động trong ngành công nghiệp vận tải cũng vậy. “Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà vận tải ưa thích của bạn đột nhiên không còn khả dụng?” hỏi Rob Hammel, đồng chủ sở hữu và giám đốc điều hành của KDL Logistics, có trụ sở tại Pittsburgh. “Điều đó đã xảy ra với một số nhà vận tải lớn.”

Việc đóng cửa kinh doanh và các cuộc tấn công mạng đôi khi đột ngột làm tê liệt các nhà vận tải. Các nhà vận tải đôi khi thực hiện lệnh cấm vận hàng hóa do thảm họa thiên nhiên hoặc chỉ đơn giản là quá tải, khiến họ không thể cung cấp dịch vụ.

“Khi nghĩ về khả năng chống chịu, tôi cố gắng xem xét tất cả các góc độ của những gì có thể xảy ra sai lầm và liệu chúng tôi có các biện pháp thứ cấp và thứ ba tại chỗ hay không,” Hammel nói. “Sự dư thừa trên toàn chuỗi cung ứng, bao gồm cả danh mục các nhà vận tải của người gửi hàng, là quan trọng cho sự liên tục kinh doanh khi đối mặt với các sự kiện không lường trước.”

Một cách để đảm bảo bạn luôn có thể tìm được sức chứa là trở thành người gửi hàng được ưa thích - một người hợp tác hiệu quả với các nhà vận tải để họ cung cấp cho bạn dịch vụ và giá tốt nhất, ngay cả khi không gian chật hẹp. KDL giúp khách hàng của mình trở nên hấp dẫn hơn đối với nhiều nhà vận tải, giúp người gửi hàng có nhiều sự linh hoạt trong vận chuyển hơn.

“KDL đã giúp chúng tôi tích hợp với các nhà vận tải khác mà chúng tôi có thể "KDL đã giúp chúng tôi tích hợp với các nhà vận tải khác mà chúng tôi có thể chưa từng sử dụng trước đây," Glen Wegel, phó chủ tịch phụ trách hoạt động và CNTT tại Kitchen Cabinet Distributors (KCD) ở Raleigh, N.C., cho biết.

KCD sản xuất tủ gỗ ở châu Á và sau đó vận chuyển chúng trong các gói phẳng vào bốn trung tâm phân phối (DC) tại Hoa Kỳ. Từ đó, sản phẩm được vận chuyển đến các cửa hàng tủ, nhà thầu và các nhà bán lẻ khác.

Khi KCD cải tiến bao bì để giảm nguy cơ hư hỏng trong quá trình vận chuyển, KDL đã quảng bá thực tế đó cho các nhà vận tải. "Họ cũng cung cấp cho chúng tôi phản hồi về những điều chúng tôi có thể làm để hỗ trợ các nhà vận tải và tài xế khi họ đến cơ sở của chúng tôi," Wegel nói. Những nỗ lực này đã giúp KCD kết nối với các nhà vận tải mà trước đây có thể không muốn kinh doanh với họ.

KDL cũng đã giúp KCD có được giá tốt hơn. "Các nhà vận tải truyền thống xem xét hồ sơ vận chuyển và đưa ra mức giá," Wegel nói. Nhưng khi KDL chỉ ra cách KCD xử lý xe tải nhanh chóng và ngăn ngừa hư hỏng trong quá trình vận chuyển, các nhà vận tải đôi khi cung cấp mức giá tốt hơn.

Ngoài ra, KDL giúp người gửi hàng hợp tác với các nhà vận tải bằng cách viết các giao diện lập trình ứng dụng (API) cho phép dữ liệu chảy tự do giữa các hệ thống thông tin của người gửi hàng và nhà vận tải.

Và KDL cung cấp dịch vụ tư vấn, chỉ ra các cơ hội để tăng lợi nhuận, chẳng hạn như bằng cách chọn các nhà vận tải khác nhau, vận chuyển từ các trung tâm phân phối khác nhau hoặc hợp nhất các lô hàng để xây dựng các tải hàng hiệu quả hơn về chi phí.

"Chúng tôi thu thập thông tin có ý nghĩa, đưa ra lựa chọn thông minh, tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu quả," Eric Elter, phó chủ tịch phụ trách tiếp thị và CNTT tại KDL, cho biết.

Những dịch vụ này đã đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành các chiến lược logistics của KCD. "Khi chúng tôi xem xét kế hoạch vận chuyển nội địa, các nút thắt cổ chai, chi phí hoặc mô hình hóa, KDL là địa chỉ liên hệ," Wegel nói.

BẠN LÀ AI?

Một loại gián đoạn lớn trên radar của Jarrett, một 3PL có trụ sở tại Orrville, Ohio, là gian lận và đánh cắp danh tính. Những tên tội phạm nhắm vào các lô hàng có giá trị cao hoặc các hàng hóa ít tốn kém hơn nhưng dễ bán lại, đã tìm cách giả mạo làm các nhà vận tải uy tín, nhận hàng và sau đó lái xe đi mất.

"Trộm cắp đang ở mức cao nhất mọi thời đại," Matt Wagner, giám đốc bán hàng và tiếp thị của Jarrett, cho biết. Với rất nhiều thông tin về các nhà vận tải có sẵn trực tuyến, những tên trộm có thể dễ dàng thu thập đủ thông tin để tạo ra các giấy tờ giả và tự nhận mình là các tài xế xe tải hợp pháp.

Để bảo vệ khách hàng của mình, Jarrett kiểm tra cẩn thận các nhà vận tải mà họ sử dụng và thực hiện các biện pháp phòng ngừa khác trong nội bộ. Chẳng hạn, họ gần đây đã hợp tác với CargoNet, một dịch vụ ngăn chặn và phục hồi trộm cắp.

"Chúng tôi có thể sử dụng kiến thức của CargoNet để xác định các xu hướng mới và giúp tăng cường các chính sách và quy trình nội bộ của chúng tôi," Wagner nói.

ĐÀO TẠO PHÒNG NGỪA

Jarrett cũng dạy người gửi hàng cách ngăn chặn gian lận tiềm ẩn. Kiến thức đó đã có ích gần đây khi nhân viên tại một trong những khách hàng của Jarrett phát hiện một số dấu hiệu đáng ngờ từ một tài xế đến nhận hàng.

"Nhân viên đã tuân theo các quy trình mà chúng tôi đã giúp thiết lập," Wagner nói. "Họ đã hỏi nhiều câu hỏi hơn, dựa trên nhận thức và thông tin mới. Tài xế trở nên lo lắng và cuối cùng đã rời đi."

Trong khi người gửi hàng đối mặt với nguy cơ trộm cắp, những người phục vụ các nhà bán lẻ cũng có thể phải đối mặt với nguy cơ bị phạt. Các khoản phạt do không tuân thủ mọi chi tiết trong hướng dẫn giao hàng của nhà bán lẻ hoàn toàn hợp pháp, tất nhiên. Nhưng, giống như trộm cắp hàng hóa, chúng làm gián đoạn lợi nhuận.

Đối với các nhà cung cấp hàng tiêu dùng đóng gói (CPG) gặp nhiều khoản phạt từ các nhà bán lẻ lớn, Jarrett thực hiện phân tích để xác định nguyên nhân gây ra các khoản phí đó. Đôi khi vấn đề nằm ở một nhà vận tải không đáp ứng được ngày giao hàng yêu cầu. Nhưng một phân tích hiệu suất cũng có thể xác định các sai sót ở nơi khác.

Đôi khi, ví dụ, cuộc hẹn giao hàng đầu tiên mà nhà bán lẻ cung cấp xảy ra sau ngày giao hàng yêu cầu, khiến người gửi hàng gặp rủi ro ngay từ đầu. "Hàng đã có ở đó đúng thời hạn, nhưng họ không thể giao hàng," Wagner nói. "Đó là một trường hợp ngoại lệ của người nhận hàng."

Đôi khi người gửi hàng chịu trách nhiệm vì không cung cấp đủ thời gian cho nhà vận tải để thực hiện giao hàng đúng hạn. Đôi khi Jarrett chịu trách nhiệm. "Nếu chúng tôi tạo ra vấn đề, chúng tôi sẽ tự chịu trách nhiệm," Wagner nói.

Bằng cách phân tích hiệu suất và xác định các vấn đề không tuân thủ không phải do lỗi của người gửi hàng, Jarrett đã giúp một công ty CPG giảm hơn 90% các khoản phạt trong 18 tháng.

Không có điểm dừng trong danh sách các điều kiện có thể làm gián đoạn dòng chảy hàng hóa thông qua chuỗi cung ứng, hoặc thêm chi phí đáng kể và bất ngờ.

"Chúng tôi luôn phải quản lý các gián đoạn," Wagner lưu ý. "Và những gián đoạn đó luôn phát triển và thay đổi."

CÔNG NGHỆ ĐI VÀO HÀNH ĐỘNG

Trong khi thế giới đang suy đoán về cách AI có thể thay đổi cuộc sống của chúng ta trong tương lai, các 3PL đã sử dụng một số khía cạnh của công nghệ đó để làm cho chuỗi cung ứng của khách hàng linh hoạt hơn, bền bỉ hơn và hiệu quả hơn.

"Chúng tôi bắt đầu triển khai công cụ AI đầu tiên vào năm 2019," Matt Wagner, giám đốc bán hàng và tiếp thị tại Jarrett, một 3PL ở Orrville, Ohio, cho biết. Hôm nay, Jarrett sử dụng AI theo nhiều cách.

Chẳng hạn, họ đã tích hợp hệ thống quản lý vận tải độc quyền của mình với Parade.ai, một ứng dụng được hỗ trợ bởi AI để quản lý năng lực vận tải. Mục tiêu là đưa ra quyết định nhanh hơn và hiệu quả hơn so với ngay cả những nhà điều hành có kiến thức cao cũng có thể làm.

"Hiểu cách quản lý các nhà vận tải, nơi mà dấu chân của họ là, và những nhà cung cấp nào có thể là cơ hội tuyệt vời cho một lô hàng cụ thể có thể giúp chúng tôi hành động nhanh hơn và hiệu quả hơn và cải thiện trải nghiệm của khách hàng," Wagner nói.

Phần mềm mô phỏng và lập mô hình giúp Nexterus, một nhà cung cấp chuỗi cung ứng và logistics có trụ sở tại New Freedom, Pa., giúp người gửi hàng duy trì sự linh hoạt khi đối mặt với mọi loại gián đoạn, tổng thống Ryan Polakoff cho biết.

Nó cũng giúp Nexterus và các đối tác của mình đưa ra các quyết định chiến lược, chẳng hạn như nơi đặt trung tâm phân phối hoặc cách giảm lượng khí thải carbon của một công ty, "Trò chơi 'nếu như' đã rất bận rộn đối với chúng tôi," Polakoff nói.

Một công nghệ mới hơn được sử dụng tại KDL Logistics là máy đo kích thước, một công cụ tính toán mật độ tải dựa trên kích thước và trọng lượng của nó. Nhiều nhà vận tải LTL sử dụng mật độ để phân loại một tải hàng để định giá. Nếu một người gửi hàng đoán sai về cách mà nhà vận tải sẽ phân loại tải hàng, họ có thể tính phí quá thấp cho khách hàng của mình về vận chuyển và sau đó nhận được một cú sốc khi hóa đơn LTL đến.

"Có những công cụ có thể quét và lấy trọng lượng, để họ có thể tính toán chính xác lớp vận tải," Rob Hammel, đồng chủ sở hữu và giám đốc điều hành tại KDL, nói.