Thư tín tiếng Anh trong kinh doanh quốc tế

(Vietnam Logistics Review)Trong thời kỳ hội nhập kinh tế sâu rộng hiện nay, đối với các DN kinh doanh xuất nhập khẩu và hoạt động logistics, việc giao tiếp bằng thư điện tử chiếm vai trò quan trọng trong quyết định doanh số và mức độ thành công của thương vụ. Trong đó, việc sử dụng kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại bằng tiếng Anh là một vấn đề đáng lưu tâm.

Về thư tín thương mại trong tiếng Anh

Xét mối tương quan giữa các bước trong giao dịch thương mại quốc tế, có thể chia ra thành các dạng sau:

- Thư hỏi hàng (Enquiry): được sử dụng khi hỏi thông tin về sản phẩm hoặc dịch vụ từ công ty đối tác.

- Thư trả lời hỏi hàng (Reply to enquiry) gồm: Thư báo giá (Quotation): tập trung vào việc thông tin giá cả, chính sách khuyến mãi, thanh toán và các điều khoản liên quan.Thư chào hàng (Offer): có cấu trúc như một hợp đồng thương mại quốc tế với các điều khoản cơ bản. Theo điều 23 Công ước của Liên Hiệp Quốc về Mua bán hàng hóa quốc tế (CISG), hợp đồng được coi là đã ký kết kể từ lúc sự chấp nhận chào hàng có hiệu lực chiếu theo các quy định của công ước này. Việc sử dụng dạng thư này được xem là một lời đề nghị giao kết hợp đồng từ phía người bán.

- Thư đặt hàng (Order): có vai trò quan trọng vì nó là bằng chứng chứng minh ý chí giao kết hợp đồng từ phía người mua.

- Thư khiếu nại (Complaint): thể hiện sự không hài lòng về chất lượng sản phẩm, dịch vụ từ phía người mua.

- Thư nhắc nợ (Reminder): bên cạnh vai trò như tên gọi, thư này còn góp phần thể hiện thái độ hỗ trợ hoặc cứng rắn của DN với đối tác đang nợ.

Ngoài ra, còn có dạng thư gửi các hãng vận tải, bảo hiểm, ngân hàng, thư văn phòng thường nhật,… Bên cạnh kiến thức chuyên môn, mỗi loại thư trên còn có yêu cầu riêng về ngôn ngữ sử dụng.

Thực tế sử dụng thư tín thương mại

Người viết thư khá am tường tiếng Anh: Khi tuyển dụng, các công ty xuất nhập khẩu, giao nhận yêu cầu trình độ tiếng Anh khá vì họ biết rằng nhân viên của họ sẽ sử dụng ngôn ngữ này rất nhiều với cả 04 kỹ năng: nghe, nói, đọc, viết.

Chọn lựa từ vựng và ngữ pháp chưa chuẩn xác: Mặc dù trong đa số trường hợp, các ý quan trọng được diễn đạt khá trọn vẹn và đối tác có thể hiểu được đa số những điều muốn chuyển tải, nhưng việc sử dụng từ vựng và cấu trúc ngữ pháp chưa chính xác có thể ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp trong cách làm việc của công ty.

Ví dụ như bức thư dưới đây được sử dụng cho báo giá:

Bức thư trên có thể diễn đạt được ý người viết thư muốn nêu, nhưng cấu trúc ngữ pháp (lỗi chủ ngữ, động từ,…) và việc lặp từ đã phần nào ảnh hưởng đến hiệu quả diễn đạt. Câu “This price I was discount 7% for you.” lẽ ra nên được viết thành “We offer you a 7% discount off this price.” Tương tự, nhiều câu cũng mắc lỗi như vậy.

Tâm lý bị động trong tự nghiên cứu: Đa số nhân viên cho biết rằng họ rất quan tâm đến trình độ tiếng Anh của mình, tuy nhiên, thực tế không thể tự nghiên cứu và phát triển được. Nguyên nhân có cả yếu tố chủ quan (tuổi tác, gia đình) lẫn khách quan (công việc bận rộn). Điều này khiến cho lượng từ vựng và kiến thức ngữ pháp của họ cũng vơi đi và viết thư đối với họ thường là một công việc mang tính sao chép (với những dạng thư quen thuộc) hoặc giả lập (thông qua công cụ hỗ trợ trên internet như Google dịch).

Cải thiện kỹ năng soạn thảo thư tín thương mại

Về bố cục bức thư: Ngoài phần Tiêu đề thư (Letter head), Lời chào mở thư (Salutation), Lời chào kết thư (Complimentary Close) thì bố cục bức thư cần đảm bảo 3 phần: Phần Mở (Opening): Đề cập đến mục đích của thư (để hỏi thông tin, để chào giá, để khiếu nại…). Ví dụ “We are writing to inform you that… / It is our pleasure to offer….”; Phần Thân (Body): Chuyển tải nội dung thông tin chính; Phần Kết (Closing): Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh cũng như để lại ý mà người viết cần nhấn mạnh. Ví dụ: “We would like to stress that delivery should be completed before Christmas time. We look forward to your early reply.”

Ngoài ra, người soạn thảo cần tuân theo nguyên tắc ABC (Taylor, 2010): A – Accuracy (Tính chuẩn xác): Chỉ nói những điều cần nói, kèm theo minh chứng rõ (“With reference to our invoice number 12312 dated 20 Nov. 2015…”); B – Brief (Tính tinh gọn): Bức thư ngắn gọn, không viết dài dòng, đề cập trực tiếp vấn đề; C – Clear (Tính rõ ràng): Bố cục bức thư được chia rõ ràng và có thể chia thành nhiều đoạn nếu có nhiều ý cần đề cập. Chẳng hạn, khi viết thư Chào hàng (offer), do phải đề cập đến các điều khoản như trong hợp đồng (Contract), người viết nên chia thành các gạch đầu dòng cho mỗi điều khoản: Tên hàng (Commodity), Quy cách (Specification), Giá cả (Price), Giao hàng (Delivery), Thanh toán (Payment)…

Thư tín thương mại không đòi hỏi cao về cấu trúc ngữ pháp, điều cần thiết là sự rõ ràng trong mỗi câu, sao cho ý chính được diễn đạt rành mạch và dễ hiểu nhất. Người viết nên sử dụng câu đơn và một vài câu phức cơ bản (với mệnh đề thời gian (when…), mục đích (…so that…), kết quả (…so…that…), điều kiện (if…)… Và am hiểu từ vựng tiếng Anh cơ bản và tiếng Anh thương mại để có thể sử dụng đúng trong việc soạn thảo.

Dành nhiều thời gian để đọc và thực hành giúp người đọc có nhiều cái nhìn khác nhau về cách viết và sử dụng tốt hơn. Hiện nay, ngoài nhiều website cung cấp các mẫu câu, mẫu thư thương mại tiếng Anh, người học có thể tham khảo các tài liệu tiêu biểu sau:

- Company to Company - A task-based approach to business emails, letters and faxes by A. Littlejohn, Cambridge University Press: đề cập đến những vấn đề cơ bản của thư tín thương mại và văn phòng, với nhiều hướng dẫn và bài tập kèm theo.

- Oxford Handbook of Commercial Correspondence (New Edition) by A. Ashley, Oxford University Press: được sử dụng làm giáo trình giảng dạy tại nhiều trường đại học ở Việt Nam. Nội dung sách đào sâu các vấn đề giao dịch thương mại quốc tế như logistics, bảo hiểm, thanh toán, …

- Model Business Letters, Emails and Other Business Documents (7th edition) by Shirley Taylor, FT Press: được đánh giá cao ở nhiều nước trên thế giới nhờ vào lối văn đơn giản, hình ảnh minh họa thú vị, chú giải rõ ràng và số lượng lớn thư tham khảo từ các lĩnh vực thương mại và văn phòng, kèm theo các chú ý khi viết.