Ngôn ngữ tiếng Anh trong hợp đồng mua bán quốc tế: Một số điểm cần lưu ý

(Vietnam Logistics Review) Bên cạnh những vấn đề pháp lý và nghiệp vụ thì ngôn ngữ tiếng Anh - vốn được sử dụng phổ biến trong giao dịch thương mại quốc tế - là một rào cản đối với các doanh nghiệp Việt Nam (DNVN), đặc biệt là những doanh nghiệp mới bắt đầu làm ăn trên thị trường với nhân lực còn hạn hẹp hoặc khả năng sử dụng ngoại ngữ còn giới hạn. Bài viết này nhằm mục đích nêu ra những đặc trưng của ngôn ngữ tiếng Anh sử dụng trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế (HĐMBHHQT) và một số điểm cần lưu ý để có thể đọc hiểu và soạn thảo các loại hợp đồng này hiệu quả hơn.

Về HĐMBHHQT

Điều 1 Công ước Viên 1980 của Liên Hiệp Quốc về HĐMBHHQT quy định “Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế là hợp đồng mua bán hàng hóa giữa các bên có trụ sở thương mại đặt ở các nước khác nhau.” Căn cứ vào hình thức mua bán hàng hóa quốc tế được xác định tại điều 27 Luật Thương mại Việt Nam 2005 (36/2005/QH11), có thể phân loại ra các dạng hợp đồng gồm: Hợp đồng xuất khẩu; Hợp đồng nhập khẩu; Hợp đồng tạm nhập, tái xuất; Hợp đồng tạm xuất, tái nhập; và Hợp đồng chuyển khẩu. Luật pháp các nước có những quy định khác nhau về hình thức của hợp đồng, trong đó hình thức văn bản là hình thức được khuyến khích áp dụng theo luật quốc gia và luật quốc tế vì tính rõ ràng và minh chứng của nó. Vì vậy, việc hiểu về cấu trúc và ngôn ngữ hợp đồng giữ vai trò quan trọng trong việc hình thành, ký kết lẫn thực hiện hợp đồng giữa các bên.

Trong quá trình đàm phán, các bên thường cố gắng giành quyền soạn thảo các điều khoản hợp đồng cho mình. Bên soạn thảo, bằng sự linh hoạt và am hiểu về ngôn ngữ, thường có những cách ghi chú bảo vệ quyền lợi của mình. Bên còn lại, khi nhận bản thảo hợp đồng, cần đọc kỹ các điều khoản và phát hiện những điểm có thể gây bất lợi cho mình. Vậy trong cả hai trường hợp, hai bên đều cần đến kiến thức nghiệp vụ, sự am tường về pháp lý lẫn kỹ năng ngôn ngữ nhằm tối ưu hóa quyền lợi của mình theo hợp đồng, tránh trường hợp bị chèn ép bởi những điều khoản bất lợi.

Cấu trúc HĐMBHHQT
Một cách tổng quan nhất, HĐMBHHQT thường được kết cấu thành ba phần: Phần giới thiệu, các điều khoản và điều kiện, phần kết.

- Phần Giới thiệu (Preamble) chứa đựng các thông tin như: Tiêu đề, Số hợp đồng, Thời gian và địa điểm ký kết hợp đồng, Tên và địa chỉ các bên, Định nghĩa, Cơ sở ký kết hợp đồng và Thỏa thuận tự nguyện giữa các bên.

- Các điều khoản và điều kiện (Terms and Conditins) bao gồm Điều khoản về hàng hóa (tên hàng, chất lượng, số lượng, bao bì - đóng gói...), Điều kiện tài chính (giá cả, thanh toán...), Điều kiện vận tải (giao hàng, phương tin vận tải...) và Điều khoản pháp lý (Luật áp dụng, khiếu nại, trường hợp bất khả kháng, trọng tài,...).

- Phần kết của hợp đồng (Closing) đề cập đến số bản hợp đồng được ký kết, ngôn ngữ hợp đồng, thời gian hiệu lực, các quy định liên quan đến việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, và chữ ký của người đại diện có thẩm quyền.

Căn cứ vào bản chất hàng hóa, mối quan hệ giữa hai bên, tập quán thương mại, và nhiều yếu tố khác phát sinh trong quá trình giao dịch, các điều kiện và điều khoản trong hợp đồng thực tế có thể được bổ sung hoặc rút gọn. Vì khoảng cách địa lý, văn hóa của các bên và tính kết nối của HĐMBHHQT với các chứng từ khác có liên quan như Vận đơn (Bill of Lading – B/L) hay Thư tín dụng (Lettr of Credit – L/C)... nên ngôn ngữ được sử dụng trong hợp đồng là những ngôn ngữ phổ biến và có tính quốc tế, trong đó tiếng Anh là ngôn ngữ được các DNVN sử dụng nhiều nhất trong giao dịch với đối tác nước ngoài. Vì vậy, hiểu biết và vận dụng tốt ngôn ngữ tiếng Anh trong Hợp đồng sẽ giúp các bên nắm được tìh hình giao dịch rõ hơn và có những quyết định tốt hơn khi soạn thảo hoặc kiểm tra các điều khoản thỏa thuận.

Ngôn ngữ tiếng Anh trong HĐMBHHQT

Ngôn ngữ tiếng Anh trong HĐMBHHQT dễ làm người đọc nản lòng bởi độ dài của một câu, các từ vựng lạ và cấu trúc câu phức hợp. Do đó, quá trình phân tích các điều khoản cần được tiến hành một cách cẩn trọng và tỉ mỉ.

Những lưu ý về ngữ pháp -Về cấu trúc câu: Cấu trúc câu trong HĐMBHHQT có thể được chia thành bốn dạng theo thứ tự và loại mệnh đề:
(1) Mệnh đề chính + Mệnh đề chính: sử dụng các liên từ and, but, or ....

(2) Mệnh đề chính + Mệnh đề phụ (hoặc ngược lại).

(3) Mệnh đề chính + Mệnh đề phụ (với số lượng Mệnh đề phụ cùng loại từ hai trở lên).

(4) Mệnh đề phụ loại A + Mệnh đề chính + Mệnh đề phụ loại B.

Loại 4 là loại phức tạp với sự kết hợp của nhiều mệnh đề trong cùng một câu. Ví dụ: trong Hợp đồng xuất khẩu gạo có ghi chú “Should any dispute arise between the contracting parties to which no agreement can be reached, these disputes shall be settled by arbitration, which shall take place in Singapore as per arbitration rulenumber 125 of GAFTA.” (Dịch nghĩa: Nếu có bất kỳ tranh chấp nào phát sinh giữa các bên trong hợp đồng và các bên không đạt được thỏa thuận để xử lý, thì tranh chấp ấy sẽ được xét xử bởi trọng tài tại Singapore theo Quy tắc trọng tài số 125 của GAFTA.) Trong câu này, có thể nhận thấy mệnh đề “Should...be reached” là đảo ngữ của mệnh đề “if” (câu điều kiện), sau đó là mệnh đề chính của câu, và kết thúc là mệnh đề tính từ (với đại từ quan hệ “which”).

Trong ngôn ngữ hợp đồng, các loại mệnh đề phụ (Mệnh đề trạng ngữ, Mệnh đề danh từ, Mệnh đề tính từ) được sử dụng uyển chuyển và linh hoạt, kết hợp cùng các cụm từ nối như: if, provided that (nếu), when, as soon as (khi), where , in the event that (trong trường hợp),... Ngoài ra, cũng cần lưu ý các dạng rút gọn của những mệnh đề trên nhằm mục đích thu gọn câu nhưng ý vẫn được giữ nguyên. Ví dụ: trong điều khoản quy định về Bộ chứng từ thanh toán có ghi chú “Certificate of Origin issued by the Chamber of Commerce and Industry evidencing the origin or goods in 1 original and 3 copies.” (Dịch nghĩa: 01 bản chính và 03 bản sao Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng Thương mại và Công nghiệp cấp chứng minh xuất xứ hàng hóa.)

Việc nhận diện các cấu trúc câu, dù đầy đủ hoặc rút gọn, góp phần quan trọng trong việc phân tích và nắm được ý nghĩa chuyển tải qua những câu từ của hợp đồng.

- Về động từ khiếm khuyết (Modal verbs)

“Shall” là từ được dùng rất phổ biến với ngôi thứ ba trong ngôn ngữ hợp đồng, với ý chỉ một nghĩa vụ pháp lý phải thực hiện, không phải diễn tả một hành động sẽ xảy đến trong tương lai như thường dùng. (Nguyễn, 2011). Người đọc hợp đồng dễ dàng nhận thấy mức độ thường xuyên xuất hiện của từ này trong hầu hết các điều kiện và điều khoản thỏa thuận của hai bên.

Ngoài ra trong một số trường hợp, các động từ khiếm khuyết khác như “must” và “may” cũng được sử dụng, chẳng hạn như trong điều khoản sau: “Dosage used must be mentioned the Fumigation Certificate.” (Dịch nghĩa: Liều lượng thuốc sử dụng phải được đề cập trong Giấy chứng nhận hun trùng.)

- Về các thì (tenses)

Ngôn ngữ trong HĐMBHHQT không sử dụng quá nhiều thì như trong văn bản tiếng Anh thông thường và giao tiếp hàng ngày. Thì hiện tại đơn (Simple present tense) là thì được sử dụng nhiều nhất, điều này phù hợp với chức năng diễn tả hành động đã được lên kế hoạch dự tính trước trong tương lai của thì này. Bên cạnh đó, thì tương lai đơn (Simple future tense) với trợ động từ “will” cũng có thể được sử dụng.

- Thể bị động (Passive Voice)

Bên cạnh thể chủ động (Active Voice), thể bị động được sử dụng tương đối phổ biến trong các điều khoản của HĐMBHHQT nói riêng và ngôn ngữ pháp lý nói chung. Chẳng hạn như trong ví dụ về thời hạn bất khả kháng (Force Majeure) dưới đây, thể bị động được sử dụng hai lần trong cùng một câu: “If at the end of Force Majeure period, shipment is still prevented by any of the above causes, the Contract shall be void unless a further extension is mutually agreed.” (Dịch nghĩa: Nếu khi kết thúc thời hạn bất khả kháng, hàng hóa vẫn bị cản trở bởi bất kỳ lý do nào đã đề cập ở trên, thì Hợp đồng sẽ mất hiệu lực, trừ trường hợp hai bên đã cùng nhau thỏa thuận gia hạn).

Mặc dù vậy, việc sử dụng thể bị động bộc lộ những hạn chế nhất định, do không đề cập đến chủ thể của hành động. Vì vậy, nếu sơ suất, người soạn thảo hợp đồng có thể khiến cho người đọc nhầm lẫn về đối tượng thực hiện hành động theo thỏa thuận. Hơn thế nữa, việc sử dụng nhiều cấu trúc bị động hơn mức cần thiết trong một câu sẽ khiến câu trở nên lủng củng và không có điểm nhấn so với việc sử dụng kết hợp cùng thể chủ động.

Về nguyên tắc viết hoa

Ngoài nguyên tắc viết hoa như trình bày văn bản thông thường, khi soạn thảo HĐMBHHQT, người soạn thảo cần lưu ý viết hoa chữ cái đầu tiên hoặc toàn bộ từ với các bên theo hợp đồng (chẳng hạn như Buyer, Seller), các tài liệu thuộc hợp đồng (ví dụ Appendix), và các thuật ngữ được định nghĩa cho hợp đồng (ví dụ Appendix, Effective Date, Certificate of Origin, Fumigation Certificate,...). Việc viết hoa này góp phần làm nổi bật các từ ngữ quan trọng, tạo dấu ấn nhận diện cho người đọc và giúp người đọc nắm được nội dung câu dễ dàng hơn.

Những lưu ý về từ vựng

- Từ vựng chuyên ngành Như một lẽ hiển nhiên, hợp đồng chứa đựng các thuật ngữ có liên quan đến sản phẩm, giá cả, giao hàng, thanh toán cùng những thỏa thuận khác của giao dịch. Vì vậy, một trong những yêu cầu đầu tiên đối với người soạn thảo và đọc hợp đồng chính là khả năng lĩnh hội và nắm bắt từ vựng tiếng Anh chuyên ngành của họ.

Dưới đây là một câu trích từ Điều khoản Thanh toán của Hợp đồng xuất khẩu gạo: “Payment shall be in US Dollars by D/P (documents against payment) to be settled within 03 working days after receipt of original documents in Buyers bank.” (Dịch là: “Việc thanh toán được thực hiện bằng đồng Đô la Mỹ bởi phương thức D/P (thanh toán đổi chứng từ) trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi Ngân hàng Người mua nhận được bộ chứng từ gốc.”) Với điều khoản trên, các bên thực hiện hợp đồng phải nhận diện được phương thức thanh toán đã thỏa thuận là một dạng của phương thức Nhờ thu kèm chứng từ (Documentarty collection), đồng thời nắm bắt được các thông tin về phương thức này như chu trình thực hiện, rủi ro, luật điều chỉnh,...

- Từ cổ (Archaic terms)

Điểm nổi bật của ngôn ngữ hợp đồng nằm ở việc sử dụng những từ ngữ, cụm từ có từ lâu đời trong tiếng Anh. Điều này phản ánh sự kế thừa trong ngôn ngữ pháp lý qua nhiều thế hệ, nhằm tạo sự khác biệt so với ngôn ngữ phổ thông, đồng thời làm tăng tính trang trọng cho câu chữ.

Ngoài ra, nhằm mục đích rút gọn ý câu, các từ cổ có cấu trúc gồm HERE / THERE + GIỚI TỪ (như here in after, there by,...) được sử dụng thường xuyên. Để có thể hiểu được nghĩa của những từ này, người đọc hợp đồng cần lưu ý: HERE / THERE có ý chỉ các văn bản được dẫn chiếu hoặc nhắc đến trong câu, và GIỚI TỪ được sử dụng kèm theo mỗi trường hợp. Đơn cử như trường hợp câu sau: “The following definitions shall apply to this Agreement and any Appendices attached hereto.” (Dịch là: “Những quy định dưới đây sẽ áp dụng cho Hợp đồng này và bất cứ Phụ lục nào đính kèm”). Cách dùng “hereto” là một cách thay thế cho cụm “to this Agreement” vì từ “this Agreement” đã được nhắc một lần ở đầu câu.

- Chuỗi các từ đồng nghĩa và gần nghĩa (Strings of Synonymous Words)

Để tránh những cách hiểu khác nhau đối với cùng một nội dung, cũng như thể hiện sự hài hòa và linh động trong ngôn ngữ tiếng Anh, HĐMBHHQT thường có sự xuất hiện của các cụm từ đồng nghĩa và gần nghĩa như: terms and conditions; loss, injury or damage; by and between; final and binding; use, misuse or abuse... Cách sử dụng từ này có thể giúp các bên hiểu đúng thông tin cần diễn đạt trong hợp đồng, tuy nhiên nó dễ làm người đọc bỡ ngỡ và rối rắm với lượng từ ngữ trùng lắp về nghĩa xuất hiện khá nhiều lần từ đầu đến hết hợp đồng.

- Ngoài ra, trong quá trình đọc hoặc soạn thảo hợp đồng, các bên có thể gặp những cụm từ phổ biến như liệt kê trong bảng 1 dưới đây.

Đọc và dịch hợp đồng từ tiếng Anh sang tiếng Việt Để có thể đọc, hiểu, dịch thuật và chuyển tải tương đối đầy đủ nội dung các điều khoản của hợp đồng từ tiếng Anh sang tiếng Việt, cần lưu ý những điều sau:

- Xác định cấu trúc chung của hợp đồng, bố cục của từng điều khoản. - Đọc từng câu và dành nhiều thời gian cho những câu dài với cấu trúc phức tạp.

- Tìm động từ chính (main verb) của câu cần phân tích. Xác định chủ từ của câu, từ đó làm đầu mối để suy ra cấu trúc câu.

- Kiểm tra nghĩa từ vựng, lưu ý trường hợp từ nhiều nghĩa trong ngữ cảnh khác nhau.

- Ráp từng phần từ vựng vào cấu trúc câu và dịch thô nghĩa. Thực hiện nhiều lần cho đến khi câu tương đối hoàn chỉnh.

- Dịch trau chuốt lại câu sao cho phù hợp với văn phong và ngữ pháp tiếng Việt.

Một số tài liệu tham khảo

Để có những nắm bắt và thông tin tốt hơn về ngôn ngữ sử dụng trong HĐMBHHQT, người soạn thảo và người đọc cần tham khảo một số tài liệu đề xuất sau:

-Exporting and the Export Contract (James R.Pinnells – PRODEC 1994): Đây là một trong những quyển sách đầu tiên và tương đối chi tiết về Hợp đồng Xuất nhập khẩu. Sách được chọn làm giáo trình chính cho môn học Tiếng Anh Hợp đồng tại nhiều trường Đại học ở Việt Nam.

-Hợp đồng Xuất nhập khẩu – Tiếp cận từ khía cạnh pháp lý, nghiệp vụ, ngôn ngữ - Tiếng Anh (TS. Nguyễn Xuân Minh – Nhà xuất bản Đại học Quốc gia TpHCM 2011): Ngoài các khía cạnh pháp lý, nghiệp vụ, Giáo trình đề cập đến những lưu ý về ngôn ngữ cũng như quá trình soạn thảo Hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, kèm theo các ví dụ minh họa và phân tích để người đọc nắm rõ.

- International Trade Contract (GS. TS. Nguyễn Trọng Đàn – Nhà xuất bản Lao động 2007): Quyển sách tóm tắt các lý thuyết cơ bản của Ngôn ngữ trong Hợp đồng thương mại quốc tế, kèm theo ví dụ minh họa là các mẫu câu, đoạn văn. Sách còn đính kèm các Hợp đồng mẫu tiếng Anh và bản dịch tiếng Việt tương đương.

- International Legal English – A course for classroom or self - study use (Amy Krois-Linder và Translegal® - Nhà xuất bản đại học Cambridge 2008): Sách gồm 15 bài học với các chủ đề về Luật học và Hợp đồng như Luật công ty, Luật cạnh tranh, Sở hữu trí tuệ, ... nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản và nâng cao về tiếng Anh pháp lý, và giúp luyện tập các kỹ năng Nghe, Nói, Đọc, Viết. Ngoài ra, sách còn được thiết kế để người học có thể ôn tập và dự thi kỳ thi cấp chứng chỉ tiếng Anh pháp lý (International Legal English Certificate – ILEC) do Đại học Cambridge và Translegal® phối hợp tổ chức.

- Ngoài ra, các hợp đồng mẫu của các tổ chức quốc tế như Trung tâm thương mại quốc tế (International Trade Center – ITC), Phòng Thương mại quốc tế (International Chamber of Commerce – ICC), ...cũng có giá trị tham khảo về ngôn ngữ và pháp lý.

HĐMBHHQT chiếm vai trò quan trọng trong quá trình kinh doanh giữa DNVN và đối tác nước ngoài. Hợp đồng được ký kết và thực hiện thành công góp phần thúc đẩy các dịch vụ khác có liên quan cùng phát triển như logistics, marketing, tài chính, ngân hàng,...Nhờ quan tâm đến tiếng Anh trong hợp đồng, DN góp phần làm giảm những rủi ro cho những tranh chấp có thể phát sinh vì những quy định còn sơ sài và thiếu chính xác. Bài viết nêu ra những điểm cần lưu ý về từ vựng và ngữ pháp trong quá trình đọc, soạn thảo hoặc dịch thuật hợp đồng, kèm theo giới thiệu một số tài liệu tham khảo.