Chi phí vận tải thường bị nhìn quá hẹp
Vận tải là một trong những khoản chi phí lớn nhất trong logistics. Vì vậy, áp lực giảm chi phí là điều dễ hiểu. Nhưng nếu chỉ tập trung vào ép giá cước, doanh nghiệp có thể đạt được lợi ích ngắn hạn nhưng đánh mất hiệu quả dài hạn. Giá cước thấp hơn có thể đi kèm với chất lượng kém hơn, tỷ lệ trễ cao hơn, phương tiện không phù hợp, dịch vụ thiếu minh bạch hoặc rủi ro phát sinh cao hơn.
Chi phí vận tải thực tế rộng hơn nhiều so với hóa đơn vận chuyển. Nó gồm chi phí xe rỗng, thời gian chờ, giao thất bại, lịch giao không tối ưu, hàng đóng gói sai kích thước, tải trọng không được sử dụng hết, lưu container, lưu bãi, phạt trễ, hư hỏng hàng, chi phí điều phối thủ công, phụ phí nhiên liệu, chi phí hoàn hàng và chi phí mất khách hàng do giao chậm.
Do đó, tối ưu chi phí vận tải không phải là tìm nhà vận tải rẻ nhất. Đó là thiết kế một hệ thống vận tải hiệu quả hơn. Trong hệ thống ấy, mỗi chuyến xe, mỗi container, mỗi tuyến đường, mỗi điểm giao, mỗi khung giờ và mỗi quyết định tồn kho đều ảnh hưởng đến tổng chi phí.
Từ chi phí đơn vị sang tổng chi phí sở hữu
Một doanh nghiệp có thể chọn phương án vận tải có giá cước thấp hơn 5%, nhưng nếu phương án đó làm tăng thời gian chờ, tăng hư hỏng, tăng giao lại hoặc giảm tỷ lệ đúng hẹn, tổng chi phí có thể cao hơn. Ngược lại, một dịch vụ có giá cước cao hơn nhưng ổn định hơn, có dữ liệu tốt hơn và giảm chi phí phát sinh có thể hiệu quả hơn về tổng thể.
Vì vậy, doanh nghiệp cần chuyển từ tư duy “đơn giá vận tải” sang “tổng chi phí sở hữu logistics”. Tổng chi phí này bao gồm cước vận chuyển trực tiếp và các chi phí liên quan trong toàn chuỗi: tồn kho, thời gian, rủi ro, chất lượng, nhân sự điều phối, vốn bị chôn, uy tín khách hàng và khả năng dự báo.
Một ví dụ đơn giản: nếu doanh nghiệp giao hàng lẻ nhiều lần trong ngày, chi phí mỗi chuyến có thể không cao, nhưng tổng chi phí sẽ tăng vì không gom đơn. Nếu doanh nghiệp đóng gói quá nhiều không gian rỗng, xe hoặc container sẽ chở “không khí”. Nếu kế hoạch giao hàng thay đổi liên tục, nhà vận tải phải điều phối lại và tính thêm chi phí. Nếu xe chờ tại kho quá lâu, chi phí đó cuối cùng vẫn quay lại doanh nghiệp dưới dạng phụ phí hoặc giá cước tăng.
Tối ưu chi phí vận tải không phải là làm cho từng chuyến xe rẻ nhất. Đó là làm cho toàn bộ mạng vận tải hiệu quả nhất. Doanh nghiệp cần đo tổng chi phí: cước, thời gian chờ, tải trọng rỗng, giao lại, tồn kho, hư hỏng, phụ phí và mức độ đúng hẹn.
Sáu đòn bẩy tối ưu chi phí vận tải
Đòn bẩy thứ nhất là lập kế hoạch nhu cầu tốt hơn. Vận tải tốn kém hơn khi đơn hàng đến bất ngờ, lịch giao thay đổi gấp, hàng phải đi khẩn cấp hoặc kế hoạch sản xuất – bán hàng không chia sẻ sớm với logistics. Khi dự báo nhu cầu và kế hoạch giao hàng tốt hơn, doanh nghiệp có thể đặt xe sớm, gom đơn, chọn phương thức phù hợp và giảm chi phí khẩn cấp.
Đòn bẩy thứ hai là gom hàng và tối ưu tải trọng. Một trong những lãng phí lớn nhất là xe hoặc container không được sử dụng hết. Doanh nghiệp cần phân tích tỷ lệ lấp đầy theo chuyến, theo tuyến, theo khách hàng, theo mùa vụ và theo loại hàng. Gom hàng không chỉ giúp giảm chi phí, mà còn giảm phát thải trên mỗi đơn vị hàng hóa.
Đòn bẩy thứ ba là tối ưu tuyến và lịch giao. Tuyến đường không chỉ ảnh hưởng đến nhiên liệu mà còn ảnh hưởng đến thời gian, năng suất tài xế, tỷ lệ giao đúng hẹn và chi phí bảo trì phương tiện. Với giao hàng đô thị, chọn sai khung giờ có thể làm tăng chi phí đáng kể. Với vận tải đường dài, thiết kế điểm dừng, chiều về và hàng hai chiều là yếu tố quan trọng.
Đòn bẩy thứ tư là giảm thời gian chờ. Xe chờ tại kho, cảng, nhà máy, cửa hàng hoặc điểm giao là chi phí bị che khuất. Doanh nghiệp cần đo thời gian xe vào – ra, thời gian bốc dỡ, thời gian chờ chứng từ, thời gian chờ kiểm hàng và thời gian chờ khách. Nhiều trường hợp, giảm thời gian chờ còn hiệu quả hơn ép giá cước.
Đòn bẩy thứ năm là chuẩn hóa bao bì và đơn vị xếp dỡ. Bao bì ảnh hưởng trực tiếp đến tải trọng, thể tích, tốc độ bốc dỡ, hư hỏng và chi phí vận chuyển. Một sản phẩm đóng gói quá cồng kềnh hoặc không phù hợp pallet/container sẽ làm tăng chi phí mà doanh nghiệp ít khi thấy ngay.
Đòn bẩy thứ sáu là số hóa dữ liệu vận tải. TMS, GPS, ePOD, dashboard chi phí, dữ liệu nhiên liệu, dữ liệu ETA, dữ liệu giao thất bại và báo cáo SLA giúp doanh nghiệp nhìn thấy chi phí thay vì chỉ nhận hóa đơn cuối tháng. Khi có dữ liệu, doanh nghiệp có thể đàm phán tốt hơn, thiết kế tuyến tốt hơn và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp hơn.
Không thể tối ưu nếu các phòng ban tối ưu riêng lẻ
Một vấn đề thường gặp là mỗi phòng ban tối ưu theo mục tiêu riêng. Bán hàng muốn giao nhanh để giữ khách. Sản xuất muốn xuất hàng theo lịch nhà máy. Kho muốn giảm tồn và giải phóng mặt bằng. Tài chính muốn giảm chi phí vận tải. Mua hàng muốn chọn nhà cung cấp giá thấp. Logistics bị kẹt giữa các mục tiêu khác nhau.
Khi các bộ phận không phối hợp, chi phí vận tải tăng. Một chương trình khuyến mại không báo trước có thể làm kho quá tải và vận tải gấp. Một đơn hàng nhỏ nhưng yêu cầu giao riêng có thể phá vỡ tuyến. Một kế hoạch sản xuất thay đổi muộn có thể khiến xe đã đặt phải chờ. Một quyết định mua hàng theo giá thấp nhưng từ nguồn xa hơn có thể làm tăng chi phí vận tải.
Vì vậy, tối ưu vận tải cần được đặt trong quản trị chuỗi cung ứng tích hợp. Doanh nghiệp cần cơ chế S&OP hoặc ít nhất là lịch phối hợp định kỳ giữa bán hàng, sản xuất, kho, mua hàng, tài chính và logistics. Khi các bên cùng nhìn vào dữ liệu chung, chi phí vận tải mới được kiểm soát từ gốc.
Vai trò mới của nhà cung cấp dịch vụ logistics
Nhà vận tải và forwarder không nên chỉ được xem là người cung cấp giá cước. Họ có thể là đối tác tối ưu mạng lưới. Một nhà cung cấp dịch vụ tốt có thể tư vấn tuyến đường, gom hàng, chọn phương thức vận tải, tối ưu lịch giao, giảm xe rỗng, cung cấp dữ liệu KPI, tính phát thải và đề xuất cải tiến.
Doanh nghiệp cũng cần thay đổi cách mua dịch vụ vận tải. Nếu chỉ đấu thầu theo giá thấp nhất, thị trường sẽ khuyến khích cắt giảm chất lượng. Nếu đánh giá theo tổng chi phí, SLA, dữ liệu, độ đúng hẹn, khả năng xử lý sự cố và minh bạch phụ phí, doanh nghiệp sẽ chọn được đối tác bền vững hơn.
Trong bối cảnh logistics xanh và ESG phát triển, tối ưu chi phí vận tải còn gắn với giảm phát thải. Xe chạy ít hơn, tải đầy hơn, tuyến tối ưu hơn, ít chờ hơn không chỉ giảm chi phí mà còn giảm carbon. Đây là điểm gặp nhau giữa hiệu quả tài chính và trách nhiệm môi trường.
Tối ưu chi phí vận tải không phải là ép giá từng chuyến xe. Đó là một năng lực quản trị hệ thống. Doanh nghiệp cần nhìn chi phí vận tải trong toàn bộ chuỗi: từ dự báo nhu cầu, tồn kho, kho bãi, bao bì, tuyến đường, phương tiện, dữ liệu, hợp đồng đến trải nghiệm khách hàng.
Với doanh nghiệp Việt Nam, đây là một trong những khu vực có tiềm năng cải thiện lớn nhất. Không phải lúc nào cũng cần đầu tư lớn. Nhiều khoản tiết kiệm bắt đầu từ những việc rất cụ thể: đo thời gian chờ, tăng tỷ lệ lấp đầy, gom đơn tốt hơn, chuẩn hóa bao bì, chia sẻ kế hoạch sớm hơn và dùng dữ liệu để quản trị. Khi chi phí vận tải được nhìn đúng, nó không còn là khoản phải cắt giảm bằng mọi giá, mà trở thành không gian để thiết kế lại hiệu quả chuỗi cung ứng.
