Nhà sản xuất máy bay Boeing đã từng đối mặt với những khoản chi tiêu không rõ ràng, nhưng với một chương trình thử nghiệm sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI) đã giúp tập đoàn này mang lại sự minh bạch trong chi tiêu mua sắm của họ.
“Chúng tôi không nắm rõ được các giao dịch mua sắm mà chúng tôi đang thực hiện,” Tiffany Andrews, quản lý cấp cao tại Trung tâm Xuất sắc về Mua sắm Gián tiếp của Boeing, giải thích. “Chúng tôi có các danh mục trong hệ thống của mình, nhưng bất kỳ thứ gì không có trong danh mục được đặt chiến lược thì được coi là SPO hoặc một lần và chúng tôi không quản lý tốt điều đó.”
Andrews đã phát biểu tại hội nghị ISM World ở Las Vegas vào đầu năm nay. Cô ấy đã tham gia vào cuộc thảo luận cùng với Erin McFarlane, phó chủ tịch vận hành tại Fairmarkit. Fairmarkit là một nền tảng tìm nguồn cung ứng tự trị toàn cầu.
"Chúng tôi đã chọn Fairmarkit [vì nó] liên quan đến trí tuệ nhân tạo (AI) tạo sinh mà họ có trong hệ thống của mình," Andrews nói. "Nó sẽ kéo tất cả các xu hướng từ hệ thống làm việc cũ và hệ thống hiện tại của chúng tôi và [thực hiện] đánh giá tất cả dữ liệu của chúng tôi, xu hướng chi tiêu của chúng tôi. Cách chúng tôi thích chi tiêu tiền và nhà cung cấp nào mà chúng tôi sử dụng."
Andrews so sánh nền tảng này với một người chạy bộ có thương hiệu quần áo yêu thích. Họ tiếp tục mua thương hiệu đó nhưng hệ thống sẽ cho họ biết họ đang chi bao nhiêu cho thương hiệu đó và chi phí sẽ là bao nhiêu nếu chọn một thương hiệu khác.
"Nó là một biện pháp phòng thủ tuyệt vời khi có cuộc trò chuyện chiến lược về những gì bạn đang mua với lãnh đạo của bạn vì nó thu thập tất cả dữ liệu đó cho bạn," cô nói.
'Tự động hóa những công việc nhàm chán'
Trong một cuộc trò chuyện với Supply Chain Management Review sau buổi thuyết trình, McFarlane lưu ý cách công nghệ AI tạo sinh đang cho phép các công ty "tự động hóa những công việc nhàm chán."
"Có rất nhiều công việc trong mua sắm và chuỗi cung ứng là lặp đi lặp lại, bạn chỉ cần chuyển thứ gì đó từ cột A sang cột B — bạn đang sao chép thứ gì đó từ một nơi sang nơi khác," McFarlane nói. "Nó không yêu cầu nhiều suy nghĩ của con người. Bạn chỉ cần tuân theo quy tắc và quy tắc rất rõ ràng. Bạn có thể để hầu như bất kỳ ai làm điều đó. Đó là những việc bạn tự động hóa. Và dù đó là tự động hóa ở phía nhà cung cấp, phía người mua hay phía yêu cầu, không quan trọng vì không ai muốn làm điều đó. Nó không thú vị. Nếu bạn tự động hóa những công việc nhàm chán, thì bạn có thể đưa những người đó làm những công việc thú vị hơn."
McFarlane nói rằng nhiều công ty có người mua mới hoặc hoạt động mua sắm đi tìm ba báo giá như một phần của sáng kiến tìm nguồn cung ứng chiến thuật. Nhưng họ vẫn mới mẻ trong việc tìm nguồn cung ứng, vì vậy họ cần hỗ trợ quyết định.
"Có rất nhiều công việc trong mua sắm và chuỗi cung ứng là lặp đi lặp lại, bạn chỉ cần chuyển thứ gì đó từ cột A sang cột B — bạn đang sao chép thứ gì đó từ một nơi sang nơi khác. Nó không yêu cầu nhiều suy nghĩ của con người. Bạn chỉ cần tuân theo quy tắc và quy tắc rất rõ ràng. Bạn có thể để hầu như bất kỳ ai làm điều đó. Đó là những việc bạn tự động hóa.
"Họ cần nhiều hỗ trợ từ AI, họ cần nhiều khuyến nghị hơn, họ cần một chút hướng dẫn," McFarlane nói. "Đó là nơi AI có thể cung cấp hỗ trợ quyết định và giúp họ xây dựng RFP. Nó có thể giúp họ thực hiện phân tích kịch bản và xem xét các phản hồi khác nhau. Có một sự chuyển đổi thực sự đẹp giữa hai điều nếu bạn tự động hóa những công việc nhàm chán. Bạn có thể đưa những người đó làm những công việc thú vị hơn."
McFarlane nói quy trình này cũng hoạt động ở phía báo giá. Cô ấy nói thêm rằng việc tự động hóa các quy trình này cũng giúp giữ chân nhân viên.
"Tôi nghĩ kỳ vọng, đặc biệt là của những người lao động trẻ trong mua sắm và chuỗi cung ứng, là họ muốn làm công việc có ý nghĩa, thú vị nhanh chóng hơn," cô ấy nói. "Có thể ông nội tôi hoàn toàn ổn khi làm thợ hàn ở nhà máy cả đời. Chúng tôi thấy kỳ vọng khác nhau. Và vì vậy tham gia vào một dự án như thế này là một sự thăng tiến tốt trong sự nghiệp."
Chi tiêu toàn cầu của Boeing
Andrews lưu ý rằng Boeing đã có thể triển khai nền tảng Fairmarkit trên toàn cầu, giúp họ có cái nhìn sâu sắc và kiểm soát chi tiêu của mình ở các khu vực xa xôi.
"Ở phía quốc tế, sau khi xem xét quy trình từ đầu đến cuối của họ, chúng tôi nhận ra rằng không có hệ thống nhất quán nào đẩy chúng qua và họ đang thực hiện rất nhiều RFQ ngoại tuyến, tìm nguồn cung ứng ngoại tuyến," cô nói. "Chúng tôi thậm chí không thể theo dõi cơ sở cung ứng của họ theo từng hàng hóa vì có quá nhiều sự ngắt kết nối qua email và các phương pháp khác.
"Họ nghi ngờ lúc đầu vì tôi có nghĩa là, chúng tôi có chi tiêu gián tiếp ở Nam Phi và họ nói, làm thế nào bạn sẽ biết cơ sở cung ứng của chúng tôi?" Andrews nói thêm.
Thực tế, cô ấy nói, là nền tảng này đang hoạt động. Boeing đã triển khai nó ở Ấn Độ và thấy sự chấp nhận và thành công nhiều hơn ở đó, với kế hoạch triển khai nó trên toàn cầu. "Bằng cách đó, chúng tôi có thể có cái nhìn đầy đủ về những gì chúng tôi đang chi tiêu trên toàn cầu," Andrews nói.
Đạt được mục tiêu đa dạng
McFarlane cũng lưu ý rằng tự động hóa các quy trình như chi tiêu và báo giá có thể giúp các công ty đạt được yêu cầu về nhà cung cấp đa dạng.
"Công nghệ của chúng tôi và các công nghệ khác có thể tự động hóa điều đó và chúng tôi có thể cho bạn thấy rằng một nhà cung cấp đa dạng đã được mời tham gia vào tất cả các sự kiện này," cô nói. "Nếu bền vững là điều quan trọng, chúng tôi có thể đảm bảo rằng các nhà cung cấp được chứng nhận xanh của bạn thực sự được mời hoặc rằng chúng tôi đang đặt các câu hỏi về carbon nhất định và chúng đang được bao gồm trong đánh giá. Khi bạn đưa ra tuyên bố rằng đây là chính sách, điều đó khó thực thi. Trong khi nếu bạn có công nghệ giúp bạn với điều đó, thì dễ dàng hơn nhiều."
McFarlane chỉ ra một thống kê thú vị khác mà Fairmarkit đã tìm thấy khi triển khai nền tảng của mình. Khoảng 97% giải thưởng thuộc về các nhà cung cấp đã là một phần của hệ sinh thái của khách hàng. Nhưng, tự động hóa quy trình không nhất thiết phải kích hoạt sự cạnh tranh nơi giá thấp hơn luôn thắng.
"Một mức độ hoảng sợ của nhà cung cấp là hoàn toàn mong đợi," cô nói. "Chúng tôi sẽ ngạc nhiên nếu không có. Và có hai cách tiếp cận nó. Las Vegas Water là một thực thể chính phủ. Vì vậy, họ thực sự nói với các nhà cung cấp của mình, hoặc bạn báo giá thông qua đây hoặc bạn không nhận được tiền của tôi. Họ có thể đặt ra quy tắc đó. Nhiều công ty không ở trong tình huống đó. Vì vậy, những gì chúng tôi cho họ thấy là Fairmarkit tốt cho tất cả mọi người. Nếu bạn là một nhà cung cấp tuyệt vời của Boeing, bạn cũng có thể giành được hợp đồng từ Sunoco. Bạn càng tham gia với một nhà cung cấp, bạn càng có khả năng được giới thiệu cho khách hàng khác."
Điều đó có nghĩa là nhiều cơ hội hơn cho các nhà cung cấp nhỏ hơn, cải thiện cuộc sống của họ, đồng thời đạt được mục tiêu đa dạng của các tổ chức lớn hơn.
"Họ nhận ra rằng, oh, không chỉ điều này không tệ, tôi thực sự giành được nhiều hợp đồng hơn theo cách này vì có rất nhiều hợp đồng mà tôi có thể báo giá," McFarlane nói về những doanh nghiệp này.
Boeing đã đối mặt với những khoản chi tiêu không rõ ràng, nhưng một chương trình thử nghiệm sử dụng nền tảng trí tuệ nhân tạo của Fairmarkit đã giúp mang lại sự minh bạch trong chi tiêu mua sắm của họ.
